Содержание

Метод Парето

Закон Парето (также известный под названием Правило 80/20 или Метод Парето) – это один из самых распространенных способов вести деятельность эффективно. Суть закона Парето в том, что 20% затраченных действий дадут 80% результата, а остальные 80% усилий эффективны только на 20%. Иными словами, наибольшего результата можно достичь, затратив небольшие по количеству, но оптимальные по качеству ресурсы. Дальнейшие затраты времени малоэффективны или не принесут пользы вовсе. Многие успешные люди добились высот благодаря этому закону.

Происхождение

Метод соотношения 80/20 был сформулирован в конце XIX века экономистом Вильфредо Парето, когда тот исследовал правомерность распределения доходов, которые получали разные слои населения викторианской Англии. Ученый открыл для себя удивительный дисбаланс – 80% всех дивидендов принадлежало двадцати процентам населения.

Этот феномен подвергся более глубокому рассмотрению. Получилось, что 65% доходов принадлежит десяти процентам населения, а 50% материальных ресурсов – пяти процентам. Исследования распределения доходов в других странах, кроме Англии, дали точно такие же результаты.

Хоть закон 80/20 и был открыт в конце XIX века, Вильфредо Парето не смог корректно объяснить его, так что выяснение его экономического значения был отставлено до 1984 года. Тогда за закон 80/20 взялся профессор из Гарварда Джордж К. Зипф. Именно он установил, что всего 20-30% затрат отдают 70-80% эффективности результата. Именно Зипф вновь открыл закон Парето и дал ему имя в честь первооткрывателя.

Почти одновременно с этим Иосиф Юран, который изучал распределение дефектных товаров на производствах, вновь подтвердил действенность принципа 80/20. Затем ученый написал книгу, в которой сформулировал этот закон. Юран полагал, что этот метод сведет количество бракованных изделий к минимуму и улучшит качество товаров.

Юран заявлял, что закон неравного распределения 80/20 можно использовать не только на производственных предприятиях, а как один из методов исследования и криминальных ситуаций, транспортных происшествий и других схожих ситуациях.

Идея профессора заинтересовала ряд крупных японских предпринимателей. В 1953 году ученый прочитал в Японии несколько успешных докладов и был положительно принят своей публикой. К 1970-м годам закон Парето стал одним из перспективных способов продвижения предприятий. Метод диаграммы Парето обеспечил Японии прорыв в производстве, продемонстрировав наглядный пример его эффективности.

В маркетинге

Принцип Парето в маркетинге гласит, что слишком большие затраты ресурсов предприятия уходят на поддержание практически бесполезных, с точки зрения прибыли, вещей: от производства убыточных товаров до оплаты труда работников, без которых предприятие могло бы обойтись, затрат на привлечение бесперспективных покупателей. А это значит, необходимо обратить внимание на работу в самых полезных для предприятия диапазонах.

Необходимо обратить внимание на работу в самых полезных для предприятия диапазонах.

Потеря покупателя, с точки зрения закона Парето, крайне нежелательна. Ведь 80 процентов прибыли предприятие получает от 20 процентов клиентов. Несложно подсчитать, что на 1% ключевых текущих клиентов приходится около 4% дохода. Остальная часть клиентов лишь растрачивают временные и производственные ресурсы, не принося особого дохода.

Чтобы не совершить ошибку, нужно отдавать как можно больше сил на работу с покупателями с наивысшим потенциалом, а время работы с остальными 80% – сократить до минимума, и это не нанесет бюджету предприятия практически никакого ущерба. Выделившиеся ресурсы можно направить на развитие компании.

К радикальным изменениям подобного рода будет сложно привыкнуть изначально, ведь это подразумевает отказ от 80% всей работы в день, однако это повлечет за собой рост эффективности предприятия и возрастание доходов.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод – стремление к стопроцентному результату не всегда имеет смысл. Достигаемый результат не всегда может окупить затраты. Зачастую достаточно 80 процентов, которые затратят относительно небольшие средства. Подобный подход лег в основу массы эффективных стратегий.

Родственный метод используют некоторые художники, создавая свою картину. Часто можно увидеть, что некоторые детали произведения вырисованы менее тщательно, чем те, на которых сделан наибольший акцент.

Для эффективной жизни

Принцип 80/20 обрел большую популярность не только в производстве, но и во многих аспектах жизни людей и общества. С его помощью можно научиться распределять собственное время. В конце дня нужно провести анализ событий, обращая внимание только на то, что дало результат. Все остальное можно смело вычеркивать. Таким образом, даже самое сложное мероприятие покажется простым, но в то же время приносящим пользу.

Метод решений 80/20 может помочь в формировании бюджета. Стоит только определить, какая деятельность приносит 80% результата, и сконцентрироваться на ней, игнорируя менее значимые варианты.

Стоит только определить, какая деятельность приносит 80% результата, и сконцентрироваться на ней, игнорируя менее значимые варианты.

Вычислить наибольшую свою продуктивность можно при помощи данного закона. Нужно лишь определить время, в которое деятельность выполняется эффективнее всего. У каждого человека свой биоритм, кто-то лучше работает днем, а кто-то – ночью. В другое время дня способности будут менее эффективными.

Диаграмма Парето для Анализа Эффективности Проекта — GanttPRO

Проект – это сложный механизм с множеством деталей, в той или иной степени влияющих на процесс и конечный результат. И если визуализировать планирование и управление проектом можно при помощи диаграммы Ганта, то оценивать потери и эффективно анализировать деятельность поможет диаграмма Парето, основанная на законе Парето.


Менеджер проекта может справляться с управлением, руководить проектом, общаться с командой и другими участниками. Однако на каком-то этапе при проверке окажется, что запланированные результаты или вехи не достигаются и требуют больше усилий и времени. А это, в свою очередь, ведет к срыву сроков. Чтобы напрасно не тратить ресурсы и не распределять бессмысленные задачи, лучше вспомнить проверенный метод анализа эффективности – закон Парето.

Что такое закон, или принцип, Парето

Закон Парето для анализа проектов

Для начала разберемся, что это за принцип. В общем виде он формулируется так: 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. Соответственно, оставшиеся 80 процентов усилий дают всего 20 процентов результата.

Как правило, этого принципа придерживаются при анализе эффективности деятельности и ее оптимизации. Выбрав правильную последовательность действий, влияющих на результат, можно значительно сократить потраченное время на устранение ошибок.

Отметим,  что эти цифры не абсолютный ориентир. Скорее, относительное правило.

В честь кого назван закон

Принцип назван в честь Вильфредо Парето. Итальянец имел отношение к нескольким наукам и дисциплинам, в частности, инженерии, экономике и социологии.

Закон Парето – не единственное, названное в его честь. Его имя присутствует и в некоторых правилах в теории вероятности и в учениях о системах.

