Содержание

I. Общие требования / КонсультантПлюс

1.1. Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее — налогоплательщики), ведут Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее — Книга учета доходов и расходов), в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

1.2. Налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога.

1.3. Ведение Книги учета доходов и расходов осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или языках народов Российской Федерации, должны иметь построчный перевод на русский язык.

1.4. Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый очередной налоговый период открывается новая Книга учета доходов и расходов.

1.5. Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при наличии печати). На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при наличии печати).

(в ред. Приказа Минфина России от 07.12.2016 N 227н)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.6. Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обоснованно и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при наличии печати).

(в ред. Приказа Минфина России от 07.12.2016 N 227н)

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Половина россиян ведут семейный бюджет — НАФИ

Ведение семейного бюджета, ежемесячный учет доходов и расходов домохозяйства – основа финансовой грамотности.

Среди россиян половина в той или иной степени ведут семейный бюджет. Обычно бюджет ведут «в уме», реже фиксируют суммы на электронных устройствах или на бумаге. Бюджет чаще ведут женщины, люди среднего возраста, работающее население и люди со средним или высоким достатком. Об этом свидетельствуют результаты исследования Аналитического центра НАФИ*.

В подходе к ведению бюджета россияне разделились поровну: 51% в той или иной степени ведут учет доходов и расходов, 49% признаются, что не ведут. При этом треть россиян (32%) ведут бюджет «в уме»: они исходят из примерных сумм ежедневных трат, информации, предоставляемой им приложениями цифрового банкинга и т.п. 12% россиян ведут бюджет вручную, записывая расходы и доходы в тетрадь. 7% ведут бюджет другими способами, в том числе в электронном виде, фиксируя расходы и доходы в файле или используя специальное программное обеспечение.

Мужчины ведут бюджет реже женщин (50% против 54%). Среди возрастных групп учет доходов и расходов реже ведут молодежь 18-24 лет и люди старше 60 лет (49% и 48% соответственно). Доля тех, кто ведет бюджет, ниже среди сельских жителей (48%) и одиноких неработающих пенсионеров (44%).

По мере роста доходов и усложнения хозяйства потребность в ведении бюджета возрастает. Чем лучше материальное положение человека, тем он более склонен вести учет расходов и доходов. Так, среди людей с низким доходом бюджет ведут 40%, с высоким доходом – 63%.

Похожая ситуация – с размером домохозяйства. Те, кто живут одни, реже ведут бюджет (48%), и чем больше размер семьи, тем учет доходов и расходов ведут чаще (в семьях из 2 человек – в 52% случаев, из 3 – в 53%, из 4 – в 55%). Исключение – крупные семьи из 5 и более человек: в них бюджет ведут реже.

Гузелия Имаева, генеральный директор Аналитического центра НАФИ:

«В периоды кризисов люди склонны внимательнее подходить к контролю своих доходов и особенно расходов. Сегодня мы видим, что половина россиян так или иначе планируют свой бюджет, при этом большая часть ведут учет “в уме”, никак не фиксируя траты. Они пользуются современными банковскими приложениями, где наглядно демонстрируются суммы расходов и доходов, траты распределяются на категории. Однако нельзя сказать, что те, кто ведет учет доходов только таким способом, эффективно управляют своими деньгами.

Человек более склонен вести бюджет, если у него есть крупные финансовые цели – покупка квартиры, автомобиля. Ведение бюджета – это волевое решение, свидетельствующее о высоком уровне финансовых навыков человека и высоком уровне его финансовой грамотности в целом».

«Скажите, пожалуйста, Ваша семья ведет бюджет, т.е. учитывает и планирует доходы, расходы, сбережения?», в % от всех опрошенных 

  %
Не ведем бюджет 49
Ведем бюджет* 51
Специально не записываем, ведем учет «в уме» (исходя из суммы ежедневных трат, информации из приложений цифрового банкинга и т.п.) 32
Записываем все расходы и доходы в специальную тетрадь 12
Используем специальное программное обеспечение (мобильное приложение, интернет-сайт и т.п.)  3
Заносим в специальный файл в электронном виде (например, в Excel, Word)  3
Другое  1


*Ниже указаны способы, которые используют для ведения бюджета


 

 

Учет расходов при УСН (упрощенке) — Контур.Бухгалтерия

Учет расходов для организаций на УСН должен соответствовать определенному порядку. Особенно это актуально для компаний с объектом налогообложения «доходы минус расходы», чтобы иметь право уменьшать базу налогообложения. Важно иметь ясное представление о том, как должен вестись учет расходов на упрощенке, какие расходы заносятся в КУДРиР, понимать состав, условия и момент признания расходов.

Закрытый перечень расходов для уменьшения налога 

Не все расходы организации на УСН уменьшают налог к уплате. Законодательство устанавливает четкий список затрат, которые подпадают под понятие расходов на упрощенке. Этот перечень приведен в ст. 346.17 НК РФ, и он достаточно широк, чтобы организации могли совершать траты при ведении бизнеса и уменьшать налоговую базу. Вот основные виды издержек для УСН:

  • Выплата зарплаты, командировочных, взносы на социальное и пенсионное страхование.
  • Покупка товаров или оплата работ, которые используются в предпринимательской деятельности.
  • Налоги и сборы.
  • Аренда, коммунальные платежи, связь, без которых невозможно ведение бизнеса.
  • Реклама, информационные услуги.
  • Покупка основных средств деятельности и нематериальных активов.
  • Хозяйственные нужды организации, обслуживание ККТ.
  • Транспортные расходы, ГСМ, содержание транспорта организации, его ремонт.
  • Обязательное страхование имущества, услуги нотариуса, лицензирование.

Иногда в расходы попадают необоснованные траты: добровольное страхование, маркетинговые исследования. Чтобы избежать ошибок в определении расходов, лучше обращаться к письмам Минфина. И если расход нельзя однозначно классифицировать в соответствии со списком из статьи НК, лучше не учитывать его при расчете налога. 

Условия признания расхода 

Чтобы избежать ошибок при учете расходов, важно учитывать ряд условий помимо перечня из статьи НК РФ:

  • Расход необходимо экономически обосновать, он должен быть нацелен на получение дохода — важно уметь объяснить, как помогают вашему делу те или иные затраты.
  • Вы должны полностью расплатиться с поставщиком.
  • Товар или услуга, по поводу которых совершен расход, получены вами, и есть документы — счета, акты, накладные, — которые подтверждают расход и получение товара или услуги.
  • Если мы списываем расходы за покупку товаров для перепродажи, эти товары должны быть уже перепроданы.
  • Если мы списываем расходы за покупку товаров для производства, товары должны быть уже запущены в производство.

Момент признания расхода 

Не менее важно понимать, в какой момент денежные траты становятся расходами с точки зрения установленных норм. Давайте уточним: когда организация закупает товары или работы для своей деятельности, происходят следующие процессы:

  • Оплата поставщику.
  • Получение от поставщика товаров, материалов или работ/услуг.
  • Отгрузка товаров конечному покупателю или передача материалов в производство.

Чтобы признать расход и занести его в КУДИР, необходимо завершить все эти процессы. То есть дата последнего из этих событий становится днем признания расхода.

Оплата труда сотрудников — еще одна категория трат для организации. Расход по этой статье принимается к учету в день, когда сотрудник получил на руки или на банковскую карту свою зарплату. То же самое касается перечисления налогов, сборов и взносов, а также оплаты услуг подрядчиков.

Покупка основных средств

Учет расходов при покупке основных средств совершается в конце налогового периода и только при соблюдении ряда условий. Основное средство должно быть принято к учету, им необходимо начать пользоваться для получения дохода. Если средство требует госрегистрации — она должна состояться. Стоимость внеоборотного актива списывается равными долями до конца календарного года в последний день каждого квартала. Если средство куплено в рассрочку по договору, введено в эксплуатацию и при необходимости зарегистрировано, то учет расходов можно осуществлять по фактической оплате частей задолженности.

Бухгалтерские расходы

В Книгу учета организация на упрощенке записывает только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Но в бухучете фирма фиксирует все хозяйственные операции, чтобы точно отражать данные о текущем финансовом состоянии. В бухучете расходы разделяются на две категории: 

  • Расходы по обычным видам деятельности.
  • Прочие расходы.

К первому разделу относятся траты, связанные с основными видами деятельности организации. Для учета таких расходов предусмотрено несколько счетов в зависимости от направленности расхода — по Инструкции к Плану счетов. Например, для затрат на производство существует счет 20 «Основное производство», для продажи продукции — счет 44 «Расходы на продажу».

Издержки, которые нельзя классифицировать по обычным видам деятельности, относятся к прочим расходам. Например, это расходы по продаже основных средств, проценты по кредитам и займам, санкции за нарушение договоров. 

Контур.Бухгалтерия поможет вам правильно классифицировать траты и подскажет, когда и какую сумму можно учесть в расходах. Предлагаем посмотреть наш бесплатный вебинар по учету расходов на упрощенке. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность с помощью Контур.Бухгалтерии.

Попробовать бесплатно

Вам будут интересны статьи по теме «УСН»

Учет расходов при УСН. Особенности признания в налоговой базе

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Создание и ведение модуля «Путешествия и расходы»

Настройка параметров для Командировки и расходы.

Параметры модуля «Командировки и расходы»

С помощью этой формы можно задавать значения по умолчанию для раздела Командировки и расходы.

 

 

 

Создание правил политики.

Расход

Создание правил политики и откликов о нарушениях для отчетов о расходах.

Стоимость проезда

Создание правил политики и откликов о нарушениях для заявок на командировку.

 

 

 

Создание категорий расходов.

Категории расходов

Используйте эту форму для создания категорий расходов, которые работники могут выбрать, когда они вводят расходы для отчетов о расходах.

 

 

 

Настройка статей расходов.

Цели расходов

Используйте эту форму для создания целей расходов, которые работники могут выбрать, когда они вводят расходы или отчеты о расходах.

Цели расходов являются необязательными. Если не создать цели расходов, работники могут ввести любую цель расходов, когда они вводят расходы.

 

 

 

Настройка записей для расходов работника.

Рабочий

Используйте эту форму, чтобы назначать корпоративные кредитные карты для работников, просматривать или обновлять расстояние, оплачиваемое работнику на корпоративном или личном автомобиле, и определения ставки суточных для сотрудников. Также в этой форме можно выполнять сопоставление работника со счетом поставщика, чтобы возмещать работнику его собственные расходы.

 

 

 

Настройка способов оплаты.

Способы оплаты

Настройка способов оплаты для проводок расходов.

 

 

 

Настройка конфигураций налогов.

Конфигурации налогов

Используйте эту форму для настройки сведений о налогах для конкретных стран/регионов. Работники могут выбрать эти сведения при вводе расходов для отчетов о расходах.

 

 

 

Настройка пунктов назначения командировок.

Пункты назначения командировок

Используйте эту форму для настройки пунктов назначения командировок, которые работники могут выбрать, когда они вводят расходы для отчетов о расходах.

Местоположение командировки являются необязательными. Если не настроить местоположения командировки, работники могут ввести любое место поездки, когда они вводят расходы.

 

 

 

Настройка оптовиков.

Оптовые торговцы

Используйте эту форму для настройки оптовиков, которые работники могут выбрать, когда они вводят расходы для отчетов о расходах.

Оптовики являются необязательными. Если не настроить оптовиков, работники могут ввести любой оптовый торговец когда они вводят ожидаемые расходы.

 

 

 

Настройка отображаемых полей.

Отображать поля

Используйте эту форму, чтобы выбрать поля, которые отображаются в отчет о расходах. Можно также указать, что поля доступны только для чтения.

 

 

 

Настройка представителей для отчетов о расходах.

Представители

Используйте эту форму для настройки представителей, которые могут создавать или отправлять отчеты о расходах от имени другого работника.

 

 

 

Настройка кодов причин для спорных вопросов о кредитных картах

Коды оснований спорных вопросов

Эта форма используется для создания кодов причин, которые работники могут вводить при создании спорных вопросов по кредитной карте для отчетов о расходах.

 

 

 

Создание правил для суточных.

Расположение суточных

Используйте эту форму для настройки местоположений, которые работники могут выбирать при получении суточных.

Уровни норм суточных

Используйте эту форму для настройки различных ставок суточных, на основе времени.

Суточные

Настройка норм суточных для сотрудников.

 

 

 

Настройка денежных авансов.

Счета денежного аванса

Используйте эту форму для создания счетов, которые используются только для денежных авансов.

 

 

 

Настройка периодического автоматического импорта проводок по кредитным картам.

Импорт кредитных карт из папки

Используйте эту форму для настройки папки для сохранения импортированных проводок по кредитной карте. Можно также использовать форму, чтобы определить частоту импорта проводок по кредитным картам, а также определить уведомления, которые будут отправляться, когда проводки по кредитным картам импортированы.

Импортировать определенный файл кредитной карты

Выполнение импорта проводок кредитной карты вручную.

 

 

 

Настройка workflow-процессов утверждения для управления расходами.

Workflow-процессы модуля «Командировки и расходы»

Данная форма используется для workflow-процессов утверждения для Командировки и расходы.

 

 

 

Настройка групп статистики.

Группы статистики

Эта форма служит для настройки групп категорий расходов для отчетов Командировки и расходы.

Семейный бюджет в Telegram / Хабр

Статья посвящена обзору коммерческого продукта — Telegram-бота @budgetmoneybot для ведения семейного бюджета.

Прежде чем начать обзор, я бы хотел написать несколько строк о том, как мы с супругой пришли к ведению бюджета в Telegram.

Надо сказать, что необходимость ведения бюджета мы начали осознавать с первых дней после свадьбы. Сначала мы записывали наши доходы и расходы в простую ods-таблицу.

Но ведение такой таблицы уже через несколько месяцев показалось нам утомительным. Очень хотелось иметь более мобильный инструмент, позволяющий сохранять данные и выводить отчеты.
Тем не менее 5 лет мы усердно заполняли таблицу, в той или иной степени регулируя свои расходы. Потом был год перерыва, в течение которого мы еще раз убедились, что вести бюджет нужно.

В начале 2019 года мы снова решили вести бюджет, но возвращаться к заполнению ods-таблицы мы не хотели. Мы попробовали некоторые мобильные сервисы и пришли к выводу, что нам они не подходят.

Тогда я подумал, что для ведения бюджета было бы удобно использовать Telegram-бота, который принимал бы сообщения с числами или с математическими выражениями и распределял бы суммы по заранее настроенным категориям. Кроме того, хотелось иметь возможность направлять такому боту фотографии QR-кодов на чеках, чтобы бот сам распределял позиции в чеках по категориям. А для ведения семейного бюджета хорошо было бы создать отдельную группу в Telegram и добавить в неё бота.

Несколько месяцев мне потребовалось на реализацию и тестирование такого бота. Но, как говорится, «дорогу осилит идущий» — в августе 2019 года бот был реализован.

Telegram-бот @budgetmoneybot предоставляет пользователям возможность вести как личный, так и семейный бюджет.
Для ведения семейного бюджета необходимо создать группу в Telegram и добавить в неё бота.

Напишем, что-нибудь в группу. Бот предложит настроить категории доходов и расходов.

Нажимаем кнопку «Доходы» и вводим названия источников доходов и плановые суммы по предлагаемому формату. Далее вводим названия категорий расходов с плановыми суммами.
Я рекомендую использовать emoji для визуализации категорий. Удобно при просмотре отчетов.

Категории доходов и расходов настроены! Теперь попробуем, добавить сведения о расходах.

Выбираем, категорию «Продукты».
Сообщение редактируется — выводится отчет о добавлении суммы.

Бот позволяет уточнить дату. Это полезно, если, к примеру, Вы вносите суммы за предыдущий месяц. Также можно отменить добавление суммы.

Теперь добавим информацию о доходах.
Вводим сумму, выбираем последнюю кнопку «К доходам».

Затем выбираем категорию.
Аналогично, сообщение редактируется — выводится отчет о добавлении суммы.

Попробуем посмотреть отчет.
Вводим команду /report.

Кнопки под отчетом позволяют быстро переключаться между отчетными месяцами.
Попробуем направить боту фотографию QR-кода на чеке.

Бот начнет распределять товары по категориям. Если Вы впервые покупаете фасоль в магазине (точнее «Фасоль фас 800гр :6»), бот Вас спросит, к какой категории добавить позицию в чеке.
В нашем случае — это «Продукты». В следующий раз фасоль будет автоматически попадать в категорию «Продукты».
После распределения всех товаров по категориям, бот выдаст отчет.

BudgetMoneyBot имеет широкий спектр настроек. Можно добавлять, удалять, сортировать и переименовывать категории, менять плановые суммы, отвязывать товары от категорий, выводить отчеты за произвольный период.
В дальнейшем планирую функционал расширять.

За пользование ботом установлена плата — 23 рубля в месяц. При этом при подключении начисляются вступительные 23 рубля. Если на счету «0», ботом можно будет пользоваться (вбивать суммы, направлять чеки), однако отчеты будут недоступны. В минус баланс не уходит.
Действует реферальная программа лояльности: за каждого пользователя, зарегистрированного по специальной ссылке (см. команду /referal), начисляются 23 рубля.

Техническая информация

Бот разработан на языке Golang. База данных реализована на MongoDB. Из сторонних библиотек используются

tgbotapi

и

mgo

. Для декодирования QR-кода используется

zbarimg

.

Сбор информации с чеков сначала был завязан непосредственно на сайты операторов фискальных данных. Но отсутствие API вынуждало писать веб-скраперы, при этом в некоторых случаях приходилось высылать пользователям captcha-картинки. Из чека понять, к какому оператору фискальных данных нужно обращаться, невозможно. Делать итерацию по всем операторам (по состоянию на 22.03.2019 их было 21) трудоемко. Поэтому было принято решение обращаться напрямую к API ФНС.

На Хабре пользователи писали, что в API ФНС существуют ограничения. С ограничениями столкнуться мне не удалось. Тем не менее, допускаю, что придется реализовывать авторизацию пользователей в системе проверок чеков ФНС (просить пользователя поделиться номером телефона, направлять запрос на авторизацию пользователя в ФНС, просить пользователя поделиться паролем из sms).

Обновление 19.08.2019
С ограничениями API ФНС всё же мы столкнулись. Доработал бота. Теперь пользователям предлагается пройти авторизацию в системе проверки чеков ФНС. После успешной авторизации пользователь сможет получать от ФНС информацию с чеков в пределах лимитов, отведенных ему лично.

Для чего нужно вести учет доходов и расходов и как правильно это делать?

Просмотры: 9 496

Комментариев: 2

Возникала ли у вас ситуация, когда финансовые запасы закончились, а до следующей зарплаты ждать еще долго? К сожалению, так происходит со многими людьми, которые невнимательно относятся к ведению учета доходов и расходов. Как известно, деньги любят счет и для того, чтобы вам их всегда и на все хватало, нужно научиться правильно обращаться с финансами.

Представьте, что вам повысили зарплату ровно в три раза, но если вы и раньше не могли грамотно распорядиться небольшой суммой, то и в данном случае ситуация не особо изменится в лучшую сторону – просто вы сможете себе больше позволить, но недостаток в средствах от этого никуда не исчезнет. Именно поэтому особенно важно научиться правильно обращаться с деньгами, а именно – вести учет всех своих доходов и расходов.

к оглавлению ↑

Почему нужно вести учет финансов и что это даст лично вам?

  • к концу месяца вы будете точно знать, куда «ушли» деньги;
  • перестанете удивляться тому, почему осталась именно такая сумма – все расходы будут зафиксированы;
  • определите свои финансовые «дыры» и сможете от них избавиться;
  • у вас будет хорошая возможность проанализировать рациональность расходов и необходимость совершаемых покупок;
  • учет доходов и расходов позволит вам совершать лишь действительно необходимые траты и экономить значительную часть получаемых средств.

к оглавлению ↑

Что представляет собой ведение учета доходов и расходов?

На самом деле вести учет ваших финансов не так уж и сложно. Главное делать это регулярно и не лениться фиксировать каждую трату или доход. К примеру, вы получили в этом месяце 500 долларов – запишите эту сумму в тетрадь. Вот, вам необходимо сходить в магазин за покупками – обязательно сохраните после этого чек и перепишите, что именно вы купили и сколько это стоит. Даже если вы, гуляя по улице, просто захотели пить и купили бутылочку воды, то вернувшись домой, обязательно запишите и это. Очень важно выработать в себе привычку следить за всеми доходами и фиксировать каждую трату.


к оглавлению ↑

Как правильно вести учет доходов и расходов?

к оглавлению ↑

Записи в тетради

Самым простым способом ведения учета ваших финансов является обычная тетрадь в клеточку. Разделите ее листы на две половины линией, а вверху страницы проставьте даты. Каждый день вам необходимо будет записывать в одной графе доходы, а в другой все ваши расходы – на что именно потратили деньги и сколько это стоит. В конце каждой недели необходимо подводить итоги. Возьмите калькулятор и подсчитайте, сколько именно средств вы потратили. При этом уделите особое внимание тем тратам, без которых можно было спокойно обойтись, и старайтесь в будущем уже не совершать их.


к оглавлению ↑

Программы для смартфона

Сегодня практически каждый человек обладает современным смартфоном, который также удобно использовать и для учета ваших финансов. В основном такие приложения предназначены для самых популярных операционных систем – IOS, Android и Windows Phone. Вам следует подключиться к интернету и зайти в известные магазины для скачивания программ. Например, App Store или Google Play, затем перейти в раздел «финансы». На ваше усмотрение будет предоставлено множество как платных, так и бесплатных программ. Пробуйте пользоваться разными приложениями и выберите то, что вам больше подходит:


к оглавлению ↑

Приложения для компьютера

Самым простым способом ведения учета доходов и расходов на вашем компьютере является использование таблиц в Excel. Научиться пользоваться ими достаточно просто – в интернете вы найдете множество подробных видеоуроков. Можете создать таблицу, которая аналогична той, что была описана выше для бумажной тетради. Но можно сделать и уже более подробный перечень ваших трат, например, в «шапке» таблицы создать разделы «жилье», «еда», «транспорт», «развлечения», «бытовая химия» и прочее. А ниже уже записывать траты для каждого дня. Ведение таблицы Excel является одним из наиболее простых и удобных способов учета всех ваших доходов и расходов.

Также аналогично приложениям на смартфон для компьютера тоже существует множество программ, которые отличаются большим удобством использования и расширенным функционалом.

Вот некоторые из них:

А также такие приложения, как AceMoney, CashFly, Cash, Личная бухгалтерия, Кредит, Семейный бюджет и Sanuel Family.

Как видите, ведение учета доходов и расходов является не такой уж и сложной задачей. Главное – это завести себе полезную привычку фиксировать все ваши траты. Можете быть уверены, что благодаря таким несложным действиям ваше финансовое положение ощутимо изменится в лучшую сторону. Успехов!

Автор: Алексей Пивень


6 июня 16:30

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что такое цели в жизни и для чего они нужны? Ведь многие живут без всяких конкретных устремлений и ничуть не переживают об этом. Однако если вы не хотите чувствовать себя бумажным корабликом, что стихийно бросает со стороны в сторону по воле волн, то необходимо установить четкие ориентиры, к которым вы желаете прийти. Другими словами, без целей жизнь человека теряет какой-либо интерес, стремление и стимулы к развитию. Причем все это так же верно и для…

6 июня 15:47

Наверняка вы уже не один раз замечали, как часто в магазинах и супермаркетах проводятся заманчивые скидки, акции и, скорее всего, уже пользовались этими предложениями….

14 апреля 10:36

У многих людей понятие про финансовые активы и пассивы часто связано с какими-либо сложными бухгалтерскими учетами, балансом, сальдо и прочими малопонятными…

5 апреля 16:25

Многие люди задаются вопросом о том, как вести ежедневник правильно. И это неудивительно, ведь если постоянно держать в своей голове массу разнообразной информации и…

4 апреля 21:00

Если вы решите хранить все свои сбережения в какой-либо копилке или еще лучше в стеклянной банке, как делали это раньше, то в совершенстве научитесь тому, как можно…

30 марта 20:11

Если у вас возникает вопрос о том, где хранить деньги — это означает, что вы именно тот человек, который научился зарабатывать средства и разумно ими распоряжаться. То…

Поделитесь этой статьей в соцсетях:

Нажимая на кнопку «Оставить комментарий», вы принимаете пользовательское соглашение и подтверждаете, что ознакомлены и согласны с политикой конфиденциальности данного сайта.

Управление стоимостью проекта: шаги, основы и преимущества

Организации стремятся к тому, чтобы их проекты были успешными и соответствовали ожиданиям клиентов, а также своим внутренним целям. Но какова реальность на местах? В отчете PMI 14% опрошенных ИТ-проектов были признаны неудачными. Только 57% проектов были завершены в рамках своих первоначальных бюджетов, а остальные превысили план, который они для себя поставили.

Это, конечно, не очень хорошая новость для предприятий, поскольку перерасход средств не только влияет на их рентабельность, но и препятствует выполнению будущих проектов.Понимание того, что такое управление затратами проекта и как добиться в нем эффективности, может быть полезным для организаций, если они не сбиваются с курса.

В этой статье мы рассмотрим, что такое управление стоимостью проекта, его преимущества и этапы его реализации.

Что такое управление стоимостью проекта?

Управление стоимостью проекта — это процесс оценки, составления бюджета и контроля затрат на протяжении всего жизненного цикла проекта с целью удержания расходов в рамках утвержденного бюджета.

Чтобы проект назывался успешным, необходимо, чтобы

  • соответствует требованиям и области применения
  • качество исполнения на высоком уровне
  • завершено в соответствии с графиком и
  • завершено в рамках бюджета.

Следовательно, управление стоимостью проекта является одним из ключевых столпов управления проектами и актуально независимо от области, будь то производство, розничная торговля, технологии, строительство и так далее. Это помогает создать финансовую базу, по которой менеджеры проектов могут сравнивать текущее состояние своих проектных затрат и при необходимости корректировать направление.

Почему важно управление стоимостью проекта?

Легко понять важность управления затратами. Рассмотрим простой пример из реальной жизни. Если вы решили построить дом, первое, что нужно сделать, — это установить бюджет. Когда вы понимаете, сколько потратить на проект, следующим шагом будет разделение бюджета верхнего уровня на расходы на подзадачи и более мелкие позиции.

Бюджет будет определять важные моменты принятия решения, такие как: какого дизайнера нанять — высококлассного дизайнера, который будет строить и реализовывать проект от начала до конца, или кого-то, кто может помочь с несколькими элементами и сможет работать на меньший бюджет? Сколько этажей должно быть в доме? Какое качество материалов следует использовать?

Без заранее определенного бюджета не только трудно ответить на эти вопросы, но и становится невозможным оценить, продвигаетесь ли вы в правильном направлении после реализации проекта.В крупных организациях масштабы этой проблемы еще больше увеличиваются из-за одновременного выполнения нескольких проектов, изменения исходных предположений и добавления непредвиденных затрат. Здесь может помочь управление затратами.

Внедряя эффективные методы управления затратами, руководители проектов могут:

  • Определите четкие ожидания с заинтересованными сторонами
  • Сползание объема контроля из-за прозрачности, установленной с заказчиком
  • Отслеживайте прогресс и быстро реагируйте на корректирующие действия
  • Поддерживать ожидаемую маржу, увеличивать рентабельность инвестиций и избегать потери денег на проекте
  • Генерировать данные для сравнения будущих проектов и отслеживать долгосрочные тенденции затрат

Узнайте, как EcoSys может помочь вам в управлении общими затратами


Посетите веб-страницу по контролю затрат Веб-семинар по запросу с AACE

Четыре шага в управлении стоимостью проекта

Хотя управление затратами рассматривается как непрерывный процесс, оно помогает разделить функцию на четыре этапа: планирование ресурсов, оценка, бюджетирование и контроль.В основном они являются последовательными, но возможно, что некоторые изменения ресурсов произойдут в середине проекта, что вынудит скорректировать бюджеты. Или отклонения, наблюдаемые в процессе контроля, могут потребовать пересмотра оценки.

Давайте подробно рассмотрим каждый из этих четырех шагов.

1. Планирование ресурсов проекта

Планирование ресурсов — это процесс определения ресурсов, необходимых для выполнения проекта и доведения его до завершения. Примерами ресурсов являются люди (например, сотрудники и подрядчики) и оборудование (например, инфраструктура, большие строительные машины и другое специализированное оборудование в ограниченном количестве).

Планирование ресурсов выполняется в начале проекта, до начала фактических работ.

Для начала руководителям проектов необходимо подготовить декомпозиционную структуру работ (WBS). Им необходимо просмотреть каждую подзадачу в WBS и спросить, сколько людей, с какими навыками необходимо для выполнения этой задачи, и какое оборудование или материалы необходимы для выполнения этой задачи?

Принятие этого подхода на уровне задач позволяет менеджерам проектов составлять точный и полный перечень всех ресурсов, который затем используется в качестве исходных данных для следующего шага оценки затрат.

Несколько советов, которые следует учитывать в процессе:

  • Рассмотрите исторические данные — прошлые расписания и усилия — перед определением подзадач и соответствующих ресурсов.
  • Получите обратную связь от малых и средних предприятий и членов команды — совместный подход хорошо работает, особенно в проектах, в которых нет прошлых данных для использования.
  • Оцените влияние времени на потребности в ресурсах. Например, ресурс может быть доступен только через несколько месяцев после перетаскивания графика проекта.Это может повлиять на оценку затрат.
  • Хотя этот шаг происходит на этапе планирования, руководителям проектов необходимо учитывать основные реалии. Например, вы можете определить потребность в ресурсе с определенным опытом, но если такой ресурс недоступен в организации, вам следует подумать о найме подрядчика или обучении своей команды, чтобы они быстро освоились. Все эти реальные переменные влияют на управление затратами.

2. Смета

Оценка стоимости — это процесс количественной оценки затрат, связанных со всеми ресурсами, необходимыми для выполнения проекта.Для расчета стоимости нам понадобится следующая информация:

  • Требования к ресурсам (результат предыдущего шага)
  • Цена каждого ресурса (например, затраты на укомплектование персоналом в час, затраты на найм поставщиков, затраты на приобретение серверов, расценки на материалы на единицу и т. Д.)
  • Продолжительность, в течение которой требуется каждый ресурс
  • Список допущений
  • Возможные риски
  • Стоимость прошлых проектов и отраслевые ориентиры, если таковые имеются
  • Анализ финансового состояния компании и структуры отчетности

Оценка, пожалуй, самый сложный из этапов управления затратами, поскольку точность здесь является ключевым моментом.Кроме того, руководители проектов должны учитывать такие факторы, как постоянные и переменные затраты, накладные расходы, инфляция и временная стоимость денег.

Чем больше расхождение между оценочными и фактическими затратами, тем меньше вероятность успеха проекта. Однако существует множество моделей оценки, из которых можно выбирать. Аналогичная оценка — хороший выбор, если у вас есть много данных о исторической стоимости аналогичных проектов. Некоторые организации предпочитают математические подходы, такие как параметрическое моделирование или метод оценки и анализа программ (PERT).

Тогда есть выбор между использованием подхода «сверху вниз» или «снизу вверх». Нисходящий тип обычно работает, когда доступны прошлые данные о затратах. В этом случае менеджеры проектов обычно имеют опыт выполнения аналогичных проектов и поэтому могут хорошо ответить на звонок. Снизу вверх работает для проектов, в которых организации не имеют большого опыта, и, следовательно, имеет смысл рассчитать смету затрат на уровне задачи, а затем свернуть ее вверх.

Оценка затрат как фактор принятия решений

Полезно помнить, что оценка затрат выполняется на этапе планирования и, следовательно, еще не все высечено в камне.Во многих случаях проектные группы придумывают несколько решений для проекта, и оценка стоимости помогает им решить, какой путь выбрать. Существует множество методологий калькуляции затрат, таких как калькуляция затрат на основе видов деятельности, калькуляция работ и калькуляция стоимости жизненного цикла, которые помогают выполнить этот сравнительный анализ.

Например, оценка стоимости жизненного цикла

учитывает полный непрерывный жизненный цикл проекта. Например, в ИТ-проектах затраты на обслуживание часто игнорируются, но расчет стоимости жизненного цикла выглядит долгосрочным и учитывает использование ресурсов до конца цикла.Точно так же в производственных проектах цель состоит в том, чтобы минимизировать будущие затраты на обслуживание и замену.

Иногда процесс оценки также позволяет командам оценивать и сокращать затраты. Например, стоимостная инженерия помогает получить оптимальную отдачу от проекта при одновременном снижении затрат.

3. Бюджетирование затрат

Составление бюджета затрат можно рассматривать как часть оценки или как отдельный процесс. Бюджетирование — это процесс распределения затрат по определенной части проекта, например, отдельным задачам или модулям, на определенный период времени.Бюджеты включают резервы на непредвиденные расходы, выделенные для управления непредвиденными расходами.

Например, предположим, что общие затраты на проект, рассчитанный на три года, составляют 2 миллиона долларов. Однако, поскольку распределение бюджета зависит от времени, руководитель проекта решает пока рассматривать только первые два квартала. Они определяют рабочие элементы, которые необходимо выполнить, и выделяют бюджет, скажем, 35 ​​000 долларов на этот период времени и эти рабочие элементы. Менеджер проекта использует WBS и некоторые методы оценки, описанные в предыдущем разделе, чтобы получить это число.

Бюджетирование создает базовый план затрат, по которому мы можем продолжать измерять и оценивать эффективность затрат по проекту. Если бы не бюджет, общая сметная стоимость оставалась бы абстрактной цифрой, и ее было бы трудно измерить на полпути. Оценка выполнения проекта дает возможность оценить, сколько бюджета необходимо высвободить для будущих этапов проекта.

Еще одна причина для укрепления бюджетов заключается в том, что организации часто полагаются на ожидаемые будущие денежные потоки при финансировании.На начальных этапах менеджер проекта имеет ограниченный финансовый пул и должен соответственно устанавливать цели. Это похоже на строительство фундамента и одного этажа дома в первые несколько месяцев и последующее завершение остальной части проекта, поскольку вы экономите больше.

4. Контроль затрат

Контроль затрат — это процесс измерения отклонений затрат от базового уровня и принятия соответствующих мер, таких как увеличение выделенного бюджета или сокращение объема работ, чтобы исправить этот пробел.Контроль затрат — это непрерывный процесс, осуществляемый на протяжении всего жизненного цикла проекта. Акцент здесь делается как на своевременной и четкой отчетности, так и на измерении.

Наряду с базовым уровнем затрат, план управления затратами является важным входом для контроля затрат. Этот план содержит такие детали, как то, как будет измеряться эффективность проекта, каков порог отклонений, какие действия будут предприняты, если пороговое значение будет нарушено, а также список людей и ролей, которые имеют исполнительные полномочия для принятия решений.

Управление прибавочной стоимостью (EVM) — один из самых популярных подходов к измерению эффективности затрат. Возьмем пример.

В конце недели вы измеряете прогресс задачи X и обнаруживаете, что она выполнена на 25%. Итак, как вы оцениваете, соблюдаете ли вы бюджет задачи?

Сначала руководитель проекта рассчитывает плановую стоимость этой задачи (на этапе планирования). Предположим, у Задачи X бюджет 4000 долларов, и ожидается, что она будет выполнена на 50% к неделе.

Плановая стоимость (PV) задачи X по неделям = 4000 долларов * 0,5 = 2000 долларов

Освоенная стоимость (EV) задачи X по неделям = 4000 долларов * 0,25 = 1000 долларов

Теперь вы также определяете фактическую стоимость (AC) работы, которая включает другие переменные, такие как затраты на оборудование и материалы (скажем, 800 долларов США).

Отклонение от графика = EV — PV = 1000 $ — 2000 $ = — 1000 $.

Разница в стоимости = EV — AC = 1000 $ — 800 $ = 200 $.

Отрицательное отклонение от графика указывает на то, что задача отстает, а положительное отклонение по стоимости указывает на то, что оно не соответствует бюджету.

При решении сотен задач в крупных проектах контроль затрат может обеспечить уровень прозрачности, необходимый лицам, принимающим решения, для быстрого реагирования на ситуацию.

Программное обеспечение для расчета стоимости проекта

Управление затратами, как и другие аспекты управления проектами, становится сложным с множеством переменных. Сам процесс сложен, требует внимания к деталям и строгого подхода. Использование программного обеспечения для управления проектами может значительно упростить этот процесс.

Давайте рассмотрим несколько преимуществ использования программного обеспечения для управления стоимостью проекта:

  • Автоматизация громоздкого количественного анализа во время оценки и измерения помогает избежать ручных ошибок
  • Интеграция данных в рамках планирования, оценки, составления бюджета и контроля обеспечивает непрерывный мониторинг и быстрое, упреждающее реагирование, а не разовые вмешательства
  • Принятие решений упрощается, поскольку программное обеспечение для оценки затрат помогает оценивать альтернативные решения с помощью прогнозирования сценариев и анализа «что, если»
  • Понятная и простая отчетность в виде информационных панелей и других многофункциональных интерфейсов
  • Сложность управления мультивалютностью в проектах в разных географических точках упрощается с помощью программного обеспечения для расчета стоимости проекта
  • Многие решения по стоимости проектов допускают интеграцию со сторонними организациями, поэтому данные можно объединять и анализировать
  • Сравнительный анализ и стандартизация возможны при наличии данных о производительности по нескольким проектам

Управление затратами и выполнение корпоративных проектов

В отчете PMI Pulse of the Profession Report 2018 41% респондентов заявили, что их проекты являются очень сложными.Неудивительно, что 40% участников опроса считают «инвестирование в технологии для лучшего обеспечения успеха проекта» своим главным приоритетом.

Управление затратами тесно связано со способностью организации добиться успеха как в текущих, так и в будущих проектах. Инвестирование в надежное программное обеспечение для управления затратами может привести к огромной экономии. Хорошее решение для управления затратами не будет рассматривать его как разрозненную функцию, а будет использовать его как неотъемлемую часть эффективности проекта и портфеля и соотносить данные по проектам.

Посетите эти дополнительные ресурсы для получения дополнительной информации об управлении стоимостью проекта:

Продукт: EcoSys

Решения

: управление портфелем проектов, управление проектами и управление проектами, управление освоенной стоимостью

Область процесса: Контроль затрат

Блог

: 6 лучших практик для управления проектами, основы управления хорошо заработанной стоимостью

Связанные ресурсы и новости

Управление затратами объяснено в 4 шага

Управление затратами касается процесса поиска правильного проекта и его правильного выполнения.Он включает в себя такие действия, как планирование, оценка, составление бюджета, финансирование, финансирование, управление, контроль и сравнительный анализ затрат, так что проект может быть завершен в срок, а утвержденный бюджет и производительность проекта могут быть улучшены вовремя.

Управление затратами охватывает полный жизненный цикл проекта от фазы начального планирования до измерения фактических затрат и завершения проекта. В этой статье будут объяснены различные этапы и процессы управления стоимостью проекта в соответствии с такими методами, как Система управления общими затратами AACE International [1].

Шаг 1. Планирование ресурсов

Планирование ресурсов — это процесс определения будущих потребностей в ресурсах для организации или объема работ. Это включает в себя оценку и планирование использования физических, человеческих, финансовых и информационных ресурсов, необходимых для выполнения рабочих действий и их задач. Большинство видов деятельности предполагает использование людей для выполнения работы. Некоторые виды деятельности связаны с материалами и расходными материалами. Другие задачи включают создание актива с использованием в основном информационных входов (например,g., инженерия или разработка программного обеспечения). Обычно люди используют такие инструменты, как оборудование, чтобы им помочь. В некоторых случаях автоматизированные инструменты могут выполнять работу с минимальными усилиями человека или без них.

Планирование ресурсов начинается с процесса разработки объема и плана выполнения, в ходе которого разрабатываются иерархическая структура работ, организационная иерархическая структура (OBS), рабочие пакеты и стратегия выполнения. OBS устанавливает категории трудовых ресурсов или обязанностей; такая категоризация облегчает планирование ресурсов, поскольку все ресурсы являются чьей-то ответственностью, как это отражено в OBS.

Оценка ресурсов (обычно часть оценки затрат) определяет количество необходимых ресурсов для деятельности (часы, инструменты, материалы и т. Д.), В то время как планирование и разработка расписания определяет, какие рабочие действия должны быть выполнены. Затем при планировании ресурсов используются оценочные количества ресурсов, оценивается доступность ресурсов и ограничения с учетом обстоятельств проекта, а затем оптимизируется то, как доступные ресурсы (которые часто ограничены) будут использоваться в действиях с течением времени.Оптимизация выполняется итеративно с использованием этапов оценки продолжительности и распределения ресурсов в процессе планирования и разработки расписания.

Структурная структура

Шаг 2: Оценка затрат

Оценка затрат — это процесс прогнозирования, используемый для количественной оценки, определения стоимости и цены ресурсов, необходимых для объема инвестиционного варианта, деятельности или проекта.Он включает в себя применение методов, которые преобразуют количественную техническую и программную информацию об активе или проекте в информацию о финансах и ресурсах. Результаты оценки используются в основном в качестве входных данных для бизнес-планирования, анализа затрат и принятия решений или для процессов управления стоимостью и графиком проекта.

Процесс оценки затрат обычно применяется на каждом этапе жизненного цикла актива или проекта, поскольку объем актива или проекта определяется, изменяется и уточняется.По мере увеличения уровня определения объема используемые методы оценки становятся более точными и дают оценки со все более узкими вероятностными распределениями затрат.

Оценка стоимости может выполняться с помощью специализированных программных систем, таких как система оценки стоимости Cleopatra Enterprise, и баз данных по стоимости проекта, таких как CESK, которые создаются и поддерживаются для поддержки различных типов оценок, которые необходимо подготовить в течение жизненного цикла актива или проекта.

Оценка продолжительности деятельности должна рассматриваться одновременно с затратами, потому что затраты часто зависят от продолжительности времени, а потребности в ресурсах, выявленные при оценке затрат, могут повлиять на график.Итерационные подходы используются, потому что результаты оценки затрат часто приводят к изменениям в объеме или планах. Фактически, процесс оценки можно рассматривать как часть процесса определения объема, потому что итеративный компромисс между стоимостью и масштабом переплетается между процессами.

С оценкой стоимости Клеопатры вы можете получить

  • Создание всевозможных смет, от факторной до детальной сметы.
  • Успешный тендер, поскольку он позволяет вам оценивать затраты, запрашивать предложения, анализировать эти предложения и отслеживать их затраты.
  • Связанная калькуляция и контроль затрат. С помощью модуля контроля затрат вы можете отслеживать затраты на проект на этапе его выполнения. Связывая документ управления проектом напрямую с вашей оценкой, Cleopatra Enterprise минимизирует обработку данных, повысит эффективность и уменьшит количество ошибок.
  • Обычно руководство просит предоставить оценку, основанную на времени, оставшемся до выполнения TA. Все больше организаций теперь требуют, чтобы оценщики следовали поэтапному подходу к оценке, предоставляя три различных типа оценок на этапе подготовки.

Шаг 3. Составление бюджета

Составление бюджета — это подпроцесс в рамках оценки, используемый для распределения расчетной стоимости ресурсов на счетах затрат, по которым будут измеряться и оцениваться показатели затрат. Это формирует основу для контроля затрат. Счета затрат, используемые в плане счетов, также должны поддерживать процесс учета затрат. Бюджеты часто распределяются по времени в соответствии с графиком или для устранения ограничений бюджета и денежных потоков.

Шаг 4: Контроль затрат

Контроль затрат связан с измерением отклонений от базовой стоимости и принятием эффективных корректирующих действий для достижения минимальных затрат. Применяются процедуры для отслеживания расходов и производительности в сравнении с ходом проекта. Все изменения базовой стоимости необходимо регистрировать, а ожидаемые итоговые общие затраты постоянно прогнозируются. Когда информация о фактических затратах становится доступной, важной частью контроля над затратами является объяснение причин отклонения от базового уровня затрат.На основании этого анализа могут потребоваться корректирующие действия, чтобы избежать перерасхода средств.

На рисунке ниже представлена ​​карта процесса для измерения эффективности проекта [1]. Этот процесс должен выполняться в непрерывном цикле улучшения до завершения проекта:

Карта процесса для измерения эффективности проекта

Процесс оценки эффективности начинается с планирования и наличия необходимых инструментов.Специальные программные средства контроля затрат могут быть полезны для определения процедур контроля затрат, отслеживания и утверждения изменений и проведения анализа. Кроме того, отчетность может быть улучшена и упрощена, что упрощает информирование всех заинтересованных сторон, участвующих в проекте.

Cleopatra Cost Control поможет вам достичь

  • Контроль затрат по проекту и постоянное отслеживание компонентов затрат до их первоначального бюджета.
  • Управление изменениями содержания. Оцените затраты и добавьте их в свой документ управления проектом.
  • Проект завершен? Будет действовать обратная связь. Отправляйте фактические данные в свои модели затрат, чтобы повысить их точность и качество для будущей оценки. В то время как большинство инструментов ограничиваются либо программным обеспечением для оценки стоимости, либо инструментом контроля затрат, Cleopatra Enterprise — и то и другое.

Бонусный этап: сравнительный анализ

В качестве дополнительного шага целесообразно добавить бенчмаркинг в процесс управления стоимостью проекта.

Бенчмаркинг помогает замкнуть петлю между проектом A и проектом B.Знания из проекта A (относящиеся к текущим и выполненным проектам) анализируются, и отзывы отражаются в проекте B (следующие проекты). Таким образом создается цикл улучшений для повышения эффективности проекта. Бенчмаркинг широко используется в технических отраслях для повышения эффективности проектов. Программные системы, такие как сравнительный анализ проектов Cleopatra, помогают оценщикам и диспетчерам проектов ответить на сложный вопрос: Как использовать большие данные проекта для выполнения проектов в рамках времени и бюджета?

Целью сравнительного анализа проектов является сохранение данных о выполненных и текущих проектах для извлечения ценных метрик проекта и сопоставления текущих оценок.Статистический анализ исторических данных может привести к получению ценной информации о взаимосвязях между переменными, которую можно использовать для создания надежной базы знаний о затратах или калибровки существующих.

Бенчмаркинг проекта как бонусный этап

Важно отметить, что сравнительный анализ проекта не только включает сравнение между проектами, но также интересно сравнивать редакции в рамках проекта.

Чего можно достичь с помощью Cleopatra Benchmarking

  • Собирайте исторические данные о проектах, которые могут предоставить ценный анализ и сравнение проектов для принятия важных бизнес-решений.
  • Сравните свои оценки с вашими предыдущими проектами и значительно улучшите оценку затрат.
  • Извлекайте показатели по проектам, чтобы повысить точность оценки будущих затрат.
  • Создавайте содержательные и интерактивные отчеты.
  • Легко экспортировать и импортировать данные из Excel.


Управление стоимостью проекта с помощью Cleopatra Enterprise

Эффективное управление стоимостью проекта требует использования стандартизированных процессов и специального программного обеспечения для управления затратами, чтобы обеспечить точное и надежное представление о ходе и статусе проекта.


ИЗУЧИТЕ CLEOPATRA ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

Статьи по теме

Вопросы управления затратами: 5 причин перерасхода средств в контроле над проектами

Инфографика: Как исправить 10 основных ошибок управления стоимостью проекта

Как составить план управления затратами? 4 подсказки

Управление затратами VS Контроль затрат

На пути к цифровому будущему: интегрированные системы управления проектами

Загрузить пример использования

Брюс Пауэр Практический пример

Что такое управление затратами? Определение от WhatIs.com

Управление затратами — это процесс планирования и контроля бюджета предприятия. Наличие хорошей системы управления затратами позволит организациям лучше оценивать и распределять бюджет. Управление затратами — это форма управленческого учета, которая позволяет бизнесу прогнозировать предстоящие расходы, чтобы снизить вероятность превышения бюджета.

Многие компании используют тактику управления затратами для конкретных проектов, а также для общей бизнес-модели. При его применении к проекту ожидаемые затраты рассчитываются, пока проект еще находится в периоде планирования и утверждается заранее.В ходе проекта все расходы регистрируются и контролируются, чтобы убедиться, что они соответствуют плану управления затратами. После завершения проекта прогнозируемые затраты и фактические затраты можно сравнить и проанализировать, что поможет составить прогнозы и бюджеты управления затратами в будущем.

Внедрение структур управления затратами

Внедрение структуры управления затратами для проектов может помочь бизнесу контролировать общий бюджет. Первый шаг в этом — планирование ресурсов.Это включает в себя оценку требований к ресурсам для будущих проектов, работы, которая будет включена в них, и того, кто или что будет выполнять эту работу, а также временной продолжительности. Обладая этой информацией, бизнес может начать оценку затрат на необходимые ресурсы. Затем бизнес может распределять ресурсы. Показатели затрат должны иметь возможность измеряться и оцениваться.

Следует измерить отклонения от базовых уровней затрат. Если есть какие-либо различия между ожидаемыми и измеряемыми данными, можно принять корректирующие меры, чтобы избежать превышения бюджета.Следует также оценивать изменения в процессе.

Несколько программ бизнес-аналитики (BI), например Oracle Hyperion, предлагают программное обеспечение для управления затратами, которое помогает компаниям отслеживать затраты и повышать прибыльность. Хотя программное обеспечение может помочь, его использование не обязательно при выполнении плана управления затратами.

Поставщики могут называть программные приложения для управления затратами продуктами для учета затрат, управления затратами или прозрачности затрат.

Подробнее об управлении затратами:

Руководство по анализу управления затратами
Берни Клиндер описывает, как стандартизация оборудования для создания общей среды рабочего стола может снизить затраты в хорошо управляемой среде Windows.

Как анализ управления затратами влияет на миграцию на Windows Server 2008
Чтобы рассчитать рентабельность инвестиций для миграции на Windows, вам нужны «точные цифры экономии». Другими словами, вам нужно найти области, в которых вы можете сократить существующие затраты в своем анализе управления затратами.

Программное обеспечение для управления расходами, инструменты прозрачности затрат помогают ИТ-директорам сокращать расходы
Для корпоративных организаций с разветвленными глобальными операциями программное обеспечение для управления расходами и инструменты прозрачности затрат могут помочь ИТ-директорам получить представление о расходах и возможностях сокращения затрат.

Управление ИТ-проектами: процесс оценки затрат

Процесс оценки затрат начнется с разбивки проекта на этапы работы, такие как проектирование, проектирование, разработка и изготовление.

Управление затратами для проектов — ProjectManager.com

Управление затратами — это процесс планирования и управления бюджетом предприятия или проекта. В случае проекта это помогает менеджеру проекта оценить, сколько проект будет стоить, и установить средства контроля, с помощью которых они могут снизить вероятность выхода проекта за рамки бюджета.

Обзор управления затратами

Процесс управления затратами начинается на этапе планирования проекта, когда затраты утверждаются руководителями перед реализацией. Затем, когда проект реализуется, расходы тщательно отслеживаются и регистрируются, чтобы убедиться, что они соответствуют плану управления затратами.

Держите расходы по проекту под контролем с помощью панелей управления ProjectManager.com. Попробуйте сами, воспользовавшись 30-дневной бесплатной пробной версией!

Тройное ограничение в управлении проектами относится к трем показателям, которые определяют проект: стоимость, объем и время.Если слишком сильно наклониться к одному, пострадают два других аспекта. Следовательно, в управлении затратами действует тройное ограничение.

Основные аспекты управления затратами

План управления затратами должен учитывать переменные, влияющие на бюджет, будь то материалы или люди. Существуют также фиксированные затраты, например, экономическая стоимость команд. Все это необходимо рассчитать, чтобы знать, каковы будут ваши финансовые обязательства по проекту.

И последнее, но не менее важное, это заинтересованная сторона, которая кровно заинтересована в снижении затрат.Перерасход средств — проблема, с которой сталкиваются многие проекты, но не та, к которой заинтересованные стороны будут очень терпимо относиться. Помните о заинтересованной стороне при составлении плана управления затратами. Им нужно оставаться в курсе событий и получать отчеты на протяжении всего проекта.

Каков процесс управления стоимостью проекта?

Управление стоимостью — это способ управления стоимостью проекта, который включает оценку стоимости проекта. Поэтому первое, что вам нужно сделать, это получить оценку всех ваших затрат на уровне задачи.Получив эти цифры, вы можете переходить к следующему этапу — разработке бюджета проекта.

Как отслеживать затраты

Все эти начальные шаги предпринимаются для контроля расходов по проекту. Чтобы отслеживать затраты по проекту на протяжении всего проекта, подумайте о создании шаблона или воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном бюджета проекта. Когда у вас есть шаблон, начните со сбора данных о трудозатратах, продолжительности выполнения каждой задачи, почасовой ставке каждого члена команды, материальных затратах и ​​всех единицах измерения.

Прочие расходы, подлежащие измерению, включают путевые расходы, расходы на оборудование и помещения. Конечно, существуют и другие фиксированные и разные затраты, и вы хотите снова отметить их на уровне задачи. Когда у вас есть запланированная сумма, вы можете отслеживать ее по мере продвижения проекта.

Важные расходы для отслеживания

Некоторые затраты по проекту собрать легче, чем другие. Оплата труда, консультационных услуг, сырья, программного обеспечения и командировок значительно проще рассчитать по сравнению с другими расходами, которые могут измениться.Более сложные расходы включают в себя такие вещи, как телефонные расходы, офисные помещения, офисное оборудование, общие административные расходы и страхование компании.

Описание плана управления затратами

План управления затратами звучит просто. Это схема оценки стоимости проекта, но она включает в себя все распределение и то, как руководитель проекта будет контролировать эти затраты, чтобы привести проект в соответствие с бюджетом.

В план управления затратами необходимо включить много вещей:

  • Точность и аккуратность важны, особенно если вы округляете числа, которые могут показаться незначительными, но могут привести к отклонению сметы расходов по большим и маленьким проектам.Очень важно, чтобы ваши цифры были максимально точными и точными.
  • Вы также захотите определить единицы измерения, потому что размер имеет значение и может существенно повлиять на вашу оценку затрат.
  • Знайте вариации стоимости и где у вас есть пространство для маневра, а где нет — это называется контрольными порогами.
  • Определите, как будет оцениваться эффективность проекта, чтобы увидеть, соответствуете ли вы целям и ожиданиям проекта.
  • У вас должен быть формат для отчета о ваших выводах, когда вы следите за ходом проекта и представляете эти данные своим заинтересованным сторонам.

Почему важно управление стоимостью проекта?

Лучший способ увидеть, насколько важно управление затратами проекта при управлении проектом, — это провести мысленный эксперимент. Давайте посмотрим, как работает проект с управлением стоимостью проекта и без него.

Когда вы используете управление затратами по проекту, оно устанавливает базовый план для затрат по проекту. Это означает, что он управляет решениями и направлениями, которые вы принимаете при управлении затратами по вашему проекту. Это поможет вам идти в ногу со временем, не выходя за рамки бюджета.

Без управления стоимостью проекта организация может потерять деньги, поскольку затраты превышают прибыль. Другая проблема заключается в том, что вы можете неправильно выставлять счета своим клиентам. Все это приводит к неаккуратному бюджету и опасной неспособности заметить, когда вы тратите слишком много средств.

Советы по управлению стоимостью проекта

Ниже приведены несколько советов, которые следует помнить, когда вы работаете над управлением расходами по проекту.

  • План инфляции: Ценообразование не высечено на камне, и любой хороший бюджет будет учитывать это, допуская диапазон затрат.
  • Счет стихийных бедствий или потенциальных событий: Ожидать, что неожиданное может показаться глупым, но в вашем бюджете должно быть место на случай погодных явлений, личных проблем или каких-либо других неизвестных, которые задержат проект.
  • Другие непредвиденные затраты: Не все непредвиденные затраты случайны. Могут возникнуть юридические проблемы, штрафы, связанные с проектом, или непредвиденные затраты на рабочую силу, на которые вы не можете уложить бюджет, но можете подготовить свой бюджет.
  • Отслеживание в реальном времени: Наличие программного обеспечения для отслеживания бюджета при выполнении проекта является ключевым моментом в управлении затратами.Однако если вы просматриваете устаревшие данные, вы не сможете действовать достаточно быстро, чтобы решить проблемы. Следовательно, вы хотите иметь программное обеспечение с отслеживанием данных в реальном времени.
  • Ответьте немедленно: Независимо от того, как вы обнаружите несоответствие в стоимости вашего проекта, вы должны действовать немедленно. Чем дольше вы ждете, тем больше денег тратится зря.
  • Соответственно размер: Некоторые люди думают, что для небольших проектов не требуется управление затратами. Но небольшие или большие, вам нужно управлять расходами.

Чтобы оптимально управлять расходами по проекту, вы должны знать свой проект от и до. Лучше всего это сделать в начале проекта, составив подробный устав проекта.

ProjectManager.com — ваше программное обеспечение для управления затратами

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, в котором есть инструменты, необходимые для планирования управления затратами на всех этапах вашего проекта. Поскольку наше программное обеспечение основано на облаке, данные о проектах доставляются в режиме реального времени, поэтому вы можете сразу же сравнить точность ваших оценок затрат с фактическими расходами.

Наша функция управления ресурсами помогает сбалансировать рабочую нагрузку, а не затраты. У нас также есть простые в использовании табели учета рабочего времени, где члены команды могут отправлять заявки одним щелчком мыши, а руководители проектов могут утверждать одним щелчком мыши. Но наша самая мощная функция для управления затратами — это наша панель управления проектами, которая отслеживает затраты по проекту в режиме реального времени, так что вы можете внимательно следить за своим бюджетом.

Узнайте, как мы можем улучшить ваше управление затратами, воспользовавшись 30-дневной бесплатной пробной версией нашего программного обеспечения PM.

Подробнее об управлении стоимостью проекта

Когда вы работаете над управлением затратами, вы устанавливаете политики и процедуры для управления и контроля затрат по проекту. Дженнифер Бриджес, PMP, в этом коротком обучающем видео рассказывает об основных знаниях, которые вам необходимо знать, чтобы понять управление затратами по любому проекту.

Вот уменьшенное изображение для справки.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим об основах управления стоимостью проекта.Что ж, можно так много сказать о стоимости проектов, но сегодня я хочу сосредоточиться на трех областях.

Я хочу поговорить о том, почему это так важно. Я хочу поговорить о том, что это такое на самом деле, а затем дать несколько советов, которые я нашел полезными для меня в управлении стоимостью моих проектов.

Ну, прежде всего, давайте поговорим о том, почему это так важно.

Что ж, это важно, потому что использование управления затратами в вашем проекте помогает вам установить базовый план для стоимости вашего проекта.И, следовательно, это определяет действия, которые вы предпринимаете, чтобы удержать бюджет в нужном русле.

Итак, в конечном итоге мы пытаемся предотвратить превышение бюджета. Но если мы не воспользуемся этим, вот что может произойти. Компания может потерять деньги, потому что некоторые затраты могут превысить проект, а также могут привести к неправильному выставлению счетов вашим клиентам.

Итак, давайте посмотрим, что на самом деле представляет собой управление затратами. Что ж, управление затратами — это процесс управления стоимостью вашего проекта, который включает в себя оценку ваших затрат.

Итак, все затраты на ваш проект, так что вы получите подробный список всех оценок на уровне задачи. Затем вы берете это и составляете бюджет своего проекта.

Итак, результатом является то, что у вас есть бюджет проекта, и вы снова определяете все свои затраты на уровне задачи. И вы берете это, и оно используется для контроля расходов на ваши проекты. Итак, вы в конечном итоге … у вас есть набор действий, которые вы должны предпринять, чтобы не сбиться с пути.

Итак, давайте посмотрим на шаблон бюджета проекта.Итак, когда мы смотрим на это, мы смотрим на проект, и у нас есть вся задача или даже, возможно, какая-то подзадача.

То, что мы смотрим, мы смотрим на рабочую силу, материальные затраты и все затраты. Итак, труд измеряется в том, сколько часов на выполнение этой задачи и сколько мы платим за час. Задача может иметь какие-то материальные затраты, которые мы измеряем в единицах, и есть долларовая стоимость за единицу.

Затем у нас есть другие расходы, например, ваши командировочные расходы, возможно, любое оборудование или помещения, а также любые другие фиксированные или прочие расходы.Затем на уровне задачи у вас есть запланированная сумма, и по мере того, как вы отслеживаете ее, вы в конечном итоге получаете то, что на самом деле стоит для этой задачи.

Итак, в конце концов, при выполнении каждой задачи и даже на уровне всего проекта вы смотрите на то, откуда вы вышли. Типа, у вас недостаточно бюджета? Вы превышаете бюджет на уровне задач и на уровне проекта?

Опять же, мы стремимся уложиться в рамках бюджета. Итак, есть несколько моментов, которые я хочу отметить в шаблоне. Таким образом, некоторые расходы собрать легче.Некоторые из них похожи на ваши затраты на рабочую силу или даже на оплату консультационных услуг, может быть, на сырье, или даже на лицензию на программное обеспечение, и даже на ваши командировочные расходы.

И тогда некоторые затраты могут измениться, или они могут быть разделены между другими проектами, или они могут даже быть перенесены на другие проекты. И некоторые из них выглядят так: ваши телефонные расходы, может быть, даже ваше офисное помещение или офисное оборудование, может быть, ваша общая администрация и страховка вашей компании.

Итак, давайте посмотрим, как можно улучшить управление расходами.Ну, во-первых, вы хотите спланировать инфляцию. Если у вас есть краткосрочный проект, инфляция может не сильно повлиять на него, но если произойдет непредвиденное событие, это может повлиять на инфляцию вашего проекта.

И снова, если у вас есть более продолжительный проект, охватывающий пару лет, инфляция может повлиять на него. Это может даже привести к увеличению ваших затрат или к их снижению.

Вы также хотите учитывать стихийные бедствия. И мы все, вероятно, пострадали или мы знаем людей, на которых повлияли эти стихийные бедствия, которые могут повлиять на ваши расходы или даже могут повлиять на некоторые ресурсы вашего проекта.

Итак, вы также хотите учитывать любые другие потенциальные события. Например, некоторые отрасли могут пострадать от профсоюзов, забастовок любого рода или происходящего.

Итак, вы также хотите включить непредвиденные расходы, и некоторые из них могут выглядеть как судебные издержки, которых вы не ожидали, или какие-либо штрафы, возможно, в определенных отраслях. Иногда они получают штрафы и даже оплату труда. Например, если по какой-либо причине вам понадобится эксперт в предметной области, эти расходы могут оказаться больше, чем вы ожидали.

Вы также хотите отслеживать их в режиме реального времени, чтобы быстро отвечать. Потому что мы знаем, что любые отклонения, как правило, усугубляют и негативно влияют на ваш проект. Итак, вы также хотите изменить размер и масштабирование соответственно.

Итак, некоторые люди думают, что, может быть, это небольшие проекты, им не обязательно заниматься управлением затратами. Но любые отклонения могут действительно негативно повлиять на их бюджет.

А затем большие проекты, то, что вы хотите делать, вы хотите управлять своими затратами и, как правило, с более высоким уровнем детализации.Но оба эти процесса, малый и большой, обычно представляют собой один и тот же процесс.

Но если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять затратами на ваш проект, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

Управление стоимостью проекта в 4 процесса

Что такое управление стоимостью проекта?

Управление затратами в управлении проектами — это процесс планирования, оценки, составления бюджета и контроля затрат по проекту. Существуют процессы управления затратами, которые помогают проектным группам планировать и контролировать бюджеты в течение жизненного цикла проекта.Хотя управление затратами в целом является очень сложным процессом и важной областью знаний по управлению проектами, мы можем разбить его на четыре процесса:

1. Планирование ресурсов

Хотя управление ресурсами используется для планирования, распределения и планирования ресурсов, необходимых для каждого этапа проекта, при планировании ресурсов специально рассматриваются затраты, связанные с каждым из этих ресурсов. Из-за сложности этого процесса иерархическая структура работ (WBS) может помочь упростить и обеспечить ясность.Используя программное обеспечение для планирования ресурсов, определите, какие ресурсы будут использоваться для завершения каждого элемента в WBS, определите связанные с этим затраты и проведите анализ затрат и выгод.

2. Смета

Оценка затрат — это процесс приблизительного определения затрат, связанных с каждым из ресурсов, необходимых для всех запланированных мероприятий. Оценка стоимости прогнозирует стоимость завершения проекта в рамках определенного объема. Учитывая, что объем имеет тенденцию меняться на протяжении всего срока реализации проекта, оценка стоимости не является разовым процессом.Эффективное управление затратами требует, чтобы менеджеры проектов повторяли оценку затрат всякий раз, когда изменяется объем или утверждаются запросы на изменение. Эти оценки представляют собой сумму всех затрат, связанных с успешным завершением проекта, от начала до завершения.

Чтобы получить точную оценку затрат, вы можете использовать один из следующих методов:

  • Аналогичная оценка: оценок основаны на прошлых проектах. Он использует фактические затраты по аналогичному завершенному проекту для оценки стоимости нового проекта.Точность этих оценок будет зависеть от сходства между новым и старым проектами.

  • Параметрическое моделирование: оценок основаны на математических формулах, обычно следующих за регрессионным анализом или моделью кривой обучения. Точность этих оценок зависит от сделанных предположений.

  • Оценка снизу вверх: оценок основаны на оценках стоимости и продолжительности отдельных рабочих элементов. Это включает в себя оценку мельчайших работ, а затем их сложение для создания оценки всего проекта.

3. Смета расходов

Оценка затрат ведет непосредственно к сметам затрат. На этом этапе вы определите базовый план затрат и требования к финансированию для проекта. Хороший бюджет проекта поможет вам принять ключевые решения в отношении графика проекта и ограничений распределения ресурсов. Объедините смету затрат на отдельные мероприятия в общую стоимость проекта, установите сроки затрат и измерьте прогресс проекта по сравнению с приблизительными базовыми затратами.Эти бюджеты должны учитывать все: от прямых затрат на рабочую силу до затрат на материалы, заводских затрат, затрат на оборудование, административных затрат и затрат на программное обеспечение.

Чтобы определить бюджет затрат, рассмотрите следующие методы:

  • Агрегирование затрат: требует агрегирования или комбинирования затрат от уровня работ до уровня пакета работ. Окончательная сумма сметы затрат применяется к базовому плану затрат.

  • Анализ резервов: требует создания буфера или резерва для защиты от перерасхода средств.Степень защиты должна быть эквивалентна риску, предусмотренному в проекте. Буфер является частью бюджета проекта, но не включен в базовый план проекта.

  • Исторические данные: требует, чтобы вы продумали оценки закрытых проектов, чтобы определить бюджет нового проекта. Это очень похоже на аналогичную оценку, описанную ранее.

  • Сверка лимита финансирования: требует, чтобы вы соблюдали ограничения, налагаемые лимитом финансирования.Лимит финансирования основан на ограниченной сумме денежных средств, выделенных на ваш проект. Чтобы избежать больших колебаний в расходовании средств проекта, вам может потребоваться пересмотреть график проекта или использование ресурсов проекта.


Технический документ: Высокая цена хаоса

По запросу: Управление маркетинговыми проектами 101


4. Контроль затрат

Хорошие менеджеры проектов будут внимательно следить за стоимостью своих проектов, чтобы не допустить расползания объемов.Это включает наблюдение, чтобы увидеть, где фактическая стоимость отличается от предполагаемой. Контроль затрат также включает информирование заинтересованных сторон о расхождениях в расходах, которые слишком сильно отличаются от заложенных в бюджет.

Управление бюджетом требует знания первоначального бюджета, утвержденных затрат, прогнозируемых затрат, фактических затрат и подтвержденных затрат. Если есть какие-либо изменения в объеме или если непредвиденные риски влияют на утвержденные бюджеты, менеджеру проекта необходимо будет проанализировать уровень воздействия и при необходимости предпринять корректирующие действия.

Чтобы эффективно контролировать расходы по проекту, рассмотрите следующие инструменты и методы:

  • Управление освоенным объемом: использует набор формул, чтобы помочь измерить прогресс проекта в сравнении с планом.

  • Прогнозирование: использует текущую финансовую ситуацию для прогнозирования будущих затрат. Прогноз основан на смете расходов, общей сметной стоимости, обязательствах по затратам, затратах на сегодняшний день, а также любых затратах, превышающих или заниженных сметой.

  • Индекс производительности до завершения (TCPI): представляет собой уровень производительности проекта, который необходимо выполнить в будущем, чтобы уложиться в бюджет.

  • Анализ отклонений: включает анализ разницы или отклонения между бюджетными затратами и фактическими затратами, чтобы определить, соответствует ли проект бюджету.

  • Анализ производительности: используется для проверки работоспособности проекта. Включает анализ стоимости проекта, графика, объема, качества и морального духа команды. Научившись оценивать затраты, определять бюджеты и контролировать расходы, вы можете стать лучшим менеджером и руководителем проекта.Эффективное управление затратами поможет вам выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета, что является золотым билетом для любого успешного руководителя проекта.

Инструменты управления стоимостью проекта

Программное обеспечение для управления работой, такое как Workfront, обеспечивает централизованное расположение всех данных и информации по проекту, помогая вам быть в курсе изменений бюджета, делать утверждения, отслеживать комментарии и т. Д.

Что такое управление затратами? — Определение Techslang

Управление затратами — это просто процесс планирования бюджета компании и его контроля, а также расходование денег в соответствии с бюджетом.Это требует прогнозирования расходов для контроля производственных затрат и предложения продуктов, доступных для потребителей.

Стартап-компании применяют этот процесс на каждом этапе своего бизнеса. Например, управление затратами предполагает составление точных прогнозов во время планирования. Сюда также входит тщательное отслеживание расходов в период реализации. Кроме того, управление затратами предполагает обеспечение соответствия фактической стоимости проекта заложенной в бюджет. Это помогает стартапам прогнозировать расходы и готовить правильный бюджет на будущее.

Другие интересные термины…

Подробнее о «Управлении затратами»

Будущее каждого стартапа зависит от успеха его проектов. Управление затратами — это способ гарантировать это, давая организациям возможность максимизировать ресурсы. Применение современных моделей управления затратами позволяет менеджерам повысить производительность, конкурентоспособность рабочей силы и прибыль.

Управление затратами включает в себя несколько процессов и инструментов, таких как расчет стоимости жизненного цикла и разработка стоимости, для оценки затрат и окупаемости проекта.При оценке стоимости жизненного цикла рассматриваются этапы, через которые проходит каждый проект или актив, а также связанные с этим расходы. Между тем, стоимостная инженерия занимается поиском способов получить максимальную отдачу от оборудования и ресурсов, используемых для инициатив.

Программное обеспечение для управления затратами доступно для руководителей проектов, чтобы гарантировать успех их инициатив. Oracle, Hubstaff и Microsoft входят в число поставщиков программного обеспечения, предлагающих собственные технологии управления затратами. Хотя такие платформы облегчают процесс управления затратами, они не являются обязательным условием.

Как достигается управление затратами?

Этапы управления затратами

Управление затратами стало возможным благодаря следующим видам деятельности:

  • Планирование ресурсов: Это лежит в основе каждой инициативы по управлению затратами. Это относится к управлению человеческими и нечеловеческими ресурсами, необходимыми для реализации проекта, такими как навыки рабочей силы, природные материалы и коммунальные услуги.
  • Оценка стоимости: Цель оценки стоимости — предотвратить превышение бюджета и обеспечить точный расчет всех назначенных затрат для каждого элемента проекта.Оценки должны быть подтверждены руководителями компаний, клиентами и поставщиками.
  • Бюджетирование затрат: В основном это включает в себя установку утвержденного бюджета для каждой задачи, как это определено планом ресурсов и оценкой. Он направлен на определение базового уровня затрат для отслеживания затрат.
  • Контроль затрат: Это относится к практике корректировки затрат на основе заранее определенного бюджета. Его общая конечная цель — повысить прибыльность.

Теперь, когда вы лучше понимаете, как работает управление затратами, включает ли он какой-либо другой процесс?

Прочие функции, связанные с управлением затратами

Управление затратами также включает некоторые пред- и посмертные мероприятия для каждого запуска проекта.Этими видами деятельности являются:

  • Отчетность о ходе работ: Постоянное информирование заинтересованных сторон является неотъемлемой частью управления затратами. Отчеты о проделанной работе позволяют руководителям определять правильность затрат и сроков или необходимость корректировок.
  • Анализ освоенного объема (EVA): Это процедура управления проектом, при которой менеджеры оценивают эффективность проекта, сравнивая, совпадают ли ожидаемый результат (плановое значение) и текущий выпуск (освоенная стоимость).Подобно другим процессам управления затратами, он пытается понять, не хватает ли бюджету команды или нет, а также достигла ли она целей или нет. EVA также позволяет прогнозировать будущие затраты, связанные с проектом.

Помимо связанных процессов, полезно знать различные методы управления затратами.

Методы управления затратами

Взгляните на три из множества методов управления затратами, которые может использовать ваш бизнес, ниже.

  • Инвестируйте в технологии: Эта тактика может помочь оптимизировать бизнес-процессы.Использование новейших технологий улучшает качество продукции, сокращает время производства за счет повышения производительности и поддерживает количество сотрудников в желаемом диапазоне.
  • Рассмотрите возможность аутсорсинга: Аутсорсинг может снизить затраты на разовые проекты. Пока третья сторона может выполнять желаемые задачи и оставаться в рамках согласованного бюджета, этот метод стоит меньше, чем наем новых сотрудников для выполнения проекта или обучение постоянных сотрудников выполнению этой работы.
  • Управляйте временем эффективно: Любой владелец бизнеса знает, что время — деньги.С другой стороны, не все сотрудники одинаково ценны. Вот почему важно передать важность тайм-менеджмента всей компании для достижения желаемых результатов.


Теперь, когда вы знаете больше об управлении затратами, готовы ли вы вывести свой бизнес на новый уровень?

Больше от Techslang …

Управление затратами AWS: основы

По мере роста облачной инфраструктуры AWS растут и ваши расходы, но они не должны расти такими же темпами.

Следуйте передовым методам управления затратами AWS и обеспечьте резкое увеличение роста облачных ресурсов при сохранении стабильных затрат.

Математика проста. Надежные методы управления затратами на облачные технологии могут сэкономить не менее 30% в годовом исчислении. В Apptio мы видели, как многие клиенты вкладывают сэкономленные средства обратно в облако AWS. В первый год вы получите на 130% больше облака по той же цене. Ко второму году вы получаете на 169% больше облачных вычислений и на 220% больше к третьему году, и все это при той же сумме инвестиций.Беспроигрышный вариант.

Экономия средств порадует корпоративные финансы, но как насчет инвестиционных возможностей, которыми можно воспользоваться с дополнительным бюджетом. Ставки на машинное обучение, изучение новых функций продукта, улучшение качества обслуживания клиентов: экономия средств способствует цифровой трансформации.

Возможности безграничны, и все начинается с управления затратами AWS.

Шаг № 1. Видимость в вашем облаке стоит

Когда вы впервые начинаете работать в облаке, вы обычно не думаете о стоимости.Вы, скорее всего, сосредоточитесь на преимуществах масштабируемости и гибкости

Но не нужно много времени, чтобы понять, насколько важны затраты, особенно если вы хотите расширить свое облако, чтобы развернуть другое приложение, запустить его в другом регионе или перенести часть своего центра обработки данных.

Достаточно одного скачка затрат, чтобы показать вам, насколько быстро могут расти затраты и насколько важно ими управлять.

Ключом к управлению затратами на облако AWS является прозрачность.

Зачем вам нужна прозрачность облачных вычислений?

Управление расходами на облако является высшим приоритетом для предприятий, выполняющих рабочие нагрузки и приложения в облаке, но это может быть сложно.

Запись в файле AWS CUR для одного экземпляра в течение одного часа может легко занимать более 150 строк, а это означает, что ваш файл биллинга может легко содержать сотни миллионов строк.

Из-за огромного количества данных очень сложно делать прогнозы использования, разрабатывать облачные стратегии или даже понимать, что происходит. Когда вы можете сделать все три, вы знаете, что у вас достаточно видимости.

Видимость также означает разные вещи для разных людей. Вашему финансовому отделу может потребоваться точная разбивка расходов, а ИТ-директор может заблаговременно выявлять ненормальные тенденции и исправлять их, прежде чем они перерастут в проблемы.

Мониторинг затрат на облако означает получение заинтересованными сторонами данных, которые им необходимы для принятия решений на основе данных о вашем облачном следе, независимо от того, в какой команде они работают.

Начать работу с облаком AWS для отслеживания затрат

В облачной системе видимости затрат есть несколько столпов:

  • Культура предприятия
  • Данные
  • Маркировка
  • Просмотры команды
  • Обнаружение аномалий
  • Бюджеты и прогнозы.

Чтобы получить более подробное представление, ознакомьтесь с этим контрольным списком из 40 пунктов, который охватывает эти основные элементы и некоторые ключевые задачи по отслеживанию затрат, чтобы начать работу.

Добавление тегов к ресурсам и отслеживание затрат на AWS

Тегирование — один из наиболее активных способов повышения прозрачности облака и эффективности управления расходами AWS.

Теги и метки связывают ваши облачные ресурсы со структурой вашей компании или архитектурой разработки. Они являются жизненно важным связующим звеном между вашими облачными ресурсами и вашим бизнесом, поэтому правильная их настройка имеет решающее значение.

Тегирование всегда следует использовать для ответа на конкретный вопрос.Например, типичным вариантом использования является тег среды, отвечающий на вопрос: «Какие ресурсы используются промежуточной средой, средой разработки и тестовой средой?»

Правильная таксономия позволяет строить правильные отчеты, чтобы отвечать на вопросы бизнеса и принимать обоснованные решения. Привлекайте заинтересованные стороны из финансов, отдела эксплуатации и проектирования, поскольку каждый хочет получить представление о разных вещах (например, финансовое представление, разделенное по центрам затрат, инженерное представление экземпляров по ролям).

Рассмотрите возможность автоматизации тегирования с помощью таких инструментов, как Puppet или Chef, и отметьте немаркированные ресурсы, чтобы обеспечить максимальный охват.Чем выше покрытие тегов, тем лучше видимость затрат.

AWS: основные точки обзора затрат

Видимость стоимости облака должна быть полезной. Настоящая видимость позволяет и дает вам силы действовать: видимость без призыва к действию — это просто мелочь, а не понимание.

Полная видимость — это основа для обоснованных стратегических решений, но видимость должна быть адаптируемой. Нет двух одинаковых облачных архитектур — даже в пределах одной компании. Знание того, чем занимается вся компания, не будет столь же полезным для отдельной команды, занимающейся характеристиками продукта, точно так же, как наличие прозрачности только в этой функции не поможет руководителям в масштабах всей компании.

Полная видимость позволяет увеличивать или уменьшать масштаб данных и дает вам гибкость для создания пользовательских представлений. Люди получают всех нужных им данных и только нужных им данных.

Видимость стоимости облака должна быть полной. Просмотр 60% данных означает, что вы видите только 60% изображения, а это означает, что ваши решения могут быть точными только на 60% — в лучшем случае.

Единственный способ быть полностью уверенным в решениях, касающихся вашего облака, — это иметь 100% прозрачность своих расходов на облако, включая прошлое, настоящее и планируемое использование.

СКАЧАТЬ: Рекомендации по стратегии тегов AWS

Шаг № 2: Возвратные платежи и распределения

После того, как вы получите представление о затратах на облако AWS, подумайте, как правильно распределить затраты по всему бизнесу.

Теги должны, как минимум, идентифицировать потребителей облачных сервисов. Когда это происходит, теги поддерживают оправданный возврат платежа. Когда они этого не делают, возврат платежа становится проблемой. Общие ИТ-услуги, которые не полностью принадлежат одному бизнес-подразделению, нуждаются в методе распределения (например,g., потребление, численность персонала, равномерное распределение), которые простая маркировка не может уловить.

Точность тегов обеспечивает возможность защиты возвратных платежей. Знание вашей модели маркировки, скажем, только на 80% означает, что только 80% затрат может быть возвращено потребителям. В остальном вам остается только присмотреться к менее надежному методу распределения.

Все усложняется, когда вы добавляете в смесь скидки, кредиты, амортизацию и индивидуальные надбавки. Они не отражаются в платежных данных AWS, но имеют решающее значение для распределения и возвратных платежей.

В этом и проявляется разница между отчетностью и аналитикой. Отчетность выводит данные в той же форме, в которой они были получены, ограничивая способы их просмотра и аналитику, которую вы можете получить.

Analysis находит взаимосвязи между данными, позволяя просматривать данные несколькими различными способами, чтобы получить ценные практические сведения.

Обработка возвратных платежей

Возвратные платежи

являются неотъемлемой частью ИТ-операций, а в облаке они имеют еще большее значение.

AWS позволяет группам легко наращивать необходимые ресурсы вместо того, чтобы проходить утомительный процесс покупки физических центров обработки данных. Это также упрощает им накопление больших счетов за AWS.

Точный возврат платежей позволяет контролировать эти расходы, привязав их к нужному отделу. Это также помогает убедиться, что вы точно знаете, как ваши ресурсы используются в вашей компании.

Получение необходимой информации с помощью распределения затрат AWS

После того, как вы сегментировали свои расходы по аккаунтам и тегам, создайте отчеты о расходах, соответствующие потребностям сотрудников вашей компании.

Операционным группам могут потребоваться отчеты о распределении затрат AWS по отделам, разделенные по связанным счетам отделов, в то время как руководители инженерного отдела могут захотеть отфильтровать свои затраты по ресурсам или ролям.

И велики шансы, что финансовая команда захочет сделать все это и даже больше.

Чем раньше будет установлена ​​структура, тем быстрее станет возможным управление затратами AWS. Структура тегов и таксономии обеспечивает необходимую сегментацию данных.

Правильные инструменты управления затратами AWS необходимы для построения вашей системы распределения и возвратных платежей.Эти инструменты автоматически сортируют ваши платежные данные в соответствии с вашей внутренней системой, заботясь о трудоемкой обработке данных, поэтому вы можете сосредоточиться на получении практических результатов.

Получите уверенность в своих решениях по затратам на облако

Прозрачность ваших затрат на облако AWS и правильные системы распределения способствует принятию уверенных решений.

Очевидно, это проще, чем кажется, но наука о данных и машинное обучение здесь, чтобы помочь.

Будущие бюджеты и прогнозы более точны, и вы можете сделать ценные вложения для экономии средств, которые окупятся с большим успехом, например, покупка зарезервированных инстансов AWS.

При подготовке прогнозов вовлекайте в процесс ключевые заинтересованные стороны — всегда будут возникать новые или непредвиденные расходы, которые невозможно предсказать, например, изменения в сервисах AWS или новых приложениях.

Создайте прочную основу для будущих расходов, чтобы эти предметы имели как можно меньшее негативное влияние.

Шаг № 3: Оптимизация и автоматизация AWS

Видимость, возврат платежа и распределение могут дать вам невероятную информацию, которая поможет снизить затраты.Но на третьем этапе, оптимизации и автоматизации, вы действительно начинаете снижать расходы и повышать эффективность облака AWS.

Самая сильная сторона AWS — это сценарий хороших / плохих новостей. Огромное разнообразие вариантов построения облачной инфраструктуры открывает безграничные возможности для потерь: в вашей системе очень легко создать трату ресурсов.

Оптимизация и автоматизация исключают отходы без отрицательного воздействия на производительность.

По сути, вы можете получить такую ​​же облачную мощность за меньшие деньги.

Оптимизация размеров — основа оптимизации затрат AWS

Выбор прав — это когда вы сопоставляете правильный ресурс AWS с фактическим использованием AWS. Слишком распространено запускать экземпляры общего назначения, такие как M5, при тестировании чего-либо, но если вы начнете использовать эту функцию больше, более специализированный экземпляр может быть лучше.

При наличии тысяч экземпляров в больших архитектурах это может быть трудно отслеживать.

Rightsizing стремится отслеживать ваше использование, а затем использовать машинное обучение для сравнения вариантов и поиска идеальных решений.

Рентабельность также выходит за рамки выбора типа экземпляра. В зависимости от того, как вы используете, вы можете сэкономить огромные суммы денег (до 60%), используя зарезервированные инстансы. Возможности RI не всегда легко увидеть, поскольку они предполагают сочетание прошлого использования с прогнозируемым использованием в будущем, но они обладают огромным потенциалом для оптимизации прав.

Остерегайтесь ловушек «неправильного определения размера» ваших облачных ресурсов

Существует большой потенциал для рационального использования ваших ресурсов, но подходить к нему нужно осторожно, чтобы избежать потенциальных ловушек.

  • Использование рекомендаций, не учитывающих скачки расходов, может негативно повлиять на ваш сайт или приложение. Они могут работать большую часть времени, но ваша система не сможет справиться с пиками, что в лучшем случае приведет к задержкам, а в худшем — к сбою системы. С осторожностью относитесь к любым рекомендациям, не учитывающим эти всплески.
  • Рассмотрите все варианты EC2, а не придерживайтесь общих типов. Существует целый ряд комбинаций с новыми опциями, которые выпускаются регулярно, и вам необходимо убедиться, что вы проверили все возможные варианты, включая кабриолеты и версии с гибкими размерами.
  • Оптимизация настроек выходит за рамки EC2, так что не останавливайтесь на достигнутом. Оптимизация может применяться к другим ресурсам, которые могут иметь скрытые потери, включая базы данных и хранилище.
  • Не стоит просто установить и забыть. Оптимизация — это не разовое упражнение, и его следует проводить регулярно, чтобы сохранить преимущества оптимизации. Чтобы помочь в этом, есть инструменты, которые вселят в вас уверенность в правильном решении.
  • Неуверенность может дорого обойтись. Ваше облако всегда будет сложным, и требования вашего бизнеса могут неожиданно измениться.Вы всегда можете предпринять более простые действия, например, выбрать конвертируемые зарезервированные инстансы или выполнить только базовую автоматизацию.
СКАЧАТЬ: Полное руководство по зарезервированным инстансам AWS.

Начните работу с AWS Cost Management сегодня

Управление затратами AWS состоит из множества частей, но, к счастью, вам не нужно делать все самостоятельно или создавать собственные инструменты.

Использование всех этих ресурсов поможет создать прочную основу для управления затратами AWS.AWS и облачная индустрия постоянно меняются, поэтому обязательно загляните в наш раздел Ресурсы, чтобы узнать о последних новостях.

Следующим шагом является принятие мер, и именно здесь на помощь приходит облачная платформа управления затратами AWS.




Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *