Содержание

Бухгалтерский аутсорсинг: кто и несет ответственность. Узнайте!

Эта статья предназначена для руководителей, которые уже решили передать бухгалтерию своей компании на аутсорсинг, или только оценивают перспективы такого подхода. В ней мы подробно расскажем о том, кто в случае аутсорсинга бухучета будет нести ответственность за допущенные ошибки и некачественно выполненную работу.

Бухгалтерия

Передача бухучета на аутсорсинг дает компании значительные преимущества. Такой шаг позволяет ощутимо сократить расходы на содержание бухгалтерии, обеспечить профессиональный подход к организации и ведению бухучета, снять с повестки дня проблему своевременной подготовки и сдачи отчетности.

Однако многих руководителей терзают сомнения по поводу ошибок, которые может допустить аутсорсер, и расходов, к которым эти ошибки могут привести. Попросту говоря, руководителей волнует, кто за эти ошибки будет платить. Давайте разберемся в этом вопросе.

За что несет ответственность заказчик

Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:

  • Законность хозяйственной деятельности
    Это значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут
  • Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета
    По закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами
  • Исполнение обязанностей налогоплательщика
    Аутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет
  • Организация хранения документов
    Ваша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.

 

Бухгалтерский аутсорсинг

 

Что говорит закон

Ответственность за законность хозяйственной деятельности, организацию учета и исполнение функций налогоплательщика возлагается на руководителя экономического субъекта на следующем основании:

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(вступил в силу с 1 января 2013 года)
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н
  • Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 15. Общие положения обответственности за совершение налоговых правонарушений.

За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге

Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.

На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:

  1. ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
  2. недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
  3. нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
  4. нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
  5. сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.

Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.

Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.

Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.

За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.

В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.

Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.

Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.

Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.

Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.

Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность

Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.

Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.

Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.

В качестве заключения

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.

 

Договор возмездного оказания услуг с бухгалтером: образец

Обновление: 19 апреля 2017 г.

Ответственность за ведение бухгалтерского учета несет руководитель организации. Однако всегда ли директор разбирается в хитросплетениях налогового законодательства, особенностях подготовки налоговой отчетности, учета основных средств, начисления зарплаты сотрудникам? Гораздо удобнее, безопаснее и выгоднее заключить договор с бухгалтером на оказание услуг.

Заключение договора с бухгалетром на оказание услуг

На что стоит обратить внимание при заключении такого договора? В договоре нужно обязательно прописать:

  • какие услуги будет оказывать бухгалтер;
  • отчетность, подлежащую сдаче в государственные органы;
  • сроки сдачи отчетности;
  • перечень и сроки предоставления бухгалтеру документов заказчиком;
  • ответственность за правильность действий по ведению бухгалтерского учета и своевременность сдачи отчетов;
  • условия о неразглашении конфиденциальной информации;
  • сроки и порядок оплаты услуг бухгалтера.

В договоре возмездного оказания услуг с бухгалтером можно предусмотреть повышенную ответственность бухгалтера либо бухгалтерской фирмы в случае виновно допущенных ошибок. Это важно, так как при найме бухгалтера в штат организации этого сделать нельзя. В этом случае бухгалтер будет отвечать в соответствии с трудовым законодательством. Если бухгалтер начисляет заработную плату сотрудникам организации, ведет кадровый учет, то он обрабатывает персональные данные, поэтому договор должен соответствовать требованиям Закона о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Большой интерес для обеих сторон договора с бухгалтером на оказание услуг представляет раздел, регулирующий условия и сроки оплаты услуг. Стоимость услуг рассчитывается исходя из объема обрабатываемых бухгалтерских документов и зависит от режима налогообложения, сферы деятельности организации, количества сотрудников. Иногда устанавливается почасовая оплата бухгалтерских услуг. Как правило, оплата производится помесячно либо поквартально по мере выставления счетов.

При заключении договора возмездного оказания услуг бухгалтер должен предоставить документы, подтверждающие, что он является индивидуальным предпринимателем, тогда заказчик перечисляет сумму, предусмотренную договором, не заботясь о налогах бухгалтера. Никаких проблем не возникает и при заключении договора с бухгалтерской фирмой, она уплачивает свои налоги самостоятельно. Если же ваша организация заключила договор с бухгалтером — физическим лицом без статуса ИП, в этом случае организация будет выступать в качестве налогового агента и должна из суммы, причитающейся бухгалтеру за оказанные услуги, удержать и перечислить налоги, а также уплатить страховые взносы.