Любопытно, что принцип Парето не имеет прямого отношения к самому итальянцу. Его предложил спустя почти два десятка лет после его смерти один американец — специалист в области качества. Фамилия итальянца в названии – своего рода дань тому, что он вывел принцип 80/20.

Диаграмма Парето

Выведенное правило 80/20 графически отображается в диаграмме, или кривой, Парето. С ее помощью легко определить проблемные моменты и поставить соответствующие задачи для их решения. Таким образом, диаграмма – это инструмент, при помощи которого выявляются именно те причины, с устранения которых и нужно начать для решения возникающих проблем.

Диаграмма Парето представлена в виде столбцов, упорядочивание которых идет по нисходящей линии слева направо. Это означает, что самые важные причины, на которые и стоит обращать внимание, находятся слева.

Диаграмма Парето

Применение диаграммы Парето

Диаграмма применяется в менеджменте качества для устранения дефектов, ошибок. Также диаграмма Парето подходит и для применения в бизнес-анализе: она наглядно покажет, какие ваши клиенты или товары приносят наибольшую прибыль, а какие – наименьшую. Применяют ее и в управлении сервисами и, конечно же, управлении проектами.

Построение диаграммы Парето

Для простоты восприятия разберем пример построения на примере управления проектами. Предположим, сроки проекта затягиваются.

Для того чтобы построить диаграмму, нужно классифицировать все те данные, которые непосредственно повлияли на сроки. К примеру, он затянулся из-за сдвинутого времени выполнения задач по конкретным отделам. Выявляем причины и факторы, почему задачи не были выполнены вовремя. Это могут быть неправильная оценка сроков выполнения, невозможность приступить к работе, поскольку она связана с выполнением задач другого отдела, недостаток времени на тестирование, отставание в связи с появлением багов, прочее. Далее по каждому пункту следует отразить количество нарушений.

Итак, на горизонтальной оси указываем причины, факторы и проблемы.

На вертикальной оси указываются проценты.

Что это означает? Здесь приходим к сути закона, т.е. соотношению 80/20. Диаграмма покажет, из-за чего в значительной степени были сдвинуты сроки проекта (80 процентов), и что влияло на выполнение в незначительной степени (20 процентов). Именно поэтому легко определяется, устранению каких причин следует отдать приоритет как можно скорее, а какие моменты можно отложить из-за их незначительности.

В наиболее общем виде пример диаграммы Парето выглядит так.
Диаграмма Парето

Как видно, наиболее значимые события, которым следует отдать приоритет – это первые три столбика слева (смотрим на пересечение кривой с отметкой 80%). Остальные причины, находящиеся правее, в меньшей степени влияют на сроки проекта.

Диаграмма Парето в Excel

Построить диаграмму в Excel достаточно просто. Более того, в готовый пакет Excel 2016 она уже включена как базовая функция.

Диаграмма Парето в Excel

Преимущества диаграммы Парето

Менеджеры указывают на такие плюсы:

  • Простота использования;
  • Для построения достаточно Excel;
  • Наглядность данных;
  • Легко определить, чему следует отдать приоритет;
  • Быстрота расчета.

Недостатки диаграммы Парето

Недостатки диаграммы — своеобразные следствия преимуществ. Из-за того, что отдается приоритет важным моментам, теряются менее значимые проблемы, которые также оказывают влияние на проект.

Диаграмма Ганта + диаграмма Парето = успешное управление проектом

Диаграмма Парето помогает устранять ошибки и повышать эффективность и оптимизацию. Планировать же и управлять проектом помогает совершенно другой способ – диаграмма Ганта.

Она отображается не в виде столбцов и кривой, а в виде горизонтальных линий – задач со сроками их выполнения, прогрессом каждой из них и т.д.

В онлайн диаграмме Ганта GanttPRO все процессы по управлению визуализированы в удобном виде. Менеджер четко видит все задачи с датами начала и окончания, зависимости между ними, знает, кто какую задачу выполняет и каков прогресс ее выполнения.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Кроме этого, инструмент предоставляет возможности для управления командой, управлению ресурсами и широкому выбору готовых шаблонов диаграмм Ганта для ваших проектов.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

А какими инструментами пользуетесь вы для управления проектами? Делитесь с нами в комментариях 🙂

Анализ Парето

Анализ Парето получил свое название по имени итальянского экономиста Вилфредо Парето, который показал, большая часть капитала (80%) находится в руках незначительного количества людей (20%). Парето разработал логарифмические математические модели, описывающие это неоднородное распределение, а математик М.О. Лоренц представил графические иллюстрации.

Правило Парето — «универсальный» принцип, который применим во множестве ситуаций, и без сомнения — в решении проблем качества. Джозеф Джуран отметил «универсальное» применение принципа Парето к любой группе причин, вызывающих то или иное последствие, причем большая часть последствий вызвана малым количеством причин. Анализ Парето ранжирует отдельные области по значимости или важности и призывает выявить и в первую очередь устранить те причины, которые вызывают наибольшее количество проблем (несоответствий).

Анализ Парето как правило иллюстрируется диаграммой Парето (рис. ниже), на которой по оси абсцисс отложены причины возникновения проблем качества в порядке убывания вызванных ими проблем, а по оси ординат — в количественном выражении сами проблемы, причем как в численном, так и в накопленном (кумулятивном) процентном выражении.

На диаграмме отчетливо видна область принятия первоочередных мер, очерчивающая те причины, которые вызывают наибольшее количество ошибок. Таким образом, в первую очередь, предупредительные мероприятия должны быть направлены на решение проблем именно этих проблем.

Диаграмма Парето

Стратификация

В основном, стратификация — процесс сортировки данных согласно некоторым критериям или переменным, результаты которого часто показываются в виде диаграмм и графиков

Мы можем классифицировать массив данных в различные группы (или категории) с общими характеристиками, называемыми переменной стратификации. Важно установить, которые переменные будут использоваться для сортировки.

Стратификация — основа для других инструментов, таких как анализ Парето или диаграммы рассеивания. Такое сочетание инструментов делает их более мощными.

На рисунке приведен пример анализа источника возникновения дефектов. Все дефекты (100%) были классифицированы на четыре категории — по поставщикам, по операторам, по смене и по оборудованию. Из анализа представленных донных наглядно видно, что наибольший вклад в наличие дефектов вносит в данном случае <поставщик 1>.

Стратификация данных.

Контрольные карты

Контрольные карты — специальный вид диаграммы, впервые предложенный В. Шухартом в 1925 г. Контрольные карты имеют вид, представленный на рис. 4.12. Они отображают характер изменения показателя качества во времени.

Общий вид контрольной карты

Контрольные карты по количественным признакам

Контрольные карты по количественным признакам — это как правило сдвоенные карты, одна из которых изображает изменение среднего значения процесса, а 2-я — разброса процесса. Разброс может вычисляться или на основе размаха процесса R (разницы между наибольшим и наименьшим значением), или на основе среднеквадратического отклонения процесса S.

В настоящее время обычно используются x- S карты, x — R карты используются реже.

Контрольные карты по качественным признакам

Карта для доли дефектных изделий (p — карта)

В p — карте подсчитывается доля дефектных изделий в выборке. Она применяется, когда объем выборки — переменный.

Карта для числа дефектных изделий (np — карта)

В np — карте подсчитывается число дефектных изделий в выборке. Она применяется, когда объем выборки — постоянный.

Карта для числа дефектов в выборке (с — карта)

В с — карте подсчитывается число дефектов в выборке.

Карта для числа дефектов на одно изделие (u — карта)

В u — карте подсчитывается число дефектов на одно изделие в выборке.

Бланк контрольной карты

Что представляет собой принцип 80/20?

Принцип 80/20 провозглашает, что существует врожденный дисбаланс между затратами и производительностью, причинами и следствиями и усилиями и результатами. Он устанавливает, что только меньшая часть причин, затрат или усилий приводит к достигнутым результатам, производительности или вознаграждению. Лишь малая часть вещей важна, большая же часть их таковыми не является.

Уровень такого дисбаланса прекрасно выражается соотношением 80/20: типичная модель для практической жизни заключается в том, что 80% достигнутой производительности получается при вложении 20% затрат; 80% последствий вытекает из 20% причин или 80% результатов происходят от 20% затраченных усилий.

Это соотношение отражает взаимосвязи в природе, которые являются запутанным клубком противоречий или порядка и беспорядка, системности и безсистемности.

Принцип 80/20 включает статическое распределение причин в определенный момент времени в отличие от изменения во времени. «Искусство использования принципа 80/20 состоит в идентификации того, каким путем развивается в данный момент крупица реальности и максимально эксплуатировать это знание». Числа 80/20 — это только метафора и соотношение, которого полезно достичь. Реальное соотношение может несколько отличаться от 80/20.

Принцип 80/20 имеет очень много сфер применения. «Он может с успехом применяться в любой отрасли и организации, для любой функции, выполняемой организацией, и любой конкретной работы». Этот принцип наиболее эффективен, если вам удастся выявить скрытые резервы, тогда вы сможете отдать предпочтение наиболее продуктивным процессам и устранить влияние негативных факторов.

Достижение прогресса при применении принципа 80/20

Принцип 80/20 внутренне оптимистичен, поскольку с его помощью можно выявить реальное состояние дел, находящихся в значительно худшем состоянии, чем они должны были бы находиться, и указать направление действий для достижения более эффективного состояния. Для достижения прогресса и увеличения производительности вам необходимо пустить в дело 20% ресурсов, которые действительно необходимы для достижения цели и получения оставшихся 80% от обоснованного уровня. «Прогресс поднимает вас на новый и более высокий уровень. Но и на этом уровне будет сохраняться соотношение отдача/вложения. Таким образом, вы снова можете подняться на более высокий уровень».

Анализ по принципу

Анализ по принципу 80/20 может быть использован для изменения соотношения, которые описываются этой формулой. Во-первых, одна из его функций заключается в раскрытии ключевых факторов, обуславливающих это соотношение, 20% вложений, которые дают отдачу в 80%. Анализ предназначается для того, чтобы повысить эффективность 80% невидимых вложений, которые способствуют получению только 20% отдачи 80/20.

Анализ необходимо применять осторожно, систематически, в противоположность прямолинейному мышлению, которое может привести к непониманию принципа 80/20 и его возможному неприятию. «Не обольщайтесь, думая, что количественную переменную, которую кто-то другой ищет…, представляет интерес. Это упрощенное мнение. Наиболее ценный вклад от анализа 80/20 всегда поступает от рассмотрения нелинейных отношений, которыми другие пренебрегают».

Мышление по принципу 80/20

Этот принцип, применяемый в вашей жизни каждодневно, поможет вам изменить ваше поведение и сконцентрировать свои усилия на наиболее важных 20% вашей деятельности. Применяя в своей деятельности принцип мышления 80/20, вы сможете достичь гораздо большего с меньшими затратами. Если вы решились перейти к принципу мышления 80/20, вы должны постоянно задавать себе вопрос о том, что составляет те необходимые 20%, которые принесут вам отдачу в 80%?

Никогда не думайте, что вам автоматически станет известен ответ на этот вопрос, но постарайтесь уделить время созидательному   обдумыванию этого вопроса. «На каждую унцию знания, полученную расчетными методами, должно приходиться много фунтов знания, получаемого интуитивно и подсознательно».

Принцип 80/20 и ваш бизнес

Ключевой вопрос принципа 80/20 применительно к бизнесу заключается в том, как создать максимально возможные ценности для участника бизнеса и получить как можно больше денег с наименьшими затратами средств и усилий.

Любой частный бизнес может получать чрезвычайно высокую отдачу при практическом применении принципа 80/20. Наиболее эффективное применение принципа 80/20 достигается, когда вы «разграничиваете области, в которых вы действительно достигаете прибыли, от областей, в которых вы несете убытки. Каждый деловой человек думает, что ему это известно, и почти каждый из них ошибается. Если бы они имели реальную картину своего бизнеса, они могли бы существенно трансформировать свою деятельность». Фокус заключается в том, чтобы обнаружить сферы, в которых вы получаете наибольшую прибыль, будь это изделия, рынок, тип клиентов, технология, канал сбыта, отрасль, страна, виды сделок, сотрудники или группа сотрудников и отдать им предпочтение, а также выявить зоны потерь, с тем, чтобы исключить их.

Принцип 80/20 и инновация

Инновация является совершенно необходимым процессом, чтобы в будущем достичь конкурентных преимуществ. При применении созидательного принципа 80/20 к инновационному процессу вы сможете гораздо легче осуществить его, если примете во внимание следующие идеи:

  • 80% стоимости, получаемой вашими клиентами, зависят лишь от 20% тех усилий, которые затрачивает ваша организация;

  • 80% прибыли от любого изделия или услуги может быть получено от 20 % затрат;

  • 80% прибыли, получаемой в вашей отрасли приносят только 20% фирм. Если ваша фирма не попала в их число, постарайтесь изучить, что они делают правильно, а вы нет?

80% ваших ресурсов производят только 20% ценностей — это соотношение всегда дает альтернативные возможности для настоящих предпринимателей и инноваторов.

Простота прекрасна

Для того, чтобы преуспеть в смене стиля руководства и преобразовать ваш бизнес в соответствии с Теорией фирмы 80/20, вам необходимо продемонстрировать, что простота прекрасна и доказать этот принцип. До тех пор, пока вы этого не осознаете, вы никогда не захотите отказаться от 80% вашего бизнеса и накладных расходов.

«Истина заключается в том, что убыточный бизнес потому и убыточен, что для него требуются излишние накладные расходы и потому, что множество сфер деятельности превращает организацию в ужасающе сложную систему».

И именно сложность и приводит к упадку. Внутренняя сложность механизма фирмы означает огромные скрытые затраты и способствует поглощению доходов эффективнее, чем какой-либо фактор.

«Сложную систему можно упростить и, тем самым, увеличить доходы. Все это должно привести к пониманию цены сложности (или ценности простоты) и придать смелости, чтобы ликвидировать, по крайней мере, четыре пятых смертельных для фирмы накладных управленческих расходов»

Использованию перечисленных выше групп статистических методов посвящена обширная специальная литература (Более подробную информацию Вы можете получить из книги «Менеджмент систем качества»,

С учётом современных философских воззрений можно определить категорию «качество» как объективную, существенную, относительно устойчивую внутреннюю определённость целостности предметов и явлений, а также специфических групп предметов, коллективов, систем, абстрактных представлений.

Если философское определение качества распространяется на материальный мир и охватывает всю совокупность свойств продукции, то приводимое в действующих нормативно-методических документах (Стандарт ИСО 8402-94 Качество. Словарь. и ГОСТ 15467-79 Управление качеством продукции. Основные понятия. Термины и определения) определение качества, как совокупности свойств и характеристик изделия или услуги, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности, ориентировано только на его применение по отношению к продукции.

Показатели качества продукции носят относительный характер, поскольку:

  • установленные и предполагаемые потребности могут со временем меняться: то, что вчера нас удовлетворяло — сегодня может быть неприемлемым;

  • понятие качества может быть применено к любому этапу или ряду этапов «спирали качества», что также приводит к его относительности;

  • относительный характер носит и понятие «уровень качества продукции», которое используется для количественной характеристики качества и значение которого определяется путём сравнения показателей качества оцениваемой продукции с показателями качества базового образца.

Поэтому при создании систем качества необходимо исходить из целей, которые ставятся при её создании, и конкретизировать понятие качества. При этом обязательно нужно учитывать требования общества.

Заключение – до 5 мин.

Методические рекомендации:

— обобщить наиболее важные, существенные вопросы лекции;

— сформулировать общие выводы;

— поставить задачи для самостоятельной работы;

— ответить на вопросы студентов.

Лекция разработана «___»________200__г.

_______________________ (Дерябина О.В.)

(подпись, фамилия и инициалы автора)

38

как построить, примеры :: SYL.ru

График Парето — очень полезный инструмент, иллюстрирующий основные причины складывающейся ситуации. Анализ Парето — это процесс ранжирования для определения того, какие из многих возможностей следует использовать в первую очередь. Он также известен как «отделение жизненно важных немногих от тривиальных многих». Диаграмма Парето показывает относительную частоту дефектов в ранговом порядке и обеспечивает инструмент определения приоритетов. Поэтому с ее помощью можно организовать эффективные мероприятия по совершенствованию любого процесса.

Просто об анализе дефектов

Теория возникла в 1897 году, когда итальянский экономист по имени Вилфредо Парето создал формулу, представляющую неравномерное распределение богатства, что позже стало известно, как правило Парето (или правило 80/20). Многие слышали его высказывание, что 20% людей вызывают 80% проблем. Этот принцип начали применять для анализа дефектов, отделяя «существенные немногие» от «тривиальных многих». Ниже приведен пример дефектов краски с завода автомобильной сборки.

Диаграмма Парето в Excel

После рассмотрения вышеприведенной диаграммы, нет вопроса, какой аспект для успешной работы необходим в первую очередь. Однако график построен только на базе одного измерения — расхода. В нем видно, что на показатель достижения наивысших доходов влияет больше всего нарушение сроков поставки, а повреждения при перевозках практически не влияют на доходность. Чтобы повысить ее, вероятно, наивысшим приоритетом будет мероприятия по устранению нарушений сроков поставки.

Можно создавать график, используя практически любую электронную таблицу или программное обеспечение. Они часто строятся с горизонтальными полосами и без общей процентной линии, как показано ниже.

Правило 80/20

График Парето — это механизм, позволяющий сосредоточить внимание на приоритетах при принятии решений. Это хороший коммуникационный инструмент, который описывает данные в простой и удобной для чтения форме. Он помогает изучать и анализировать частоту события в процессах и идентифицировать крупнейших участников.

Преимущества использования диаграмм Парето в экономическом плане:

  1. Разбивает большую проблему на мелкие части.
  2. Определяет наиболее важные факторы, показывает, на чем сосредоточить усилия для достижения целей.
  3. Позволяет лучше использовать ограниченные ресурсы.

Эти особенности помогают выделить несколько основных проблем из множества вероятных, чтобы сосредоточить усилия по улучшению, упорядочить данные в соответствии с приоритетом, определить, какие проблемы наиболее важны.

Построение диаграммы Парето может ответить на следующие вопросы:

  1. Каковы самые большие проблемы, стоящие перед командой или бизнесом.
  2. Какие 20% источников производят 80% проблем.
  3. Где должны сосредоточить усилия на достижение наибольших успехов.
Метод диаграммы Парето

Определения приоритетов

Этот подход используется, чтобы установить, с какими вопросами человек может столкнуться в первую очередь, например, получив новую должность. Не является удивительным тот факт, что вновь назначенный руководитель наследует целый ряд проблем, требующих первоочередного интереса. В идеале он захочет сосредоточить свое внимание на решении наиболее важных вопросов. Но как правильно их определить?

Анализ диаграммы Парето — это простой способ установления приоритетов возможных трансформаций путем выявления проблем, которые будут устранены после реализации изменений. Используя этот подход, можно установить приоритеты отдельных изменений, которые будут лучше всего совершенствовать ситуацию. Анализ Парето использует принцип 80/20. С помощью этого инструмента надо попытаться найти 20 % процессов, которые обеспечат 80% результатов.

При построении диаграммы Парето качество базы данных имеет первоочередное значение. Правильно построенный график наглядно иллюстрирует отсутствие симметрии, которая может возникнуть между выполненной работой и достигнутыми результатами. Например, 13 % ее могут генерировать 87% прибыли. Или 70% проблем можно решить, имея дело с 30% причин.

Принцип создания инструментов

Перед построением диаграммы Парето нужно выполнить подготовительную работу. Порядок операций:

  1. Определить список проблем, которые необходимо решить. Побеседовать с клиентами и членами команды, чтобы учесть их мнение.
  2. Определить корневую причину каждой проблемы. Такие методы, как «мозговой штурм», «5 почему», «анализ причин и следствий» и «анализ корневых причин» помогут с этим справиться и описать математически каждый вопрос. Используемый метод подсчета зависит от задачи, которую нужно решить. Например, если улучшается прибыль, можно описать вопрос на основе того, сколько она стоит. В качестве альтернативы (если нужно повысить удовлетворенность клиентов) можно зачислить их на основе количества жалоб, устраненных путем решения проблемы.
  3. Сгруппировать проблемы по причинам. Например, если три проблемы вызваны нехваткой персонала, поместите их в одну группу. Выставить оценки для каждой группы. Добавить баллы для причин. Группа с лучшими показателями — наивысший приоритет, а с худшими — низкий.
  4. Разобраться с причинами, касающимися приоритетной проблемы или их группы. Нужно иметь в виду, что проблемы с низким приоритетом, возможно, даже не стоят беспокойства, так как их решение может стоить больше, чем результат от их разрешения.
Анализ диаграммы Парето

10 шагов для создания графиков

Для построения диаграммы Парето используют три столбца, например: тип дефектов, их количество и совокупный процент. График должен ответить на вопрос, какие из этих 20% дефектных типов составляют 80% рассматриваемой бизнес-проблемы. После построения графика приступают к диаграмме.

Процесс построения:

  1. Определяют классификацию для графика. Если желаемая информация отсутствует, можно получить ее путем разработки контрольных листов. Выбрать временной интервал для анализа. Интервал должен быть довольно длинным, чтобы соответствовать типичной производительности.
  2. Определить общие события, например, стоимость, дефекты и т. д. Для каждой категории определить общую сумму. Если есть несколько категорий, которые составляют лишь небольшую часть от общей суммы, лучше сгруппировать их в группу под названием «Другое».
  3. Вычислить процент для каждой категории путем деления общей суммы на общее количество и умножить на 100.
  4. Ранжировать категории от самых больших итоговых событий до самых маленьких.
  5. Вычислить совокупный процент.
  6. Построить диаграмму с левой вертикальной осью.
  7. Поместить соответствующую метку на ось.
  8. Начертить правую вертикальную ось (от 0 до 100%), при этом 100% с правой стороны будет той же высоты, что и общая сумма с левой стороны.
  9. Обозначить горизонтальную ось именами категорий. Обозначить точки, представляющие количество каждой категории. Построить колонки, высота которых определяется левой вертикальной осью.
  10. Нарисовать линию, которая показывает кумулятивный процентный столбец таблицы анализа Парето.

Совокупная процентная линия определяется правой вертикальной осью.

Диаграмма Парето качество

Создать таблицы в Excel

Чтобы сделать диаграмму Парето в Excel, сначала нужно подготовить данные. Как только у исследователя есть значения для каждой причины, можно легко вычислить кумулятивные проценты, используя формулы Excel. И также понадобится фиктивная серия для отображения «среза %» в диаграмме, можно выбрать любой формат, который будет удобен для пользователя.

Подготовив данные, строят диаграмму Pareto простым 5-ступенчатым процессом:

  1. Начертить диаграмму столбца, используя показатели важности причины. Добавить кумулятивный % s к диаграмме, как строку. Выбрать третий столбец, нажать ctrl + c (копия).
  2. Выбрать диаграмму и нажать ctrl + v (paste). Excel добавит еще одну колонку в диаграмму. Просто выбрать его и изменить тип серии на линейную диаграмму. Переместить кумулятивную часть % s на вторичную ось. Выбрать линейную диаграмму, перейти к «format data series» ( можно нажать ctrl + 1) и изменить ось для этой серии от первичной до вторичной. Добавить сокращение % к диаграмме Парето в Excel.
  3. Выбрать четвертый столбец в таблице данных, скопировать и вставить его в диаграмму. Это должно быть вставлено, как новая линейная диаграмма.
  4. Если столбца нет, то выполнить еще раз шаг 2 .
  5. Наконец, отрегулировать форматирование, чтобы сделать финальную опцию. Настроить форматирование диаграммы, чтобы выполнить ее более презентабельной.

Программное обеспечение

Программное обеспечение создания диаграмм

Создание диаграммы Парето — это не очень сложный процесс даже без специального программного комплекса. Однако многие пользуются специальными программами. Особенно широкое распространение имеет простое программное обеспечение Minitab, которое автоматически создает диаграмму Парето, выбрав Stat> Quality Tools> Pareto Chart или Assistant> Graphical Analysis> Pareto Chart. Необходимо получить данные, в которых каждое наблюдение записывается в отдельной строке рабочего листа или сводных данных, в которых подсчитывается количество очков для каждой категории.

Порядок операций:

  1. Собрать исходные данные о проблеме.
  2. Убедиться, что полученная информация полностью представляет исследовательский процесс. Например, если подсчитывается количество предметов, возвращаемых в магазин электроники за определенный месяц в нескольких районах, то не должны собирать данные только из одного магазина, а использовать для принятия решений данные всех точек реализации.
  3. Подтвердить данные и добавить наблюдения в каждую из категорий.
  4. Дать название горизонтальной и вертикальной осям.
  5. Сделать ширину всех горизонтальных полос одинаковыми и назвать категории в порядке от самой большой до самой маленькой.
  6. На вертикальной оси использовать целые цифры, которые немного превышают рейтинг высшей категории и включают в себя блок измерения.
  7. Создать панели категорий, используя вертикальную ось. Нарисовать столбцы для каждой, соответствующие расчетам.
  8. Обеспечить ширину каждого столбца одинаковой.
  9. Добавить кумулятивные счета и строки.

Шаблоны диаграмм Pareto

Хотя они могут быть легко разработаны, далеко не все имеют возможности сделать это самостоятельно. К счастью, пользователи могут воспользоваться шаблонами и создавать диаграммы и в Microsoft Excel.

Диаграмма Парето как построить

Это очень удобно для анализа. Позволяет легко удалять строки, копировать и вставлять их, не портя исходные формулы.

Имея под рукой шаблоны, можно использовать диаграммы Pareto в любой отрасли, например, для управления запасами. Так 20% продаж приходится на 80% запасов продуктов. Или можно проанализировать совокупный вклад в продажи среди магазинов и регионов.

Для эффективности используют двойную ось графика. При этом всегда можно их отформатировать.

Применение графического метода

Диаграмма Парето — это инструмент базового качества, который помогает выявлять наиболее частые недостатки, жалобы или любой другой фактор, который можно учесть и классифицировать. Она помогает визуализировать, какие факторы составляют 20 процентов, какие являются жизненно важными, а какие «тривиальными многими».

Согласно закону Парето, кумулятивная линия резко возрастает для первых нескольких типов дефектов, а затем выравнивается. В тех случаях, когда полосы примерно одинаковой высоты, совокупная процентная линия упрощает сравнение категорий. Она применима к очень широкому кругу ситуаций как в рамках улучшения качества, так и за его пределами. На уровне руководства или управления метод может использоваться в начале нового раунда улучшения качества, чтобы выяснить, какие бизнес-проблемы отвечают за большинство жалоб или потерь, и выделять ресурсы для улучшения.

Применение графического метода

Перед тем как построить в Excel диаграмму Парето, требуется идентифицировать проект и собрать команду для улучшения проблемы. Она может помочь выбрать соответствующие области, на которых нужно сосредоточиться. Это важно, потому что большинство бизнес-задач весьма многогранные.

Например, задержки доставки могут возникать по самым разным причинам: от механических сбоев и несчастных случаев до ошибок ввода данных и проблем с поставщиками. Если есть много возможных причин, на которых может сосредоточиться команда, разумно собирать данные о том, на какие категории приходится наибольшее количество инцидентов.

Метод диаграммы Парето может быть очень полезен при разрешении конфликтов. У членов команды могут быть резкие разногласия относительно того, как действовать, что также требуется учитывать.

Пример анализа проблем производства

Рассмотрим возможности диаграммы Парето. Пример, в котором показан расчет управления процессом. Покупатель приобрел в собственность неудачный сервисный центр с множеством проблем, которые необходимо решить. Его цель — повысить общую удовлетворенность клиентов. Изучая проблемы производственного процесса, была составлена таблица.

Построение диаграммы Парето

Хозяин объединил проблемы вместе (шаги 4 и 5). Он оценил каждую группу по количеству жалоб и оформил строки образом: Отсутствие обучения ( 5 и 6) — 51 жалоба. Слишком мало обслуживающего персонала (1 и 2) — 21 жалоба. Плохая организация и подготовка ( 3 и 4) — 6 жалоб.

Диаграмма Парето как построить в Excel

Как видим, собственник получит самые большие преимущества, предоставив персоналу больше обучения. Как только это будет сделано, стоит подумать о возможности увеличения числа сотрудников в Call-центре. Однако, возможно, это не будет необходимо, так как количество жалоб может снизиться, а обучение должно помочь людям быть более продуктивными.

Проводя анализ Парето, собственник может сосредоточиться на обучении как на проблеме, а не распространять свои усилия на обучение, принимать новых сотрудников и, возможно, устанавливать новую компьютерную систему, чтобы помочь инженерам быть более подготовленными.

Ключевые моменты

Анализ Парето — это простой способ определения приоритетности работы по решению проблем. Чтобы использовать анализ, нужно уметь определить проблемы и их причины. Затем оценить каждую и сгруппировать их по причинно-следственным признакам. Затем добавить оценку для каждой группы и начать работу над поиском решения проблем в группе с наивысшей оценкой.

Анализ не только показывает самую важную проблему для решения, но и дает оценку, насколько серьезной она является. Диаграмма Парето — простая в использовании и мощная графическая подсказка на ранних этапах разрешения проблем. Она является эффективной стратегией снижения сложности проекта.

Диаграмма Парето, принцип Парето

8 Ноябрь 2012       Евгений Неделин            Просмотров:  
Принцип Парето. Диаграмма ПаретоПринцип Парето. Метод «Диаграмма Парето»

Авторы метода: В. Парето (Италия), 1897 г, М. Лоренц (США), 1979 г.

Назначение метода

Применяется практически в любых областях деятельности. Японский союз ученых и инженеров в 1979 г. включил диаграмму Парето в состав семи методов контроля качества.

Цель метода

Выявление проблем, подлежащих первоочередному решению.

Суть метода

Диаграмма Парето — инструмент, позволяющий выявить и отобразить проблемы, установить основные факторы, с которых нужно начинать действовать, и распределить усилия с целью эффективного разрешения этих проблем.

Различают два вида диаграмм Парето:

  1. по результатам деятельности — предназначена для выявления главной проблемы нежелательных результатов деятельности;
  2. по причинам — используется для выявления главной причины проблем, возникающих в ходе производства.

План действий

  • Определить проблему, которую надлежит решить.
  • Учесть все факторы (признаки), относящиеся к исследуемой проблеме.
  • Выявить первопричины, которые создают наибольшие трудности, собрать по ним данные и проранжировать их.
  • Построить диаграмму Парето, которая объективно представит фактическое положение дел в понятной и наглядной форме.
  • Провести анализ диаграммы Парето.

Особенности метода

Принцип Парето (принцип 20/80) означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Диаграмма Парето

Общие правила построения диаграммы Парето

  1. Решить, какие проблемы (причины проблем) надлежит исследовать, какие данные собирать и как их классифицировать.
  2. Разработать формы для регистрации исходных данных (например, контрольный листок).
  3. Собрать данные, заполнив формы, и подсчитать итоги по каждому исследуемому фактору (показателю, признаку).
  4. Для построения диаграммы Парето подготовить бланк таблицы, предусмотрев в нем графы для итогов по каждому проверяемому фактору в отдельности, накопленной суммы числа появлений соответствующего фактора, процентов к общему итогу и накопленных процентов.
  5. Заполнить таблицу, расположив данные, полученные по проверяемому фактору, в порядке убывания значимости.
  6. Подготовить оси (одну горизонтальную и две вертикальные линии) для построения диаграммы. Нанести на левую ось ординат шкалу с интервалами от 0 до общей суммы числа выявленных факторов, а на правую ось ординат — шкалу с интервалами от 0 до 100, отражающую процентную меру фактора. Разделить ось абсцисс на интервалы в соответствии с числом исследуемых факторов или относительной частотой.
  7. Построить столбиковую диаграмму. Высота столбца (откладывается по левой шкале) равна числу появлений соответствующего фактора. Столбцы располагают в порядке убывания (уменьшения значимости фактора). Последний столбец характеризует «прочие», т. е. малозначимые факторы, и может быть выше соседних.
  8. Начертить кумулятивную кривую (кривую Парето) — ломаную, соединяющую точки накопленных сумм (количественной меры факторов или процентов). Каждую точку ставят над соответствующим столбцом столбиковой диаграммы, ориентируясь на его правую сторону.
  9. Нанести на диаграмму все обозначения и надписи.
  10. Провести анализ диаграммы Парето.

Примечание. Существуют и другие варианты построения диаграммы Парето.

Дополнительная информация:

  • Пытайтесь достичь высоких результатов лишь по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу.
  • Концентрируйтесь только на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.
  • В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов.
  • Максимально используйте те немногие удачные моменты, когда вы способны показать наивысшие результаты.
  • Нехватка времени — миф. На самом деле времени у нас предостаточно. По-настоящему мы используем только 20% нашего дня. А многие талантливые люди делают основные «ходы» в течение нескольких минут.

Достоинства метода

Простота и наглядность делают возможным использование диаграммы Парето специалистами, не имеющими особой подготовки.

Сравнение диаграмм Парето, описывающих ситуацию до и после проведения улучшающих мероприятий, позволяют получить количественную оценку выигрыша от этих мероприятий.

Недостатки метода

При построении сложной, не всегда четко структурированной диаграммы возможны неправильные выводы.

Ожидаемый результат

Принятие решения на основании анализа диаграммы Парето.

А.М. Кузьмин

Наши тренинги, которые могут быть вам полезны:

Статьи по теме: 

Принцип Парето. Метод Диаграмма Парето

Рейтинг публикации:
Диаграмма Парето Загрузка…
Поделиться в соцсетях:

    

Анализ Парето (диаграмма Парето) — Мегаобучалка

 Автор статьи: Губарев Андрей Викторович, кандидат технических наук.

Свое название данный вид анализа получил в честь итальянского экономиста Вилфредо Парето, который в конце XIX века при исследовании распределение богатства пришёл к выводу, что большая доля благ (примерно 80%) сосредоточена у небольшого числа людей (около 20%). Исходя из приведенного соотношения принцип Парето часто называют «принцип 80/20».

Если перефразировать данный принцип по отношению к вопросам управления качеством, то можно предложить несколько его формулировок:

1) 20% оборудования дает 80% дефектных изделий;

2) 20% факторов (причин) обуславливают появление 80% проблем или дефектных изделий.

По отношению к сфере образования принцип Парето можно сформулировать следующим образом: 80% неудовлетворительных оценок получают 20% студентов (учеников).

Диаграмма Парето является действенным инструментом, позволяющим распределить усилия для разрешения возникающих проблем и выявить причины их появления, требующие первоочередных действий. Она обеспечивает простой графический метод классификации причин от наиболее до наименее важных.

В общем случае различают две разновидности диаграммы Парето:

1) Диаграмма Парето по результатам деятельности.Данная диаграмма помогает выявить главную проблему (проблемы) связанную с исследуемой продукцией, услугой, процессом или деятельностью организации в целом и отражает негативные, неприемлемые или нежелательные результаты деятельности:

— в сфере качества: дефекты, неисправности, ошибки, отказы, рекламации, ремонты, жалобы потребителей, возвраты продукции;

— в сфере себестоимости: объём потерь, затраты на хранение сырья, материалов, комплектующих, готовой продукции, затраты на доработку, стоимость постпродажного сервиса;

— в сфере поставок: нехватка запасов, переполнение складов, ошибки в составлении счетов, дефектные материалы или комплектующие, срывы сроков поставок;

— в сфере безопасности: несчастные случаи, производственные травмы, аварии оборудования, критические дефекты продукции;



— в сфере рынка сбыта: отток клиентов, снижение объема заказов, уменьшение доли на рынке.

2. Диаграмма Парето по причинам. Данная диаграмма отражает причины проблем, возни­кающих в ходе реализации процессов жизненного цикла продукции или услуги, и помогает выявить главную:

— по персоналу: смена, бригада, конкретный исполнитель, возраст, стаж, квалификация, индивидуальные навыки сотрудника;

— по оборудованию: станки, агрегаты, производитель, модели, функциональные возможности, инструментальная оснастка, штампы, технология;

— по сырью: изготовитель, вид сырья, поставщик, партия;

— по методам работы: условия производства, приёмы работы, после­довательность операций.

Алгоритм построения диаграммы Парето представлен на рис. 2.1. В соответствии с данным алгоритмом можно выделить семь этапов построения диаграммы:

1) Выбор объекта исследования.

На данном этапе необходимо определить круг проблем, которые предстоит исследовать. В любой организации всегда можно выделить множество проблем и задач, требующих решения, например: дефектная продукция, срыв планов производства, удовлетворенность потребителя, простои оборудования, производственный травматизм и т.д.

Выбрав объект исследования необходимо определиться с требуемой информацией и методами ее классификации. Требуемая информация может включать в себя данные о дефектах, месте и времени их появления, персоналу, применяемым оборудованию, материалу, комплектующим и т.д.

Рис. 2.1.Алгоритм построения диаграммы Парето

В случае если планируется собирать информацию, например, о видах дефектов или о факторах их вызывающих всегда целесообразно в системе классификации предусмотреть раздел «прочие» для редко случающихся событий.

Все необходимые данные об объекте исследования должны собираться в строго определенный интервал времени и с помощью одних и тех же методов.

2) Разработка контрольных листков.

На данном этапе разрабатывается бланк контрольного листка для сбора информации, которая была определена на предыдущем этапе. Он должен содержать максимум идентификационной (наименование изделия, партия и т.д.) и регламентирующей (период, метод контроля и т.д.) информации.

3) Сбор и обработка данных.

Данный этап заключается в проведении контрольно-измерительных операций с объектом исследования и занесении полученной информации в контрольный листок. Процесс обработки данных включает в себя подсчет итогов (по каждому дефекту, фактору и т.д.), расчет уровня дефектности и т.д.

4) Заполнение таблицы для диаграммы Парето.

Для построения диаграммы Парето используется стандартная таблица (табл. 2.1). Виды дефектов (факторы) вносятся в таблицу по убыванию значимости, т.е. по мере убывания частоты их проявления. Исключение составляет вид дефекта (фактор) «Прочие», его следует поместить последним вне зависимости от числа проявлений.

В данном случае исходными данными для заполнения табл. 2.1 является листок регистрации видов несоответствий (рис. 1.2).

Т а б л и ц а 2.1. Таблица для построения диаграммы Парето

Вид дефекта (фактор) Зарегистри-рованное количество дефектов Накопленная сумма числа дефектов Процент количества дефектов Накопленный процент
Коробление     42,20 42,2
Трещины     28,44 70,64
Раковины     6,42 77,06
Сколы     5,51 82,57
Царапины     4,59 87,16
Разводы     4,59 91,75
Вздутия     3,67 95,42
Инородные включения     2,75 98,17
Прочие     1,83 100,00
Итого    

5) Построение столбиковой диаграммы.

На данном этапе осуществляется построение столбиковой диаграммы с двумя осями ординат. По левой оси ординат следует откладывать зарегистрированное количество дефектов, при этом верхняя граница шкалы должна соответствовать общему числу дефектов. По правой шкале следует откладывать величину накопленного процента, т.е. данная шкала будет иметь диапазон от 0 до 100% .

Высота расположения отметки «100%» правой оси должна соответствовать сумме числа дефектов на левой оси.

На оси абсцисс отмечаются виды дефектов (факторы).

Итогом выполнения данного этапа должна стать столбиковая диаграмма, представленная на рис. 2.2.

Рис. 2.2.Столбиковая диаграмма

6) Построение кумулятивной кривой.

Для построения кумулятивной кривой на вертикалях, соответствующих правым сторонам каждого столбика откладывают точки накопленной суммы числа дефектов или процентов. Полученные точки соединяют отрезками.

В результате получится диаграмма Парето, представленная на рис. 2.3.

7) Оформление диаграммы.

На данном этапе на диаграмму наносится вся необходимая информация, включающая:

— числовые значения для каждого столбца диаграммы и точек кумулятивной кривой;

Рис. 2.3.Диаграмма Парето

— наименование контролируемого изделия, процесса, параметра;

— период сбора информации и (или) дата построения диаграммы;

— число проконтролированных изделий;

— информация о составителе диаграммы и т.д.

Окончательный вариант диаграммы Парето представлен на рис. 2.4.

Рис. 2.4.Диаграмма Парето

2.1. Квадрант I. Работоголики. Принцип Парето. Метод АВС-анализа

2.1. Квадрант I. Работоголики. Принцип Парето. Метод АВС-анализа

«Во всем нужна мера»

Солон, между 640 и 635 – ок. 559 гг. до н.э.

Если Вы живете по его правилам, это стресс и кризис. Сроки и взрывы, управление кризисом, новые сроки и новые кризисы. Постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены, и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, ни что иное, как пустой звук. Стресс и кризис – это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время. Вспомните, как пусто бывает, когда Вы так интенсивно работали над срочным проектом, вкладывали всего себя, всю душу и энергию – и вдруг все закончилось. И нет больше привычного извинения за пропущенную встречу, забытое обещание и прочие обязанности нормальной жизни. И надо опять возвращаться в этот реальный мир с его проблемами и неурядицами. Как попытка ухода от проблем реального мира, можно сказать, своего рода эскейпизм, возникает потребность в новой стрессовой ситуации. Людей, ведущих такой образ жизни, часто называют работоголиками (workoholics). Они обладают даром чрезвычайно быстро думать и принимать решения, любят работать хорошо и живут только работой. У них высокие стандарты выполнения работы, и они не прощают бездеятельности и безынициативности. Работоголики любят соревнование и ненавидят рутину, выполняют несколько дел сразу и прекрасно умеют работать в нескольких направлениях одновременно. Им трудно прекратить работу в конце дня. Их эксплуатируют или, во всяком случае, пытаются подсунуть свои дела все кому не лень. Работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять «палочку-выручалочку», безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. Работоголики – люди высокой профессиональной подготовки, однако часто довольно ограниченного кругозора. Им недостает времени вникнуть в проблемы будущего, все заслоняет текущее управление кризисом. При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет.

Вы узнали себя? Вы стремитесь к успеху? Тогда за дело! Вы должны научиться делегировать обязанности, планировать свою жизнь и правильно устанавливать приоритеты. Планирование поможет Вам вовремя выполнить дела из квадранта II и тем самым разгрузит квадрант I. Правильное определение приоритетов расставит по местам Ваши дела. Возможно, при этом окажется, что некоторые срочные и важные дела вовсе не такие важные, и место им в квадранте III. А дела из квадранта III надо научиться делегировать.

Учимся устанавливать приоритеты

Любые приоритеты устанавливаются на основе анализа и фильтрации активностей любого рода. Как золотоискатель промывает золотой песок через сито в надежде намыть самородок, так и Вы «фильтруете» свою деятельность с целью получить золотое время. Какие фильтры надо использовать? Фильтр важности и фильтр срочности. Пропустив всю свою повседневную деятельность через эти два фильтра, Вы поймете, какие у Вас важные дела, а какие срочные.

Принцип определения приоритетов 20:80 был открыт на основе статистики, которую провел итальянский экономист Вильфредо Парето (1848-1923). Парето в свое время установил, что 20% населения владеют 80% национальных богатств. Оказалось, что отношение 20:80 справедливо во многих других областях. Например, 20% постоянных клиентов (товаров) обеспечивают до 80% прибыли. 80% числа всех пропусков рабочих дней делают только 20% сотрудников. Самые важные сообщения в газете занимают 20% места и приносят 80% информации. Применительно к распределению времени принцип Парето гласит: за 20% времени, затраченного на достижение поставленной цели, достигается 80% успеха. За 80% оставшегося времени достигается только 20%. Принцип Парето применяется, когда надо расставить приоритеты в делах одной тематики или направления.

Как установить приоритеты согласно принципу Парето

1. Выпишите все дела, относящиеся к достижению определенной цели.

2. Отметьте степень важности по вкладу в достижение цели.

3. Выберите из этих дел те, которые в сумме дадут 80% вклада в достижение цели. Это и будут Ваши первоочередные дела.

4. Оставшиеся дела и делишки распределите по срочности и важности.

5. Важные выполните сами, неважные и срочные делегируйте.

Золотое правило:

Делегируйте все, что можно делегировать!

Установка приоритетов по методу ABC-анализа полезна там, где нужно расставить приоритеты среди различных направлений или различных видов деятельности. Отнесем к группе А важные и часто срочные дела, к группе В – дела средней важности и к группе С – дела, называемый текучкой, всякого рода дополнительную деятельность и т.п. Дела группы А составляют обычно 15% от общей деятельности, группы В – 20% и группы С – до 65%. При этом вклад в общий успех группы А составляет до 65%, группы В 20% и группы С только 15%.

Дела группы А (15%), как важные и приносящие максимальный вклад в успех достижения цели, должны быть выполнены самостоятельно, их нельзя делегировать.

Дела группы В (20%) нужно по возможности почетно делегировать. Хотя они и имеют гриф средней важности, но вклад от них в общий успех небольшой.

Дела группы С (65%) являются неизбежно-рутинными, например, телефонные разговоры, письма и прочая корреспонденция, заказ билетов и пр.

Распределение задач по группам

Вклад каждой группы в общий успех

Рис. 17. Метод АВС-анализа

После того как Вы научились правильно расставлять приоритеты, внимательно посмотрите, чем Вы заняты сегодня. Насколько важны для успеха Ваши сегодняшние дела? Если не очень, то такие дела лучше всего перепоручить, чтобы высвободить время для выполнения важных и срочных дел. Поэтому сейчас мы

Учимся делегировать

«Постыдно, занимаясь много чужими делами, забрасывать свои собственные»

Демокрит, ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н.э.

1. Составьте список дел из квадранта III с указанием требований, предъявляемых к исполнителю, графиков выполнения.

2. Составьте список Ваших сотрудников, укажите сферу ответственности, меру занятости другими проектами.

3. Совместите оба списка и определите, кто из Ваших сотрудников с большим успехом мог бы выполнить определенные задачи из квадранта III.

4. Проведите соответствующую беседу с сотрудниками. Объясните им необходимость выполнения полученных задач как возможность будущего повышения по служебной лестнице. Отметьте для себя, кто из них проявил больше энтузиазма и интереса, в какой области, по каким причинам. Тот сотрудник, который регулярно справляется с выполнением важных и срочных работ, со временем станет Вашим заместителем или займет Ваше место, когда Вы уйдете на повышение. Хороший дублер возьмет на себя часть вашей деятельности, когда Вы уезжаете в командировку, примет правильные решения и обеспечит выполнение текущих проектов.

5. Нельзя делегировать вопросы из квадрантов I и II!

«Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя.»

Гомер, ок. VIII в. до н.э.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >




Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о