Срок договора и порядок его расторжения

Срок действия договора возмездного оказания услуг с бухгалтером вы можете указать любой, хотя, так как налоговый период по большинству налогов – это календарный год, лучше всего заключать договор на год с автоматической пролонгацией на следующий год.

В договоре надо предусмотреть подробный порядок его расторжения. Расторжение возможно:

  • по соглашению сторон;
  • по инициативе бухгалтера;
  • по инициативе заказчика услуг.

Как правило, при желании расторгнуть договор сторона предупреждает другую сторону за месяц до расторжения. Заказчик может быть недоволен работой бухгалтера, а исполнителя может не устроить несвоевременная оплата услуг либо непредставление всех необходимых документов заказчиком.

Скачать образец договора с бухгалтером на оказание услуг

Также читайте:

Бухгалтерский аутсорсинг: особенности, преимущества и недостатки

Бухгалтерский аутсорсинг: особенности, преимущества и недостатки

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг
  • Какие есть виды бухгалтерского аутсорсинга
  • В чем преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
  • Как выбрать аутсорсинговую компанию
  • Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг

Решиться доверить ведение бухучета сторонней организации не так просто. Прежде чем передавать на аутсорсинг функции бухгалтерии, директору следует тщательно взвесить все за и против. В данной статье мы расскажем о том, какие особенности имеет бухгалтерский аутсорсинг, а также какие преимущества и недостатки есть у этого способа организации бухучета.

Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг – это передача сторонним компаниям обязанностей по выполнению определенных функций, являющихся неотъемлемой частью деятельности предприятия. При этом передаваемые обязанности не должны касаться сфер, являющихся основными в работе фирмы.

Бухгалтерский аутсорсинг – это разновидность аутсорсинга, предполагающая выполнение всех функций бухгалтерии работниками сторонней компетентной организации либо одним квалифицированным специалистом, не являющимся сотрудником компании.


Читайте также
«Виды налоговых проверок: что должны знать владельцы бизнеса» Подробнее

Зачем организации передают на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета?

  • Чтобы снизить риски (штрафных санкций, начисления пени или даже принудительного прекращения деятельности).
  • Чтобы исправить ситуацию при уменьшении уровня доходов (этот пункт имеет особую актуальность в кризисных ситуациях, или если компания не очень активна в финансовом плане).
  • Чтобы сделать бизнес более гибким.
  • Чтобы сократить численность штата.
  • Чтобы сэкономить (при маленькой прибыли и, как следствие, отсутствии возможности содержать офис для бухгалтерии).
  • Чтобы эффективно организовать деятельность вновь открываемых филиалов.
  • Чтобы вести бухгалтерию филиалов в других странах.

К примеру, немецкая фирма планирует открытие своего представительства в Москве. Это первый ее опыт сотрудничества с Россией, и она не знает всех тонкостуй законодательства нашей страны в области финансов. В связи с этим руководство решило, что самостоятельное ведение бухгалтерского учета будет весьма проблематичным и невыгодным.

Специалисты корпорации провели анализ рынка компаний, занимающихся аутсорсингом в сфере бухгалтерских услуг, и выбрали наиболее подходящую, заключив с ней контракт. Компания ведет бухучет корпорации и по настоящее время, причем успешно.

Передача на аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета может стать выгодным решением, однако в некоторых случаях рентабельность такого нововведения оказывается нулевой. Поэтому, прежде чем подыскивать аутсорсинговую фирму, нужно детально изучить вопрос и оценить возможность применения такого способа организации бухучета на конкретном предприятии.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Виды бухгалтерского аутсорсинга


Бухгалтерский аутсорсинг компании условно классифицируют следующим образом:

  1. Бухгалтерское консультирование. Этот вид наиболее простой. За консультацией к сторонним бухгалтерам обращаются, если нужно проконтролировать деятельность сотрудников бухгалтерии предприятия. Также консультирование может понадобиться в случае специфичности учета и аудита бухгалтерской процедуры, к примеру, при заключении сделок с иностранными фирмами.
  2. Но даже при отсутствии проблем в ведении бухгалтерии и вопросов со стороны контролирующих органов следует консультироваться время от времени с квалифицированными специалистами. Это принесет пользу, поскольку позволит быть в курсе часто внедряемых изменений в налоговом законодательстве.

  3. Выборочный аутсорсинг. Это такой вид бухгалтерского аутсорсинга фирмы, при котором сторонние организации выполняют лишь часть функций бухгалтерии: рассчитывают зарплату, подготавливают статистическую отчетность, декларируют доходы. Остальную же работу компания выполняет самостоятельно. Обычно руководство отдает на аутсорсинг ведение бухгалтерии не полностью, если хочет контролировать этот процесс лично. Также причинами выбора частичной передачи дел сторонним фирмам являются желание освободить своих работников бухгалтерии от выполнения рутинных операций или сокращение штата.
  4. Полный аутсорсинг предполагает передачу всех бухгалтерских функций сторонней фирме. Он позволяет отказаться от содержания в штате бухгалтеров, ведь обслуживание полностью осуществляет организация-аутсорсер.
  5. Последний вид бухгалтерского аутсорсинга – ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. Если потребуется, то возможно предоставление компанией права подписи специалисту аутсорсинговой фирмы. Преимуществом такого вида аутсорсинга является экономия времени ввиду отсутствия необходимости работать с документацией. Однако имеет этот способ и недостатки – он не позволяет контролировать деятельность сторонней организации.

Какой тип бухгалтерского аутсорсинга предприятию выбрать? Это зависит от сферы его деятельности, размера доходов и того, насколько оно готово передать дела бухгалтерии сторонней организации.

Читайте также
«Как сдать нулевую отчетность: правила для ИП и ООО» Подробнее

5 самых важных функций бухгалтерского аутсорсинга

Заключив договор бухгалтерского аутсорсинга (образец можно посмотреть в Интернете) с компанией-аутсорсером, вы передадите ей дела бухгалтерии. При этом она не только будет вести плановую отчетность, но и выполнять различные другие функции. Расскажем про основные из них.


Функция 1. Обработка и систематизация первичной документации.

Сотрудники аутсорсинговой фирмы будут работать со всеми документами, которые требуются для составления отчетов. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, выписки из счетов, товарные чеки, платежные поручения, приходные и расходные ордера и др.

Не стоит забывать, что налоговые инспекторы в ходе аудитов всегда проверяют, правильно ли оформляется и хранится первичная документация. Если у вас она не соответствует требованиям действующего законодательства, то фирма-аутсорсер поможет навести в архиве порядок.

Функция 2. Создание первичного регистра бухгалтерского учета.

Регистр бухучета – это документ, содержащий сведения из первичной документации. Как правило, этот документ представляет собой таблицу с данными всех первичных документов. То есть первичный регистр содержит уже не исходные, а операционные сведения.

Форма регистра произвольная, он необходим для систематизации данных и составляется перед оформлением отчетов.

Функция 3. Автоматизация бухучета.

Финансовая деятельность компании находит отражение в очень большом количестве документов. С целью упорядочения документации ведение бухгалтерского учета необходимо автоматизировать. Это требование действующего законодательства.

Нормативные акты, регламентирующие финансовую деятельность предприятий, часто дополняются новыми положениями. Компании-аутсорсеры, оказывающие услуги по ведению бухгалтерии, всегда следят за новостями своей отрасли и оперативно приобретают новые версии бухгалтерского ПО.

Функция 4. Ведение первичной документации.

Правильное ведение бухгалтерской и налоговой отчетности невозможно без верно заполненной первичной документации. Умение корректно ее оформлять требуется также, чтобы составлять список доходов и расходов фирмы.

Чтобы правильно заполнять первичные документы, нужно в совершенстве знать нормы, правила и методики расчета налогов. Финансовая деятельность компании зависит от этих знаний.

Функция 5. Формирование и сдача налоговой отчетности.

Сроки сдачи отчетности строго регламентированы Налоговым кодексом РФ. Законодательно установлены также специальные формы, по которым следует заполнять налоговые декларации.

Передача бухгалтерских функций на аутсорсинг – залог оформления отчетности в соответствии с утвержденными стандартами. Ведь сотрудникам специализированных фирм известны все тонкости ведения бухгалтерии. Законодательством предусмотрена возможность отправки деклараций в электронном варианте, в таком случае их заполняют в специальной программе. Документы на бумаге отправляют в налоговую заказным письмом или сдают лично в территориальном отделении ФНС.

Читайте также
«Материальная ответственность главного бухгалтера: рамки ответственности, нюансы заключения договора» Подробнее

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга


Какие есть у бухгалтерского аутсорсинга преимущества? Перечислим основные из них:

  1. Высокий кадровый потенциал. Передав функции бухгалтерии аутсорсинговой компании, вы получите высококвалифицированное бухгалтерское обслуживание. Вести ваш бухучет будут опытные специалисты, постоянно повышающие свой уровень и участвующие в различных тренингах.
  2. Узкая предметная специализация фирмы-подрядчика, благодаря которой решение поставленных задач осуществляется на высоком уровне профессионализма, качественно и надежно. Также обеспечивается непрерывность бизнес-процессов, которая при наличии в штате собственных бухгалтеров может оказаться под угрозой, если они уходят на больничный или в отпуск.
  3. Гибкость в управлении кадровыми ресурсами. Необходимость сокращать персонал в случае смены сферы деятельности или снижения объемов производства у заказчика аутсорсинговых услуг отпадает.
  4. Предприятию не нужно организовывать и содержать рабочее место для бухгалтера или даже целый офис, благодаря чему можно сэкономить немаленькую сумму.
  5. Перераспределение ответственности. За то, как организован бухгалтерский учет в компании заказчика, правильно ли ведется отчетность, отвечает фирма-аутсорсер. Ее штат состоит из высококвалифицированных специалистов, которые легко смогут найти нетрадиционный способ разрешения трудностей, возникающих в процессе работы, и доказать их эффективность и правомерность при возникновении вопросов у фискальных органов.
  6. Благодаря такому перераспределению ответственности вероятность того, что будет принято неверное решение, минимизируется, а шансы на благоприятное разрешение спорных ситуаций увеличиваются, так как возможно подключение юристов и аудиторов фирмы-аутсорсера.

  7. Возмещение убытков, являющихся следствием неверных расчетов или несвоевременной сдачи деклараций, ложится полностью на аутсорсинговую организацию.
  8. Экономия времени. Руководство может больше времени уделять вопросам, связанным с развитием предприятия, нежели решению непрофильных задач.
  9. Экономия денег. Весомое преимущество бухгалтерского аутсорсинга. Стоимость услуг компании-аутсорсера рассчитывается в зависимости от объема выполненной работы. Полностью ставку специалиста оплачивать не нужно. Соответственно, передача функций бухгалтерии на аутсорсинг обойдется компании дешевле, чем содержание в штате бухгалтера. К тому же аутсорсинговые компании, помимо оказания услуг по ведению бухучета, предоставляют возможность проконсультироваться у аудитора и юриста.
  10. Заключение договора на ведение бухгалтерии между фирмой-клиентом и организацией-аутсорсером. Договор определяет права и обязанности сторон, чем обеспечивается более ответственное отношение специалиста к выполнению своих должностных функций.

Рассмотрим, какие есть у бухгалтерского аутсорсинга минусы:

  1. Конфиденциальность информации. Передача функций бухгалтерии на аутсорсинг создает риск утечки информации. В кризис, а также в условиях теневой экономики предоставление конфиденциальных данных сторонней организации или внештатному специалисту рискованно. Например, халатность персонала фирмы-аутсорсера может стать причиной утери важной документации.
  2. У руководителей большинства отечественных компаний нет доверия посторонним лицам. Конструктивному сотрудничеству с аутсорсинговыми организациями препятствует психологический барьер. Руководство нередко считает, что факт наличия у его штатного сотрудника профессиональной ответственности позволяет более полно посвятить его в подробности финансовой деятельности предприятия.
  3. Удаленность сотрудников компании, занимающейся бухгалтерским аутсорсингом. Россия – страна, в которой реалии ведения бизнеса таковы, что руководителям компаний, как правило, неудобно, что в штате нет бухгалтера.
  4. Предприятия с большим объемом документооборота и сложными бизнес-процессами вынуждены платить большие суммы аутсорсинговым компаниям, поскольку ведение их бухгалтерии требует привлечения большого количества трудовых ресурсов.


Читайте также
«Отсрочка платежа поставщику: плюсы и минусы» Подробнее

Итак, мы рассмотрели, какие есть у бухгалтерского аутсорсинга плюсы и минусы. Стоит отметить, что вести бизнес в настоящее время, регулярно привлекая инвестиции из-за рубежа, практически невозможно, не прибегая к услугам аутсорсинговых фирм.

Причины этого следующие. Во-первых, доверие иностранных инвесторов гораздо выше к независимым экспертам, а во-вторых, передача бухучета на аутсорсинг способствует оптимизации бизнеса за счет экономии средств (на выплату зарплаты и другие расходы на содержание бухгалтерии). При этом возможно направление высвобождающейся суммы на совершенствование продукции или услуг, неизбежно влекущее за собой повышение конкурентоспособности.

Кому будет выгоден бухгалтерский аутсорсинг

Первыми начали практиковать бухгалтерский аутсорсинг организации с иностранным капиталом, которым было необходимо вести отчетность в соответствии с требованиями международных стандартов. Возникла необходимость перевода отечественной отчетности на международные стандарты и объединения международной с отечественной. Передали ведение бухгалтерии сторонним организациям и фирмы, вышедшие на зарубежные рынки и обнаружившие, что штатные бухгалтеры не владеют основами международного бухучета и плавают в вопросах коммерческого права других стран.


Надо сказать, что сейчас услугами аутсорсинговых компаний пользуются не только крупные транснациональные корпорации, но и небольшие частные предприятия.

Перечислим, каковы преимущества ведения бухучета сторонними организациями для предприятий разного размера и статуса.

  1. Стартапы, малый бизнес
  2. Услуги бухгалтера понадобятся еще до реализации проекта. Аутсорсеру можно поручить корректировку бизнес-плана, подбор оптимального налогового режима, налаживание отчетности на первых этапах развития предприятия. Чтобы было не слишком накладно, можно пользоваться услугами специалиста периодически.

  3. Индивидуальные предприниматели
  4. ИП, как правило, прибегают к услугам аутсорсеров, когда нужно заполнить и подать налоговую декларацию, не затратив много времени. На бухгалтерский аутсорсинг ИП цена невысокая и позволяет сэкономить.

  5. Средний бизнес
  6. Среднему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг рекомендуется, когда необходимо оптимизировать деятельность предприятия или диверсифицировать производство. Аудиторы компании-аутсорсера помогут найти проблемные места, бухгалтеры – восстановить отчетность (как следствие, избежать штрафов). При этом компания сможет сэкономить на содержании бухгалтерии, сократив штат.

  7. Сельское хозяйство
  8. Эта сфера деятельности отличается специфичностью. Занятые в ней бизнесмены отдают на аутсорсинг решение кадрового вопроса. Нанятая фирма отслеживает изменения в законодательстве, обеспечивая своевременную подачу заявок на господдержку.

  9. Крупные предприятия
  10. Компаниям с высокими темпами развития крайне необходима точность в бухучете. Если штатным бухгалтерам не под силу организовать грамотное сопровождение нового подразделения, можно поручить организацию и ведение бухгалтерского учета сторонней компетентной фирме.

  11. Компании-нерезиденты
  12. Работа в нашей стране без квалифицированного бухгалтера практически невозможна. Избежать проблем поможет заключение договора на ведение отчетности с организацией-аутсорсером. Такое решение будет оптимальным как в стране размещения капитала, так и на родине.

Читайте также
«Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов» Подробнее

Как понять, что вам действительно нужен бухгалтерский аутсорсинг

К передаче бухгалтерских функций сторонней компании нужно походить правильно, чтобы она принесла пользу. Услуга бухгалтерского аутсорсинга вам необходима в следующих случаях:

  1. Вам приходится уделять слишком много времени ведению бухучета в ущерб другим важным вопросам.
  2. У вас недостаточно знаний для правильной организации бухучета.
  3. Вам необходим бухучет на высоком профессиональном уровне, однако он либо имеет большую стоимость, либо у вас нет потребности в ежедневных услугах бухгалтера.
  4. Вы хотите по первому требованию получать отчеты о финансовой деятельности вашего предприятия.
  5. Разговор о финансовых данных, значения которых вы не понимаете, вас не страшит.
  6. Вы хотите иметь возможность в любой момент изучить свои учетные записи и быть при этом уверенным в грамотном ведении вашей документации профессионалами.


Экономическая эффективность передачи бухгалтерии внештатным специалистам очевидна. Содержание своего бухгалтера обходится недешево. Расходы включают заработную плату, налоги, медицинскую страховку, отчисления в ПФР и др.

Еще одно преимущество аутсорсинга – он позволяет предоставлять работникам отпуск и больничный без ущерба для рабочего процесса. Стоит помнить также, что подбор персонала отнимает много времени и средств, требует публикации вакансий, проведения собеседований и тестирований, обучения работников.

Фирма-аутсорсер всегда при организации деятельности подстраивается под клиента и потому может удовлетворить его потребности, даже если они изменяются от сезона к сезону.

Читайте также
«Признаки фирм-однодневок: как распознать мошенников» Подробнее

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг: пошаговая инструкция

Приведем практические советы, как воспользоваться услугой бухгалтерского аутсорсинга. Процесс передачи бухучета сторонней фирме довольно простой. Главное действовать системно.

Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании.

Сначала необходимо убедиться в целесообразности привлечения к ведению бухгалтерии аутсорсинговой компании. Проблемы зачастую возникают, когда неправильно организован рабочий процесс, а не по причине отсутствия профессионализма у бухгалтеров.

Возможно, между ними неравномерно распределены обязанности, и часть сотрудников просто физически не справляется с объемом работы (при этом страдает и ее качество), а другим часто нечем заняться. Либо источник проблем – несвоевременная сдача документов другими подразделениями.

Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику.

На следующем этапе необходимо сравнить затраты на зарплату штатным бухгалтерам и стоимость услуг фирмы-аутсорсера. Для более наглядного представления можно свести данные в одну таблицу.

От чего может зависеть стоимость бухгалтерского аутсорсинга (обслуживания организации)? От объема работ: можно полностью передать ведение бухгалтерии, воспользоваться базовым тарифом или поручить внештатным специалистам выполнение отдельных операций. Кроме того, сотрудничать с аутсорсером можно на постоянной основе, а можно прибегать к его услугам периодически при необходимости.

Передавать часть функций бухгалтерии аутсорсинговым компаниям выгодно. Но все же наибольшей экономии (40–60 %) можно добиться, отдав на аутсорсинг всю бухгалтерскую работу.

Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию.

Выбирать фирму-аутсорсера нужно очень тщательно. Вы должны быть уверены в профессионализме ее персонала.

Что необходимо учесть в первую очередь:

  • известна ли компания, с какого года существует, какая у нее репутация;
  • предоставляется ли тестовый период;
  • грамотно ли составлен договор в юридическом плане;
  • гарантирует ли аутсорсер конфиденциальность;
  • проводит ли он бесплатный экспресс-аудит;
  • насколько гибкий у компании подход к формированию стоимости услуг;
  • готова ли она представлять ваши интересы в ФНС;
  • может ли провести для вас налоговую оптимизацию;
  • каков уровень квалификации и опыта у персонала аутсорсинговой компании;
  • возможен ли доступ к онлайн-бухгалтерии.

Шаг 4. Разрабатываем условия контракта.

Заключаемый на бухгалтерский аутсорсинг договор – это разновидность договора оказания услуг.

Очень внимательно изучите содержание следующих пунктов:

  • список услуг, которые вам будут оказывать;
  • в какие сроки будет предоставляться информация и результаты;
  • степень ответственности;
  • условия прекращения сотрудничества.

Четкая формулировка каждого положения договора, исключение вероятности двоякого толкования – залог отсутствия спорных ситуаций и взаимовыгодного долгосрочного сотрудничества.

Шаг 5. Заключаем договор.

Заключение контракта на бухгалтерский и налоговый аутсорсинг возможно на различные сроки, которые устанавливаются в зависимости от ваших потребностей. На законодательном уровне срок действия договора не определен. Рекомендуется включить в договор пункт о возможном его продлении.

Стоит оговорить также в контракте и возможность его досрочного расторжения одной из сторон, которая должна будет возместить убытки или оплатить понесенные расходы. Обязательно следует прописывать и условия передачи информации.

Шаг 6. Переходим на новый формат работы.

Расходы на финансовый бухгалтерский аутсорсинг являются управленческими расходами, размер их указывается в договоре без учета НДС.

Если у вас какое-то время не было в штате главного бухгалтера и бухучет оказался запущен, то сотрудники аутсорсинговой компании могут восстановить документацию. Оказание такой услуги должно быть оговорено в контракте.

Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером.

За заключением договора следует передача аутсорсеру всей бухгалтерской документации. К ней относятся договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на покупку основных средств и др.

По окончании квартала и отчетного периода вы обязаны предоставить налоговой все необходимые подписанные документы. Если аутсорсинговая компания готовит и сдает отчетность за год, то обязательным является составление общего реестра всех переданных ей в течение отчетного года документов, которые она должна возвратить вам вместе с описью.

Читайте также
«Субсидиарная ответственность руководителя: основания, сроки и другие важные нюансы» Подробнее

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга


Часто руководство пугает необходимость тратить средства на оплату бухгалтерского аутсорсинга: цена на услугу не так уж мала. Однако эти расходы не являются дополнительными. Напротив, привлечение сторонней компании для ведения бухгалтерии позволяет хорошо сэкономить.

Содержание в штате своих бухгалтеров обходится дороже. К тому же аутсорсинг высвобождает время, которое можно потратить на выработку решений, способствующих развитию компании и увеличению дохода. НДС со стоимости аутсорсинговых услуг не взимается.

При выборе аутсорсера необходимо рассматривать сразу несколько предложений, сравнивая их с целью выявить фирму с наиболее компетентным, высококвалифицированным и опытным штатом. На этом этапе нельзя ошибиться, неправильный выбор чреват большими издержками.

Подыскивая поставщика услуг, нельзя ориентироваться только на их стоимость. Обязательно нужно учитывать, в каких вопросах компетентен персонал организации, иначе возникает риск не получить необходимые услуги, либо обслуживание будет некачественным, а решение проблем – несвоевременным. В результате возможны вопросы к вам у налоговых инспекторов или даже назначение штрафов.

Как выбрать аутсорсинговую компанию

Аутсорсинговую фирму нужно выбирать такую, которая сможет решить поставленные задачи и привести вас к желаемой цели, то есть соответствующую вашим требованиям и потребностям.


Основным критерием выбора должен быть уровень производительности и эффективности. Но имеют значение и другие факторы:

  1. Какая услуга вам нужна. Возможно, вы хотите, чтобы аутсорсер готовил ежемесячные отчеты, в том числе балансовые и по платежным ведомостям, отчитывался перед властями или отслеживал кредиторскую и дебиторскую задолженность. Или вам необходим внештатный специалист для подготовки банковских выверок и анализа либо ввода данных в бухгалтерское ПО. Не важно, какой услугой вы воспользуетесь, главное правильно разграничить зоны ответственности между своими работниками и персоналом аутсорсинговой компании.
  2. Конкурентоспособный ценовой диапазон. Каждый аутсорсер выбирает наиболее удобную для себя систему оплаты. Она может быть почасовой или помесячной. Для вас в этом вопросе главным является соответствие условий расчета вашим возможностям и потребностям. Но помните: делать выбор, основываясь только на экономической эффективности, нельзя.
  3. Экспертиза. Вы должны быть уверены в том, что персонал выбранной фирмы квалифицированный и опытный. Свяжитесь с ее клиентами, попросите дать оценку предоставляемым услугам, выясните, какое положение занимают клиенты на рынке и насколько они стабильны в финансовом плане. Аутсорсер должен оказывать высококачественные услуги и обеспечивать последовательные результаты.
  4. Защита данных. Особое внимание необходимо уделить безопасности ваших данных при передаче их аутсорсеру через Интернет. Если компания надежная, то она на высшем уровне заботится о конфиденциальности информации при ее обработке и обеспечивает гарантии безопасности всех сделок. Это очень важно, поскольку вы будете предоставлять сведения не только о движении денег, но и конфиденциальные данные.
  5. Гибкое соглашение об уровне обслуживания. Ваш потенциальный аутсорсер должен отличаться гибкостью в вопросе применения бухгалтерского ПО (уметь работать с расширенными электронными таблицами, программами e-conomic, Dinero, Billing’s Billing, SAP, Navision, QuickBooks и Xero). Одной из его задач является также обеспечение совместимости программного обеспечения с особенностями ваших бизнес-процессов. Хорошо характеризует аутсорсинговую компанию готовность подстраиваться под клиента и желание удовлетворить все его потребности и требования.

Какие нюансы свидетельствуют о высоком качестве бухгалтерского аутсорсинга?

Платите за то, что вам нужно, и когда вам это нужно. Аутсорсинговая организация подстраивается под ваши запросы: она может вести вашу бухгалтерию полностью либо брать на себя лишь часть обязанностей бухгалтера.

Цена фиксированной платы. Платить за выполненный объем работ гораздо выгоднее, чем по ставке.

Если стоимость услуг будет заранее оговорена, то вы сможете точно прогнозировать расходы на оплату бухгалтерского аутсорсинга.

Доступ к «глубокой скамейке». Если вы нуждаетесь в дополнительных услугах, то возможно включение в обслуживающую вас команду бухгалтерской, налоговой и консультационной экспертизы.


Удобство. Преимуществом бухгалтерского аутсорсинга (сопровождения компании высококлассными специалистами) является предоставление веб-системы для оплаты счетов и облачных систем учета, таких как QuickBooks, Intacct и NetSuite, которые можно настраивать в зависимости от потребностей компании.

Подготовка к передаче бухучета сторонней организации должна быть серьезной. Проверьте, есть ли у персонала требуемая квалификация. Желательно, чтобы она была подтверждена Институтом сертифицированных бухгалтеров, Ассоциацией дипломированных сертифицированных бухгалтеров и Ассоциацией техников бухгалтерского учета. Большое значение имеет также опыт работы.

Узнайте, какая репутация у выбранной компании, предоставляющей бухгалтерские услуги. Поищите отзывы, рекомендации. Выясните, устойчиво ли финансовое положение аутсорсера, каков уровень его конкурентоспособности. Насколько гибким является соглашение об уровне обслуживания.

Проверьте условия, на которых заключается договор. Узнайте, какую информацию вы должны будете предоставить. Это зависит от типа услуг, которыми вы хотите воспользоваться. Чтобы отдать на аутсорсинг отслеживание кредиторской задолженности, нужно предоставить сведения о должниках. Чтобы вести бухучет, аутсорсер должен иметь в распоряжении необработанные документы (счета-фактуры, банковские выписки и т. д.).

Для передачи на аутсорсинг полностью всей бухгалтерии (бухучета, начисления зарплаты, НДС и готовых счетов) потребуется предоставить исполнителю услуг следующие документы:

  • счета-фактуры, договоры по сделкам купли-продажи;
  • выписки по ссудам, если таковые имеются;
  • чековую книжку;
  • квитанции на мелкие кассовые сборы;
  • информацию о работниках – персональную и размер заработка;
  • данные по материальным запасам;
  • список дебиторов и кредиторов и информацию по расчетам с ними.

Могут понадобиться и другие сведения, поскольку требования для разных видов коммерческой деятельности отличаются. Определяется необходимый пакет документов и потребностями заказчика.

Критерии выбора компании, предоставляющей услуги по бухгалтерскому аутсорсингу

Если вам поступило предложение от нескольких аутсорсинговых фирм, то при выборе учитывайте следующие нюансы:

  • как долго компания присутствует на рынке;
  • какие у нее клиенты;
  • имеются ли лицензии и сертификаты;
  • рекомендации и отзывы.

Даже если о компании, занимающейся бухгалтерским аутсорсингом, отзывы хорошие, это не говорит о том, что выбор нужно сделать в ее пользу, не учитывая остальные критерии. Прежде чем подписывать контракт, стоит встретиться как с бухгалтером, который будет сопровождать вашу фирму, так и с руководителем направления, чтобы обозначить приоритеты и поставить задачи.

Если в ходе работы вам станет что-либо непонятно, не бойтесь попросить разъяснений. Если поставщик услуг добросовестный, он будет рад обратной связи и поможет решить проблему, а если нужно, то заменит бухгалтера.

Получить расчет
экономии

Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно

Фото с сайта dm-steklo.ru Фото с сайта dm-steklo.ru

Какие условия договора прописывать в договоре с главным бухгалтером, который работает удаленно, чтобы в будущем не возникло проблем. Елена Жугер, основатель бухгалтерской компании, раскрывает несколько важных моментов.

— Споры с главбухами на аутсорсе — распространенная ситуация. Например, бухгалтеры переезжают в другой офис — и потом перестают выходить на связь. В результате налоги и баланс не сданы. Оказывается, что бухучет в состоянии «конь не валялся». Первичные документы, которые передали таким специалистам, также трудно вернуть. Учет приходится восстанавливать.


Фото с сайта dm-steklo.ruЕлена Жугер
Учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс»

Что делать? Как правило «ноги» проблемы растут из неправильно составленного договора оказания услуг по ведению бухгалтерского учета. Там ни сказано ни слова об ответственности.

Еще один типичный пример. Директор говорит: «Мне нечего бояться, у меня за все отвечает бухгалтер». И очень разочаровывается, когда бухгалтер ни за что отвечать не собирается. Почему? Да потому, еще раз повторимся, что в договоре оказания бухгалтерских услуг предусмотрено все что угодно, но вот за что конкретно отвечает главный бухгалтер и в каком размере — об этом ни слова.

Каким должен быть договор, чтобы каждая из сторон понимала свои права и обязанности, чтобы четко была прописана ответственность и на основании заключенного соглашения можно было урегулировать спор между сторонами. Вот ряд существенных условий.

Предмет договора. Должна быть информация о том, какую именно услугу оказывает главбух:

  • Ведение бухгалтерского учета
  • Ведение налогового учета и расчет налогов
  • Работа с банковскими программами (например, «Клиент-Банк»)
  • Составление первичных учетных документов (при этом необходимо перечислить, каких именно)
  • Составление книги учета доходов и расходов
  • Ведение персонифицированного учета
  • Составление бухгалтерской и статистической отчетности
  • Другие обязанности, которые передаются на аутсорсинг

Подпишитесь на «Витамин А», чтобы читать целиком, или авторизуйтесь, если уже подписаны.




Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *