Содержание

3 простых шага для того, чтобы стать более продуктивным в работе

Мы все хотели бы иметь высокую трудоспособность и быть более эффективными в работе.

Но в мире мигающих уведомлений, гудящих мобильных устройств и мгновенного доступа ко всем возможным знаниям момент продуктивности на работе кажется большим достижением. Хитрость заключается в том, что мимолетное снижение производительности длится немного дольше, чем нужно, и происходит довольно часто.

Шаг первый: создать правильные условия для продуктивной работы

Продуктивность невозможно включать и выключать. На нее влияет то, как проходит ваш день: каждая мелочь может так или иначе оказывать на вас влияние и в разной степени отвлекать.

Первоочередная задача — выяснить, в каких условиях вы наиболее всего продуктивны на работе. Как это сделать?

Познай себя

Нужно понять, когда вы наиболее продуктивны, учитывая свои привычки, уровень энергии, жизненные ограничения (семья и другие обязательства) и личностные особенности.

Например, вы ранняя пташка, которая активна между 5–8 утра, но замедляется в течение дня? Или вы после обеда более продуктивны, чем утром? Вы предпочитаете сидеть или стоять во время работы? Вам комфортнее в прохладной или теплой температуре в офисе? Вы носите наушники? Что вы слушаете? Это подкаст или музыка? Какой жанр музыки?

Эти соображения на первый взгляд могут показаться тривиальными, но продуктивность на работе во многом зависит от понимания того, почему вы активны и у вас отличные результаты. По крайней мере, вы можете попытаться вывести свою теорию о том, почему, к примеру, бутерброд с ветчиной и ржаным хлебом делает вас более (или менее) продуктивным.

Вот некоторые другие аспекты, которые необходимо учитывать при определении и создании оптимальных условий для производительности:

  • Какой способ работы наиболее удобен для вас? Физический комфорт очень важен для продуктивной работы. Вы предпочитаете работать сидя или стоя (или, может быть, чередуете)? Несколько мониторов или один?
  • Какой тип среды лучше всего подходит вашему стилю работы? Вы наиболее эффективно работаете в кабинете, открытом офисе, дома или в кафе? Вы предпочитаете быть окруженным серыми стенами или растениями? На столе должен быть декор?
  • Ваши коллеги делают вас более или менее продуктивным? Это, конечно, зачастую трудно контролировать, но есть способы ограничить нежелательные вторжения. Например, вы можете использовать наушники или найти тихий уголок для работы.
  • Важны также инструменты, которые вы используете. Можно применять для управления рабочим процессом такие инструменты, как Trello. С другой стороны, если очень хотите проверить Twitter или Instagram, что отвлекает вас от работы, можете буквально заблокировать использование этих приложений. Приложение обмена сообщениями в вашем офисе слишком отвлекает? Отключите уведомления, если это необходимо.

Шаг второй: установите параметры своей работы

После того как созданы условия, необходимые для повышения продуктивности, пришло время подумать о том, как вы работаете над проектами и управляете своим временем. Вам нравится работать непродолжительными подходами или вы трудитесь над проектом непрерывно до его завершения?

Выясните, что лучше для вас, и управляйте своим временем с четко определенными параметрами в наиболее продуктивные для себя часы. Обязательно сообщите об этом своему руководителю и отметьте это в своем общем календаре.

Вот несколько советов.

1. Установите сроки для себя

Для многих людей промедление начинается, когда они знают, что у них есть много времени, чтобы выполнить задание, — мол, почему бы не поработать еще над чем-то другим?

Один из способов пресечь такой тип мышления — установить личные крайние сроки. Вам нужно закончить проект через две недели, но у вас достаточно свободного времени, чтобы внести существенный вклад в его завершение сейчас? Поставьте личный дедлайн не через 2 недели, а через три дня, и тогда вы заранее выделите время на другие вещи, которые могут неожиданно возникнуть и привести к срыву всех сроков.

2. Откажитесь от совещаний, которые прерывают ваши самые продуктивные часы

Совещания могут быть препятствием для вашей производительности, особенно когда они не имеют значения или являются излишними. Чтобы сделать встречи более эффективными, вы можете заранее составить расписание и придерживаться его. Избегайте встреч, присутствие на которых для вас не обязательно!

Если возможно, заблокируйте время в своем календаре в течение наиболее продуктивных часов, чтобы сообщить своей команде, что вы не можете встретиться. (Обязательно сначала обсудите это со своим руководителем!) Также не бойтесь отказаться от встречи. Научитесь говорить «нет» ненужным или непродуктивным встречам — это будет иметь большое значение для улучшения управления вашим временем и установления границ, которые являются ключом к сохранению и повышению продуктивности.

3. Назначьте время для проверки электронной почты, чтения сообщений и перерывов

Эффективное управление временем означает планирование времени для действий, которые в противном случае могли бы прервать ваш рабочий процесс. К ним относятся проверка электронной почты, чтение сообщений в чате и перерывы. Это будет зависеть от вашей рабочей ситуации, но если вы можете долго обходиться без проверки своих уведомлений, то всегда можете отключить их. Или же вам необходимо сосредоточиться исключительно на задаче в течение 25 минут, а затем сделать перерыв, чтобы проверить свои уведомления.

Шаг третий: учиться и адаптироваться

Вскоре вы обнаружите, что для повышения производительности труда ваш график и условия для оптимальной производительности могут измениться. Любой аспект вашего опыта может повлиять на вашу способность оставаться продуктивным в течение более длительного периода времени.

Итак, последний шаг — оставаться гибким и продолжать следить за тем, что делает вас более продуктивным, и учитывать, и применять в работе именно этот подход. Всегда задавайте себе вопросы о том, как вы работаете и актуален ли процесс, который вы разработали, чтобы оставаться эффективным. Всегда найдутся способы работать лучше. Вам просто нужно быть открытым, чтобы найти их.

Самое главное — не теряйте форму, если у вас непроизводительный день. Такие дни случаются, что может вызвать у вас беспокойство. Использование непродуктивных дней помогает нам учиться и адаптироваться — и может быть, вам просто нужен был выходной, чтобы зарядиться энергией!

Быть более продуктивным означает регулировать свою способность отвлекаться и интересоваться поставленной задачей. Следуйте этим трем шагам, заострите свое внимание и будьте гораздо более эффективными, успешными (и счастливыми) на работе!

via

10 способов работать продуктивно | Rusbase

Недавно я написал самому себе письмо, где перечислил собственные правила, как быть продуктивным. Каждый раз, когда я чувствую, что бездельничаю или у меня что-то не получается, я перечитываю эти правила. Вот мои десять советов, как быть продуктивным и работать с умом.

1. Фокусируйтесь на системах, а не на целях

С самого раннего возраста нас учат достигать цели: получать хорошие оценки, продвигаться по карьерной лестнице. Вы работаете усердно, чтобы наконец-таки добиться успеха.

Фото: Unsplash

Однако многие наши цели мы не можем контролировать. Мы не управляем будущим, действиями других людей, экономикой и окружающей средой. Именно поэтому мы должны фокусироваться на системах.

«Система» – это повторяющийся процесс. Собрать 500 подписчиков – это цель, писать по 500 слов в день – повторяющийся процесс. Пробежать марафон – цель, бегать по четыре раза в неделю – повторяющийся процесс. Похудеть на 5 кг – цель, вести здоровый образ жизни – система.

Фокусируйтесь на усилиях, а не результатах.

2. Помните про эффект сложных процентов

Сложные проценты – эффект, часто встречающийся в экономике и финансах, когда проценты прибыли в конце каждого периода прибавляются к основной сумме, и полученная величина в дальнейшем становится исходной для начисления новых процентов. Допустим, процент роста – 10%, начальный вклад – $100, в следующем месяце вы получите $110, еще через месяц – $121, на третий – $133. Ваш доход будет продолжать расти.

Но эффект сложных процентов работает не только в финансах. Он оказывает влияние почти на все области вашей жизни. 

Фото: Unsplash

Возьмем, к примеру, знания. Если вы будете читать по несколько страниц в день, вы сможете извлекать в будущем уроки из книг.

Если вы будете публиковать по несколько постов в неделю, ваши читатели смогут насладиться полным каталогом ваших статей. Им легче будет вас найти.

3. Фокусируйтесь на результатах

Третье золотое правило – фокусироваться на результатах, а не на усилиях. В первом пункте я сказал, что системы помогают быть продуктивным и контролировать наши усилия. Однако нужно знать, к чему вы стремитесь.

Писать по 500 слов в день без какой-либо цели – это просто практика. Если вы хотите добиться успеха, вы должны посвятить себя какой-то цели – например, постить что-то в блог каждую неделю. Системы помогут достичь результата.

Фото: Unsplash

Думайте о результате как о «конечном продукте». Важно понимать, как он относится к вашей системе. Писать что-то каждый день – система, статьи или книги – результат.

Помните, что результаты – это не цели. Цель – убедить 500 человек подписаться на ваш блог, но однако вы не можете контролировать то, кто будет на вас подписываться. Единственное, за что вы отвечаете, – регулярный выход новых статей.

Добиться повышения – цель. Вы не контролируете своего начальника.  Однако вы можете так хорошо выполнять свою работу, что он не сможет вас игнорировать. Вы можете запланировать, например, запустить десять проектов в течение следующих трех месяцев.

Важно понимать разницу между целями и результатами. Недостаточно просто хорошо выполнять свою работу. Вы должны знать, в какое русло направлять свою энергию.

4. Следуйте правилу 80/20

Закон Парето или правило 80/20 – одна из моделей, к которой я обращаюсь почти каждый день. Это правило гласит:

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20%».

Фото: Jacked Factory

Это правило поможет вам понять, делаете ли вы все правильно. Ответьте на следующие вопросы:

  • Вы фокусируетесь на задачах, которые принесут наибольшую пользу?
  • Вы относитесь ко всем своим клиентам одинаково или уделяете больше внимания тем, кто принесет вам наибольшую прибыль?

Как только вы поймете, что у вас хорошо получается, удваивайте усилия и делайте это чаще. Например:

Большинство подписчиков узнают о моем блоге с помощью нескольких ресурсов. Применив правило 80/20, я могу посвятить большую часть своего времени привлечению еще больше подписчиков с этих каналов. Когда вы сомневаетесь, используйте это правило. Оно поможет вам понять, что действительно важно.

5. Переносите самые важные задачи на утро

Наша память лучше всего работает утром, спустя несколько часов после того как мы проснемся. Перенесите свои самые важные задачи на этот период.

Вы также можете использовать метод «Помидора»: эта техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды («помидоры»), сопровождаемые короткими перерывами. Каждое утро делайте по три-четыре таких подхода. Как только вам удастся 25 минут сосредоточенно работать над задачей, попробуйте «удвоить помидоры» – работайте теперь по 50 минут и отдыхайте по десять.

Фото: thinking.ru

Я обычно начинаю свое утро, выполняя два-три «двойных помидора». За 25 минут я успеваю написать по несколько абзацев, а через несколько часов я заканчиваю писать статью. Некоторые публикую, некоторые я оставляю на потом, а на некоторых я просто практикуюсь.

6. Избавьтесь от отвлечений

Отвлечения – это антоним продуктивности. Избавьтесь от них, чтобы полностью фокусироваться на работе.

Отвлечения можно разделить на три больших группы: физические, нематериальные и люди. Возьмите листок и ручку и перечислите все, что вас отвлекает. К первой группе можно отнести беспорядок на столе, огромное количество одежды в шкафу или телевизор. Ко второй группе – телефон, интернет, запутанные приложения и системы, в которых сложно разобраться. Наконец, вас могут отвлекать коллеги, которые отрывают вас от работы «на пять минут». Общайтесь с ними при помощи сообщений. Вот что говорит Илон Маск: «Я люблю имейлы. Где бы я ни был, я всегда стараюсь отвечать сообщениями. Я очень хорошо это делаю».

 Фото: Medium

Поверьте, ничто не раздражает так сильно, как уведомления в Facebook, когда вы полностью сконцентрированы на работе. Шаг первый: поймите, что вас отвлекает. Шаг второй: начните от этого избавляться.

7. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные смартфоны сейчас мощнее всех вычислительных систем NASA 1969 года, когда первый человек отправился на Луну. Технологии с тех пор очень сильно изменились.

Сегодня вы можете легко автоматизировать повторяющиеся задачи. Для начала перечислите все задания, которые вы выполняете каждую неделю. Затем придумайте, как их автоматизировать при помощи приложений или собственной системы. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы всегда будете сталкиваться с повторяющимися делами.

Фото: Unsplash

Все используют электронную почту для коммуникации. Согласно исследованию Карлтонского университета, каждый сотрудник тратит треть недели на электронную почту. Я разработал систему GTD Gmail (англ. Getting Things Done – «доведение дел до завершения»), благодаря которой я трачу теперь всего лишь несколько минут в неделю на сортировку сообщений. Вы можете воспользоваться другими фокусами электронной почты.

Если вы часто пользуетесь таблицами, Zapier – то, что вам нужно.

8. Опирайтесь на данные

Я считаю, что нужно всегда принимать решения, опираясь на данные. Если вы просто решите поступить так, как вы считаете, не опираясь ни на какие факты, у вас ничего не получится.

Фото: Medium

Всегда задавайте себе вопросы: я так думаю, потому что это мое мнение/ другие люди так говорят/ я это проверил?

В пятом пункте я советую переносить все важные дела на утро. Да, это пик продуктивности для большинства людей. Ключевое слово – «большинства». Что, если вы лучше выполняете задачи ночью? Или пик вашей продуктивности приходится на послеобеденное время? Как это можно узнать? Проверить предположение.

  • Начните с конечной цели вашего эксперимента: найти свой пик продуктивности.
  • Выдвиньте гипотезу: пик моей продуктивности приходится на утро (9:00-11:00). Теперь вашу гипотезу нужно проверить.
  • Составьте схему эксперимента: чтобы найти пик продуктивности, вы можете вносить данные о своем самочувствии (от 1 до 10) в таблицу на протяжении двух недель.
  • Начните эксперимент и собирайте данные.
  • Проанализируйте данные и сделайте выводы: посмотрите на таблицу и вычислите результаты.

Проводите такие эксперименты и смотрите, как различные факторы влияют на вашу продуктивность. Тестируйте, тестируйте и еще раз тестируйте. Только так вы поймете, что подходит именно для вас.

9. Поручайте другим неважные дела

Нет такого человека, который мог бы сделать все на свете идеально. Делайте то, что получается у вас лучше всего. Передавайте задачи другим, если уверены, что они справятся лучше.  

Вместо того чтобы пытаться развить новый навык, просто найдите человека, который лучше выполнит конкретную задачу.

Фото: Unsplash

Например: я не силен в дизайне, и у меня уйдут часы на то, чтобы нарисовать что-то простое. Куда проще найти человека, который лучше меня разбирается в дизайне, и передать ему эту задачу. Я всегда занимаюсь тем, что у меня хорошо получается – пишу статьи, анализирую данные, – а остальное поручаю другим.

Однако важно выбрать правильного человека для работы. Он должен обладать всеми необходимыми навыками для этой задачи. Четко объясните ему то, что он должен сделать.

То же самое и в жизни: иногда лучше потратить деньги, но сэкономить драгоценное время. Занимайтесь тем, что приближает вас к цели. Остальное поручайте другим.

10. Борьба – это процесс

Иногда дни бывают настолько ужасными, что хочется просто лежать дома на диване, смотреть в потолок и думать о том, что в жизни пошло не так. Все мы там были.

Первый совет: когда у вас плохое настроение, уйдите домой пораньше. Отдохните и приходите бодрым на следующий день. Иногда мозг решает за нас проблемы самостоятельно.

Фото: Unsplash

Помните, что борьба – это процесс. Если вы будете фокусироваться на системах (первый пункт), вы добьетесь успеха в долгосрочной перспективе. В книге «Война за креатив» Стивен Прессфилд написал:

«Однажды кто-то спросил Сомерсета Моэма, писал ли он регулярно или только тогда, когда к нему приходило вдохновение. На что он ответил: “Я пишу только тогда, когда приходит вдохновение. К счастью, оно приходит ко мне каждое утро строго в 9:00”».

Источник.


Материалы по теме:

Чему садоводство может научить предпринимателя

Как вежливо отменить встречу и не обидеть клиента

Чему я научился у Билла Гейтса и Стива Джобса

Как сделать так, чтобы вас заметили и запомнили

Как повысить продуктивность в работе: 15 правил

Продуктивность — это качество, которое мы стремимся развивать, мы холим и лелеем его, чтобы в один момент наша продуктивность помогла нам подняться выше по карьерной лестнице, добиться лучших результатов или, наконец, не лениться и закончить начатую неделю назад задачу. У каждого человека есть свои способы быть более продуктивным, а иногда даже самые простые вещи и детали могут помочь нам добиться прогресса в этом направлении.

Здесь вы найдете практические советы от команды сервиса GanttPRO, облегчающего планирование проектов, помогающего стать более продуктивными и достичь свои бизнес-цели.  

Современные организации тратят много времени, пытаясь найти успешные способы управления временем и продуктивностью команды. Топ-менеджеры отчаянно прилагают усилия и тратят крупные суммы, чтобы привлекать грамотных управленцев и повысить эффективность работы сотрудников. Они закупают и применяют инновационные приложения для оптимизации рабочего времени и компенсации дополнительных рабочих часов, например, планировщики задач для сотрудников.

Люди привыкли работать 40 часов в неделю, или чуть больше. Рабочий день с 8 часов утра был принят в 20-м веке в соответствии с трудовыми нормами. С тех пор применялись новые подходы и теории, в том числе были разработаны научные труды по наиболее продуктивным рабочим часам.

Продуктивность не в скорости: перестань торопиться и начнешь успевать

Для некоторых людей достаточно одного усилия, чтобы полностью изменить распорядок дня, а для других изменения в планах и привычках — это болезненный процесс, который приводит к бесконечной погоне за продуктивностью. А в результате — к низкой мотивации и неудовлетворенности.

Сколько времени нужно, чтобы стать продуктивным? Неужели так важно делать все дела сразу и мгновенно решать проблемы? Иногда важно просто замедлить шаг, расслабиться и позволить себе не быть роботом.

Просто нужно найти верный путь и золотую середину среди всех планов, таблиц и графиков. Это решение для людей, которые ищут ответы и хотят управлять не только своими задачами, но и общей производительностью в целом.

Продуктивное распределение времени. Правило «52/17»

Некоторые компании используют специальные программы для отслеживания времени, чтобы изучить привычки наиболее эффективных сотрудников и определить возможности, которые помогают им добиться цели.

Согласно последним исследованиям, очень важно иметь регулярные перерывы. Как выяснилось, наиболее успешным и эффективным сотрудникам необходимо работать в течение 52 минут за один период времени, затем перерываться на 17 минут. И этот факт доказан.

Действительно, люди с большой производительностью даже не работают по 8 часов. Ученые доказали, что секрет в том, чтобы работать не дольше, а трудиться дозированно, получая регулярные перерывы. В соответствии с их исследованием, если у вас есть цель, которая измерима и которую вы можете достичь за определенный период времени, не отвлекаясь на другие вещи, — вы определенно достигнете успеха.

На самом деле 52 рабочие минуты — это довольно ощутимый период, а 17-минутного перерыва должно хватить, чтобы полностью отдохнуть от текущих задач. И, в конце концов, наш мозг не может быть сосредоточенным и максимально активным в течение 8 часов в день.

Откройте клетку: ранняя пташка должна вылетать рано

Если правило выглядит не очень уместным, в ваших силах попробовать другой вариант и попытаться найти свой пик эффективности. Вполне возможно, чтобы найти наиболее продуктивные рабочие часы, стоит обратить внимание на ваши привычки. Основная идея здесь заключается в определении, когда ваша энергия находится на самом высоком уровне.

Если вы жаворонок — старайтесь планировать свой день с учетом вашей привычки рано вставать. Обычно не составляет особого труда перенести тяжелую работу на начало дня.

Сохраняйте спокойствие и работайте с умом

Тем не менее, для того, чтобы оставаться продуктивным, вы должны учитывать не только ваши собственные чувства и привычки, но и прислушаться к специалистам. Эксперты предлагают несколько основных правил повышения производительности и управления личным временем.

  • Сосредоточьтесь на главных задачах, в которые вы вовлечены. Постарайтесь не отвлекаться на вопросы, которые не требуют немедленной реакции. Решайте проблемы по мере их поступления.
  • Создайте свой собственный график и разделите время по каждой задаче. Убедитесь, что вы анализируете собственные решения и действия. Приготовьте план на день и следуйте ему. Эксперты уверяют, что, если вы не точно оцените время для выполнения задач, у вас есть риск потерпеть неудачу.
  • Сделайте перерыв и отложите в сторону ваши гаджеты. Даже небольшой брейк может помочь вам взглянуть на вопрос с другой стороны, с новой точки зрения и с новыми силами.
  • Не стесняйтесь делиться своими идеями с другими людьми и начните принимать критику. Обращайтесь за помощью в случае необходимости, используйте советы и опыт других людей. Найдите варианты, которые другие применили в смежных областях и переложите на свой опыт.
  • Работайте без спешки, но в срок, устанавливайте интервалы.
  • Не отвечайте на телефонные звонки, если они не являются срочными.
  • Управляйте своим свободным временем мудро. Найдите золотую середину между семьей и работой.
  • Если вы пытаетесь работать слишком много, вы начинаете чувствовать дискомфорт. В результате все кругом мешает. Будьте готовы расстаться с некоторыми обязанностями.
  • Смените обстановку. Иногда незначительные изменения — это все, что вам нужно, чтобы выйти из рутины. Кстати, не самая плохая идея приходить на работу рано, когда коллеги еще не в офисе. Можно также разбавить обстановку, работая дома или в уютном кафе. Мы действительно зависимы от наших привычек и ведем себя по-разному в зависимости от условий, в которых находимся.
  • Будьте эгоистичнее (иногда можно) и поощрите себя. Вознаграждением может стать простой перерыв или неожиданная покупка.

Эти советы могут подойти вам или нет, но важно одно — стать продуктивным и эффективным никогда не поздно. Любите то, что вы делаете, и делайте это с пристрастием. Рано или поздно вы обязательно поймете, какие советы по росту производительности вам подходят. В конце концов, последняя важная вещь: вместо того, чтобы думать, почему ваша работа такая трудная и несбалансированная, подумайте лучше о том, как вы можете изменить ее к лучшему!

Инструменты GanttPRO помогут вам улучшить планирование проектов, слегко соствить диаграммы Ганта, эффективно управлять командой и другими рабочими процессами.

0 0 голос

Рейтинг статьи

Как быть самым продуктивным сотрудником в офисе и при этом уходить домой в 17:30

Кэл Ньюпорт

Доцент Джорджтаунского университета. Степень бакалавра получил в Дартмутском колледже, степень доктора информатики — в Массачусетском технологическом институте. Автор трех сборников оригинальных советов школьникам и студентам.

Это Кэл Ньюпорт. И его можно назвать по-настоящему продуктивным, так как он:

  • профессор в университете, который проводит там полный рабочий день и, помимо пар, организует различные мероприятия для студентов;
  • пишет шесть (или даже больше) статей в год для научных журналов;
  • автор четырёх отличных книг и сейчас работает над пятой;
  • заботливый муж и отец;
  • ведёт свой блог о продуктивности и эффективности, который регулярно пополняет новыми записями.

Несмотря на всё вышеперечисленное, он заканчивает работать в 17:30 и редко занимается рабочими делами по выходным.

Нет, он не супергерой, и у него нет команды помощников из 15 человек. Давайте на минутку перестанем завидовать такой организованности и эффективности и задумаемся, благодаря чему Кэлу удаётся всё успевать.

Ниже вас ждут советы, следуя которым вы научитесь эффективно управлять своим временем, перестанете быть ленивым, просто начнёте делать больше и при этом будете уходить из офиса домой в 17:30. Итак, начнём.

1. Списки дел — это зло. Составляйте себе расписание

Списки дел сами по себе бесполезны. Они лишь ваш первый шаг. Вы должны создать себе чёткий график. Зачем? Это поможет вам распланировать то, что вы можете сделать на самом деле. Это позволит выполнять вам конкретную задачу именно тогда, когда вы сможете выполнить её наиболее эффективно, а не просто потому, что она идёт четвёртым номером в списке.

До тех пор, пока в вашем списке нет конкретной даты и времени для каждой задачи, вы просто выдаёте желаемое за действительное.

Кэл Ньюпорт

Планирование поощряет вас противостоять реальности. У вас есть ограниченное количество времени и конкретное количество задач. Но вы не можете точно определить, сколько времени у вас отнимет каждая задача. Когда вы окинете взглядом весь фронт работ, сможете продуктивно потратить каждый рабочий час, выжать из него больше и работать там и тогда, где и когда вам удобнее.

Эксперты сходятся во мнении, что если вы не подсчитываете конкретное время, которое потребуется на выполнение задач, то вы заранее обрекаете себя на неудачу.

Наверняка многие из вас сейчас думают, что большинство задач появляются внезапно и их невозможно предвидеть и распланировать. Да, конечно, такие внезапные задачи очень сложно включить в свой график. Но для этого не нужно быть семи пядей во лбу. Всё может измениться в любую минуту. Но у вас даже несмотря на это должен быть план, иначе вы будете тратить собственное время впустую.

Хотите перестать быть прокрастинатором? Расписание вам поможет.

Кэл Ньюпорт

Осознание того, что у вас чётко распланированный фронт работ, уже уменьшает желание медлить с выполнением дел. Вы не думаете о том, стоит или не стоит вам сейчас работать — решение уже принято.

Вам кажется, что это звучит чрезмерно упорядоченно и не слишком уж весело? Неправильно думаете.

Исследования доказывают, что планировать не только рабочее, но и свободное время — это хорошая идея. Так вы повысите качество своей жизни: уровень жизни людей, которые чётко планируют даже своё свободное время, намного выше, чем у тех, которые этого не делают.

Окей, мы выкинули список дел в мусорное ведро и составили конкретный график. Теперь научимся расставлять приоритеты, ведь вы не можете работать 24 часа семь дней в неделю, верно?

2. Предположите, что вы собираетесь уйти домой в 17:30, а затем распланируйте дела, которые успеете сделать до этого времени

Работа займёт собой всё время, которое вы ей отведёте. Дайте ей 24 часа семь дней в неделю, и, будьте уверены, работа поглотит все эти 168 часов.

Вы должны установить границы, если хотите соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Ограничения во времени будут способствовать вашей эффективности.

Установите сами себе дедлайн: вы уходите домой с работы в 17:30. А затем распланируйте объём задач, который вы сможете осилить к этому времени.

Кэл называет это производительностью, обусловленной жёстким графиком.

Можете пойти и другим путём: создать себе идеальный рабочий график лодыря, а затем сделать всё ровно наоборот. Работайте усердно и упорно, не жалея себя. Поверьте, когда вы работаете на износ, умные и полезные решения сами найдут вас.

Но не забывайте, что вам стоит обезопасить себя от переработок. Вы должны ощущать, что управляете своим графиком. Чем больше вы чувствуете, что контролируете ситуацию, тем меньше стресса вы испытываете.

Окей, вы представили себе идеальный день лодыря и делаете всё наоборот. Так вы продуктивно справитесь с текущими задачами. А что насчёт долгосрочных проектов?

3. Составьте себе план на текущую неделю

Я думаю, вы согласитесь, что краткосрочные планы — это уже не круто. Если вы думаете только о сегодняшнем дне, вы никогда не окажетесь впереди.

Вы хотите писать книги, быть задействованным в различных мероприятиях, заниматься научно-исследовательской работой и быть хорошим родителем одновременно? Вам нужен конкретный план на неделю.

Кэл Ньюпорт

Люди не любят смотреть на долгосрочные планы, но забывают, какую выгоду они могут принести им. Я знаю, что я делаю каждый свой час, день, неделю, месяц своей жизни. Думаете, это сложно? Проще, чем вам кажется. Для этого нужен один час утром по понедельникам. Всего лишь.

Утром понедельника я составляю план на неделю. Просматриваю свою почту, размышляю о задачах, которые мне нужно сделать, заглядываю в календарь и думаю о том, как распланировать своё время так. Составив план, я отправляю его самому себе по электронной почте, теперь я всегда буду видеть его в папке «Входящие». Здесь я могу наблюдать его каждый день, а также всегда могу вернуться к нему множество раз на дню, если вдруг забуду о своих приоритетах.

И Кэл прав. Вы рациональнее тратите своё время, когда следуете плану.

Возможно, вы думаете, что достаточно просто продумать все предстоящие дела на неделю в голове, а записывать их не обязательно. Нет, это не так.

Если вы запишете план дел, то с большей вероятностью будете его придерживаться: у вас будет нечто материальное, а не идеальное, это будет напоминать вам о ваших приоритетах.

Итак, у вас теперь есть чёткий график и недельный план. Но вы чувствуете, что ещё чего-то не хватает. И правильно считаете.

4. Выполняйте меньше задач, но делайте это увлечённо

Наверняка вы думаете что-то вроде: «У меня просто слишком много дел. Я никогда не успею справиться с ними за отведённый промежуток времени».

И Кэл признаёт, что вы, возможно, правы. Но вам не стоит опускать руки или в паническом страхе работать до 22:00.

У вас должно быть меньше дел, чем есть сейчас. Помните, что не все ваши дела такие важные, какими хотят казаться. Вы говорите «да» намного чаще, чем следует. Спросите себя: «Что на самом деле ценно для меня в жизни?». А потом отсеките как можно больше ненужного.

Кэл Ньюпорт

Нас всегда ценят за то, что мы делаем лучше всего. Так что, если вы хотите стать успешным, не распыляйтесь, пусть вы будете выполнять меньше задач, зато у вас появится возможность выполнять их более качественно. Люди говорят «да» слишком часто. Я многому и многим говорю «нет». Я беспощадно избегаю задач, которые меня расслабляют, если чувствую, что они не имеют большого значения для меня.

Вы чувствуете, что у вас совсем нет времени, но Джон Робинсон, специалист по тайм-менеджменту, не согласен с вами и считает, что сегодня мы можем иметь гораздо больше свободного времени, чем когда-либо.

Он настаивает на том, что современные люди работают не больше, чем их предшественники (хотя большинство из нас считает иначе). Исследования показывают, что в последние 40 лет люди намного меньше проводят времени за выполнением рабочих задач и намного чаще вовлечены в непродуктивные отвлечения. Каждый, по словам Джона, имеет время на отдых.

Какой вывод из этого следует? Вы чувствуете, что у вас нет времени, потому что оно разодрано на маленькие раздражающие задачи, которые истощают вашу жизнь и вас.

Итак, делайте меньше. Но делайте это «меньше» с увлечением и восторгом.

Ваши планы структурированы, и они замечательно вписываются в ваш график. Но один вопрос всё ещё остаётся открытым: какие задачи вы должны выполнять?

5. Обращайте меньше внимания на мелкие задачи — фокусируйтесь на том, что более приоритетно

На работе мы занимаемся различными делами. Мелочи вроде разбора электронной почты, текущих и, если подумать, не всегда нужных встреч и подслушивания очередных офисных сплетен не требуют от нас каких-то особых умственных усилий. Здесь вы не используете свои таланты. Если вы занимаетесь каким-нибудь важным делом, то оно требует активизации всех ваших способностей и умений. Это приводит к качественным результатам.

В чём проблема с мелкими задачами? Мы тонем на «мелководье».

Люди, которые часто работают в выходные и по ночам, чувствуют, что они делают намного меньше, чем те, которые прощаются с работой в пять вечера. Это происходит потому, что работают они много, но значимость выполняемых ими задач невелика.

Вряд ли кто-то стал генеральным директором только потому, что отвечал на все электронные письма или побывал на одной лишней незначительной встрече. Да, скрупулёзное выполнение даже мелких задач убережёт вас от увольнения, но развиваться вы сможете только тогда, когда вашим главным приоритетом станут масштабные задачи.

Пусть у вас будет время, в которое вы посвятите исключительно приоритетным задачам. С чего начать это нелёгкое дело?

Главное — перестаньте с утра первым делом проверять электронную почту.

Тим Феррис

Автор бестселлера «Как работать по 4 часа в неделю»

Старайтесь не проверять электронную почту в первые два часа после пробуждения. Некоторым людям даже сложно это представить, у них обязательно возникнут вопросы вроде: «Как я смогу это сделать? Мне обязательно нужно проверить почту, иначе я не смогу приступить к работе». Вы будете удивлены, когда узнаете, что в большинстве случаев это совсем не так.

Да, возможно, вам действительно стоит залезть в свою электронную почту и почерпнуть информацию, которая позволит вам завершить задачу на все 100%. Но вы можете для начала выполнить её на 80 или 90%, и только потом полезть в свои письма за дополнительной информацией. Так вы убережёте себя с утра от ненужных и посторонних сведений, на которые обязательно переключится ваше внимание, и сможете посвятить себя исключительно работе.

Итак, как нам связать всё вышеперечисленное вместе? Как ни странно, просто суммировать.

Кэл дал нам пять хороших советов:

  1. Списки дел — это зло. Составляйте себе расписание.
  2. Предположите, что вы собираетесь уйти домой в 17:30, а затем распланируйте дела, которые успеете сделать до этого времени.
  3. Составьте себе план на текущую неделю.
  4. Выполняйте меньше задач, но делайте это увлечённо.
  5. Обращайте меньше внимания на мелкие задачи — фокусируйтесь на том, что более приоритетно.

Сейчас слова «расписание» и «планы» звучат для вас холодно, и вы не понимаете конкретной выгоды, которую они вам принесут. Но как только вы сделаете их частью своей жизни, то поймёте, что у вас освободилось время для семьи и друзей. Кроме того, вы будете делать то, чем сможете гордиться.

Кэл Ньюпорт

Интеллектуальный труд — это на самом деле мастерская работа. Но она не так сложна, как кажется: вы не занимаетесь резьбой по дереву, а работаете с информацией. Вы разрабатываете идеи. Вам приходится отделять зёрна от плевел, а иногда создавать идеи из «сырого» материала. Если вы начнёте смотреть на этот процесс с позиции мастера, то станете счастливее, будете довольны своей работой и, конечно же, более успешны в своей профессиональной деятельности.

Выберите, кем вы хотите быть: офисным затворником или успешным творцом?

Как быть более продуктивным, не заставляя себя / Хабр

Представьте, что вы могли бы работать больше и при этом быть супер-продуктивным. И знаете, что самое приятное? В этом случае вам не пришлось бы заставлять себя работать.

Есть люди, у которых дела обстоят именно так. Они могут просто сидеть и работать, без какого-либо беспокойства и насилия над собой. Более того, они работают с удовольствием. Есть хорошие новости — вы тоже можете этому научиться.

Давайте начнем.

Большинство людей испытывает негативные чувства по отношению к своей работе. Они думают, что работа — это что-то неприятное, в отличие от развлечений. Работа воспринимается как раздражающее занятие, которое мешает людям делать то, чем им на самом деле хочется заниматься. Люди также полагают, что отдых и полное безделье — это идеальное состояние, в котором они хотели бы находиться всё время. Такое мышление приводит к тому, что человек начинает думать, что нужно заставлять себя работать через силу, и что работа — это очень тяжело, и лишь железная сила воли поможет справиться с ней.

Легко понять, откуда у нас такое отношение к работе:

  1. Люди обычно хотят делать то, чего у них нет, и думают, что у соседей трава зеленее.
  2. Все вокруг говорят, что работа — это очень тяжело.
  3. По сравнению с работой без каких-либо особых перспектив, или обычной офисной работой, где сотрудник не чувствует, что вносит какой-либо значимый вклад и не имеет никаких свобод — безделье и праздное времяпрепровождение кажутся райскими наслаждениями.

На самом деле, многие люди, которые находятся в состоянии безделья слишком долго, испытывают скуку, депрессию и апатию. Даже состоятельные люди, которые «достигли всего», довольно скоро снова возвращаются к работе.

Люди, которые все время развлекаются

, вскоре осознают, что это лишь опустошает. Когда у человека очень много свободного времени в течение продолжительного периода, это не создает в жизни ощущение удовлетворенности.

С другой стороны, есть группа людей, которые работают и получают от своей работы удовольствие. Давайте назовем этих людей деятелями. Под этим понятием мы не имеем в виду трудоголиков, которые не живут, а лишь работают целыми днями. У деятелей здоровый баланс работы и отдыха. Что же особенного есть у них, чего нет у тех, кто ненавидит свою работу?

В первую очередь, они по-другому относятся к работе.

Для них работа — это приятный цикл позитивной обратной связи. Деятели воспринимают работу как источник энергии и удовлетворения. С их точки зрения, работа позволяет им по-настоящему насладиться заслуженным отдыхом. Отдых делает их счастливее и мотивирует затем снова заняться работой.

Во-вторых, их работа обычно:

  • Интересная
  • Значимая
  • Понятная

Если присутствуют хотя бы один или два пункта, происходит нечто удивительное:

Вам больше не нужно заставлять себя работать.

От работы легко получать удовольствие, если она понятная, значимая, и в особенности если она интересная.

Не-деятели часто думают, что деятелям просто повезло найти такую работу. На самом же деле, деятели долго идут к тому, чтобы сделать свою работу интересной.

Как сделать работу более интересной

Это самый важный фактор того, будет работа выполнена или нет.

Для того, чтобы работа была интересной, она необязательно должна быть очень значимой.

Даже если ваша задача не имеет четкого и понятного алгоритма действий, она очень запутанная и сложная — любопытство поможет превратить ее в интересное занятие.

Так как же развить в себе любопытство к работе?

Вам нужно дать своей работе шанс стать для вас интересной. Как? Используйте три шага:

1. Снизьте градус своих развлечений

Видеоигры, длительное зависание в интернете, порно, алкоголь, наркотики и другие подобные вещи делают работу более тяжелой. Почему?

Они устанавливают определенный уровень стимуляции мозга. Всё, что не является настолько же веселым, будет казаться скучным.


К сожалению, работа часто попадает в категорию «плохое». По сравнению с играми или социальными сетями работа кажется неинтересным и раздражающим занятием.


Вы можете не согласиться, сказав, что есть люди, которые отлично чувствуют себя на работе и при этом употребляют алкоголь, играют в видеоигры и так далее.

Однако, нужно иметь в виду, что есть два типа людей: те, кто могут контролировать себя и знают свою меру, и те, кто не могут. Последних чаще всего относят к категории зависимых.

В целом, если у вас есть зависимость от чего-то, что приносит много удовольствия, но при этом не требует никакого умственной или физической активности, пожалуйста, откажитесь от этих занятий, по крайней мере на какое-то время. Это поможет восстановить правильное отношение к работе. Нет никаких других вариантов, кроме как на время изменить свои привычки. Если у вас зависимость от видеоигр, можете прочесть статью про игровую зависимость.

Однако, для некоторых игры являются неконтролируемой слабостью. Ниже описаны несколько признаков того, что развлечения негативно влияют на вашу работу:

  1. Вы торопитесь и бросаете дела недоделанными ради того, чтобы поскорее заняться своим любимым занятием. Когда у меня была зависимость от игр, я безответственно относился ко всем делам в течение дня и бросал их недоделанными, чтобы поскорее начать играть.
  2. Вы постоянно откладываете и забываете все, что не является слишком важным по вашему мнению, для того чтобы заниматься своим страстным увлечением. У вас есть книга, которую вы хотите прочитать, но она остается лежать непрочитанной.
  3. Все вокруг постепенно приходит в беспорядок, когда вы начинаете заниматься своим вредным хобби. Комната превращается в полный бардак, вы всё чаще пропускаете тренировки в спортзале, перестаете готовить еду, все чаще едите дешевые углеводы, не планируете свой день.

Если в этих пунктах вы узнаете себя, возможно, вам стоит перестать заниматься этим своим увлечением. Хотя бы на время.

Как только ваш мозг выйдет из состояния постоянной стимуляции, повседневные дела, такие как работа и уборка, станут гораздо более интересными.

2. Чаще скучайте

Когда вам скучно, все вокруг становится более интересным.

Не верите? Проведите простой эксперимент. Отключите все девайсы. Поставьте таймер на 15 минут. Сядьте на стул и смотрите на стену. Не двигайтесь. Не получайте никакой входящей информации. Не разговаривайте. Ничего не пишите. Просто смотрите на стену.

Если вы не мастер дзен, уже через несколько минут вам захочется приступить к активным действиям. Обычно в таких ситуациях включается воображение, и мозг начинает перебирать разные мысли. Первые минуты можно довольно приятно скоротать таким образом, думая о событиях, которые произошли этим днем. Однако, через 5 или 10 минут у вас будут дико чесаться руки поскорее заняться каким-нибудь настоящим делом. Внезапно такие действия, как создание веб-сайта, написание статьи или рисование картины начинают казаться более интересными и увлекательными.


Если вы чувствуете, что никак не можете перестать скроллить ленту и постоянно потреблять контент, запланируйте завтра перед работой провести 15 минут, просто сидя и НИЧЕГО не делая. Используйте скуку в своих целях.

3. Погрузитесь в тему

Здорово улавливать взаимосвязи и видеть полную картину. Когда мы больше в чем-либо разбираемся, мы получаем от этого больше удовольствия.

О, а вот как, оказывается, это историческое событие повлияло на развитие…

Чем больше мы начинаем разбираться в теме, тем больше в нас загорается интерес к этому. Вот секрет любопытства.

Попробуйте выделить время на то, чтобы посмотреть документальный фильм, связанный с областью вашей деятельности, прочитать книгу по своей профессиональной теме, или поискать несколько статей. У вас появится больше информации. Вы начнете видеть общую картину.

Когда в следующий раз вы захотите провести свободный вечер за просмотром чего-нибудь интересного, вместо того чтобы смотреть рандомные видео или повторы старых телепередач, обратите внимание на что-то, что имеет отношение к вашей работе.

Дайте себе время, чтобы появился интерес.

Как сделать работу более значимой

Трудно поддерживать высокую мотивацию, если у вас нет личной заинтересованности в том, чтобы что-то сделать.

Однако «значимая работа» превратилась в идею, которой одержимы все вокруг.

Все пытаются найти ценность и смысл в своей работе. Эти усилия могут быть напрасными, особенно если вы работаете на обычной должности без особых перспектив или являетесь офисным сотрудником. Мы говорим об этом, чтобы вы не зацикливались и не расстраивались из-за того, что никак не можете придумать, как то, чем вы занимаетесь, может помочь спасти мир.

В любом случае, чем бы вы ни занимались, вы можете сделать работу достаточно значимой, чтобы приступить к ней.

Давайте представим, что вам нужно подготовиться к экзамену по предмету, который вам не особо интересен. Если напомнить себе о том, почему вы выбрали это направление в образовании и почему обучение важно для вас, вам гораздо легче будет убедить себя в том, что пора браться за дело.

Факт заключается в том, что какие-то вещи просто нужно сделать. Гораздо лучше постараться найти убедительную причину, по которой лично вам нужно выполнить эти дела, чем вечно откладывать их в долгий ящик.

Когда какое-то занятие кажется вам скучным, спросите себя: «Зачем мне нужно это сделать?» Найдите для себя причину, ради которой вы работаете — это станет почвой у вас под ногами.

Как сделать работу более понятной

Когда у вас под рукой есть пошаговый рецепт того, как готовить блюдо, обычно довольно легко ему следовать. Вам точно известно, с чего начинать и что делать в процессе.

В сегодняшнем мире творческих профессий дело часто обстоит иначе. Нет рецептов для рабочих задач, которые нам необходимо выполнять, или они есть, но настолько сложные и запутанные, что не облегчают работу.

Более того, часто мы сами не даем себе шанса почувствовать энтузиазм по отношению к какой-либо деятельности, когда составляем списки из расплывчатых и бесполезных задач, таких как «написать эссе» или «снять видео».

Есть так много шагов, из которых состоит задача «сделать видео», что одна только эта формулировка вызывает беспокойство и прокрастинацию.

Не зря говорят, что сложнее всего начать работать, а продолжить работать весьма легко. Поэтому начало работы можно облегчить, определив, как начинать и с чего именно.

Чем более точно вы определитесь с моментом начала работы над чем-либо, тем проще будет выполнить задачу.

Есть три главных шага, которые нужно выполнить:

1. Всегда точно формулируйте, какое именно действие станет первым

Это означает, что нужно записать следующее физическое действие, которое нужно предпринять.

Вам нужно написать эссе?

Следующее физическое действие: открыть научное исследование и начать читать.

Или: Создать документ → Набросать сырой черновой вариант за 15 минут.

Следующее физическое действие будет такое: открыть сайт freecodecamp.org → Начать делать первое задание.

Может показаться довольно глупым писать следующее физическое действие, которое нужно выполнить, но это вовсе не глупо. Определить его легко, и это можно сделать очень быстро.

Какое следующее физическое действие вам нужно сделать?

2. Работать над первой задачей в течение 5-15 минут

Вам не хочется писать диплом по теме, о которой вы практически ничего не знаете.

Вам не хочется бежать марафон.

Но возможно, вам захочется выбрать несколько картинок или статей для презентации.

Или захочется написать один или парочку абзацев перед перерывом на обед.

Или захочется пройтись пешком 1 км.

К большим свершениям нужно идти маленькими шагами.

Часто мы недооцениваем значение маленьких шагов, но они очень важны, потому что они помогают нам с комфортом начать новое дело.

Если начать бегать по несколько километров каждый день, вы легко привыкните к этому и постепенно захотите увеличивать дистанцию, это естественный ход развития событий. В конечном счете, вы можете дойти до того, чтобы пробежать полный марафонский забег.

Маленькие шаги кажутся маленькими только в моменте, но именно они в итоге постепенно приводят нас к тому, чтобы пройти большой путь.

Если у вас есть сложная задача, постарайтесь выполнять ее в течение 5-15 минут. Это каждому под силу.

3. Первый черновик может быть сырой — не стройте больших ожиданий

У вас могут быть достаточно высокие ожидания в отношении результатов своей работы.

Вы хотите написать по-настоящему грандиозную книгу, а не просто хорошую. Или создать великолепное произведение искусства, или построить крупный бизнес.

Все эти ожидания накладывают на ваши плечи слишком большой груз, который вы не в силах вынести. Больше давления часто равняется большей прокрастинации.

Вы можете избежать груза этих ожиданий, намеренно начав новую деятельность, не сильно стараясь.

Напишите главу книги от руки, ничего не редактируя — вы же знаете, что этот вариант не будет опубликован.

Начните рисовать постер простым маркером на бумаге, вместо того чтобы использовать новейшую высокотехнологичную программу для графического дизайна.

Сделайте черновой вариант своего продукта плохим, вы никогда никому его не покажете.

Начинать дела становится гораздо проще, когда вы знаете, что не нужно с самого начала сразу выдать самый лучший вариант на свете. И продолжать работу тоже легче.

Заключение

Если вы будете применять эти советы, работа станет гораздо более легким занятием. Есть даже вероятность, что она вам понравится.

  1. Чтобы работать стало интереснее, откажитесь от своих вредных развлечений, чаще позволяйте себе скучать и дайте себе время, чтобы развить интерес.
  2. Найдите значимость в своей работе, если это возможно. Если в своей работе вы не спасаете мир, просто найдите несколько личных причин для того, почему вы этим занимаетесь.
  3. Точно определите для себя, с чего вы начнете. Какое следующее физическое действие вам нужно сделать?

Начните применять это уже сегодня.



На правах рекламы

Эпичные серверы

— это

VDS для размещения сайтов

от маленького интернет-магазина на Opencart до серьёзных проектов с огромной аудиторией. Создавайте собственные конфигурации серверов в пару кликов!

6 советов, как быть продуктивным и успевать больше

Как оставаться на пике своей продуктивности еще и помогать другим успевать больше? Своими лайфхаками делится Revenue Cycle Manager аутсорсинговой компании Pharmbills Ольга Мельниченко.

Ольга Мельниченко


1. Слышьте и знайте себя 


Важно понимать, что влияет на вашу продуктивность, уровень энергии и применять эти знания на практике. Например, я по опыту знаю, что более продуктивна в режиме мультизадачности. Поэтому если мне нужно сделать что-то, что требует нескольких часов концентрации, я разделяю такое задание на маленькие промежутки и между ними делаю что-то другое. Переключение даёт мне возможность не уставать, не скучать и, соответственно, не снижать продуктивность.


2. Позволяйте себе иногда быть ленивым


И главное — не вините себя за это! Как правило, в моем task manager есть ряд мелких задач — не срочных, без жёстких дедлайнов, но от этого не менее важных. Если моя продуктивность снижается, я занимаюсь такими задачами. То есть я вроде как и позволяю себе лениться, но в то же время переделываю гору мелкой, но нужной работы.


3. Планируйте день
Читайте также

👑

Ср., 18/09 Карьера

Як підвищити власну ефективність: 5 онлайн-інструментів для продуктивності

И не важно, вы прописываете их в блокноте или в task manager. Даже просто записанный на бумаге список дел на день помогает сфокусироваться и трекать прогресс. Ну а вычеркивание выполненных пунктов, как утверждает автор книг по саморазвитию Брайан Трейси, даёт огромное чувство морального удовлетворения и позволяет держать свою продуктивность на уровне. Поэтому даже при заполненном электронном task manager я часто использую бумажный блокнот и сумбурные списки дел.


4. Ешьте лягушек вовремя


Мне посчастливилось побывать на живом выступлении Брайана Трейси, но именно его маленькая книга «Съешьте лягушку! » до сих пор остается для меня самым сильным инструментом в тайм-менеджменте и продуктивности. Самые неприятные и волнующие меня дела я всегда делаю в первую очередь. 

Кстати, это первый шаг к высокой эффективности — признать тот факт, что не все 100% любимой работы будут приятны. На любой работе есть задачи, которые страшно, скучно или не нравится делать. Главное, чтобы их было не 80%, а 20%.


5. Организуйте комфортное рабочее место


И содержать его в чистоте и порядке. Я очень люблю захламлять свой рабочий стол, поэтому наведение порядка или протирание пыли меня настраивает и концентрирует. Главное — не увлекаться и не начать убирать всю квартиру вместо работы 🙂

Нетворческий беспорядок: 15 советов, как убрать на рабочем месте

Читать


6. Радуйте и награждайте себя за достижения


Создавайте ритуалы, чтобы поощрять себя за завершенные проекты. Выберите то, что вам нравится и что вы не позволяете себе делать постоянно: покупайте вкусную еду, выходите на кофе с друзьями, устраивайте походы в кино. Главное, чтобы этот ритуал был. Тогда вы почувствуете завершенность проекта, и это даст вам силы и стимул двигаться к новому.

Читайте также

👑

Пн., 28/10 Развитие

10 причин вести дневник успехов

У меня есть ритуал — перед каждым Новым годом я отвечаю на 27 вопросов о прошедшем годе. Много вопросов касаются достижений, а много достижений, как правило, связаны с работой. Этот ритуал даёт возможность замечать маленькие, но важные достижения, лучше запоминать интересные события, видеть свой моральный, профессиональный рост и развитие. Очень интересно и мотивирующе. Могу поделиться списком вопросов 🙂 Если интересно, пишите нам в Facebook или Instagram. 


Как поддерживать продуктивность у коллег?
  1. Выстраивать доверительные отношения, быть готовым направить, выслушать.
  2. Давать понять, что ошибки — это часть процесса, работать над тем, как их избежать и минимизировать.
  3. Помогать интегрироваться в коллектив и советовать, как с каким человеком лучше выстраивать отношения.
  4. Ставить цели, говорить о целях, доносить информацию, почему то, что мы делаем — важно.
  5. Следить за выгоранием и вовремя его предотвратить.
  6. Вовремя выполнять свои обещания, давать честные фидбеки.
  7. Благодарить за достижения, создавать ритуалы для того, чтобы отметить успехи.
  8. Помогать выстраивать баланс между отдыхом и работой, чтобы не было выгорания и снижения эффективности и чтобы человеку было откуда черпать вдохновение и энергию.

Я также регулярно провожу с сотрудниками встречи один на один в формате тёплого общения — попить кофе в приятном месте, внедрить какую-то совместную традицию. Ну и плюс собственным примером мотивировать лучше всего 🙂 

Придерживайтесь этих простых советов, и это поможет вам значительно повысить уровень продуктивности и достигать своих целей быстрее и более результативно, особенно в работе.

Кстати, в компаніі Pharmbills сейчас есть открытая вакансия:

Junior Account Manager в Pharmbills

Вінниця, Київ, Одеса, Харків Account management

ПОДРОБНЕЕ

А еще продолжается набор на двухнедельную программу оплачиваемой стажировки.

Здесь кандидаты даже без опыта работы могут комфортно начать работать с хорошим уровнем зарплаты.

Стажировка в Pharmbills

Читайте также

Как я испробовала 7 техник продуктивности за месяц

10 ритуалов для правильного начала и окончания рабочего дня

4 обмеження мозку, які шкодять продуктивності

Как быть продуктивным на работе — 5 научных исследований

08 Июля, 2017, 16:00

13005

Предприниматель и колумнист Ларри Ким в своем блоге на Medium привел пять научных исследований о продуктивности. Редакция AIN.UA приводит перевод текста. 

Добавьте MVP в свою команду

MVP — самый ценный игрок команды в баскетболе. В исследовании «Productivity Spillovers in Team Production: Evidence from Professional Basketball», говорится о том, что такие игроки увеличивают общий настрой коллектива. Это же применимо и в бизнесе — хорошие сотрудники положительно влияют на работу окружающих. Такое же правило действует и в обратную сторону — худшие работники снижают продуктивность команды. 

Ограничьте разговоры о политике в офисе

Из-за разговоров о политике люди подвергаются стрессу, вследствие чего не выполняют нужный объем работы. Опрос Американской психологической ассоциации показал, что каждый четвертый сотрудник негативно воспринимает разговоры о политике на рабочем месте. 

И хотя вы не можете полностью прекратить такие разговоры, отказ от этой темы должен помочь. Даже если вы находитесь в разных «политических командах», вы все находитесь в коллективе. Поэтому сделайте все возможное, чтобы оставить политику за дверью офиса и выполнить свою работу. 

Встаньте!

Может ли работа стоя сделать вас более продуктивным? Исследования говорят, что да. «Исследователи анализировали работу двух групп сотрудников колл-центра на протяжении шести месяцев. Участники первой группы сидели на рабочем месте за обычными стульями. Сотрудники второй группы имели возможность регулировать высоту сидений — таким образом они могли как сидеть, так и стоять во время рабочего дня. Оказалось, что участники второй группы были на 46% продуктивнее», — говорится в исследовании Техасского университета A&M. 

Более того, работа стоя не только повышает продуктивность, но и улучшает здоровье. Сотрудники, работающие таким образом, меньше жалуются на боль в различных частях тела. 

Озелените рабочее место

Растения не просто красивы. Озеленение офиса может повысить производительность на 15%. Об этом говорится в исследовании Эксетерского университета: «Исследование показало, что растения в офисе значительно увеличили удовлетворенность и уровень концентрации сотрудников, а также повысили качество воздуха». 

Не практикуйте мультизадачность

Я всегда повторяю: мультизадачность убивает ваш мозг. Человеческий мозг менее продуктивен, когда он пытается сосредоточиться на более чем одной задаче за один раз. «Люди, которые привыкли выполнять много дел одновременно, работают хуже, потому что испытывают трудности с организацией своих мыслей и фильтрацией ненужной информации, а также медленно переходят от одного дела к другому», — объясняется в исследовании Лондонского университета. 

Напомним, ранее AIN.UA приводил рассказ предпринимателя, которая перестала управлять своими сотрудниками и дала им полную свободу. 

Что общего у эффективных людей

Мы все знаем человека, который, кажется, всегда добивается цели.
Будь то друг или коллега, это тот человек, чья работа всегда выполняется рано. Тот, кому каким-то образом удается справиться с часовыми задачами за 20 минут.

Это тот, кого называют роботом или машиной, потому что, конечно, ни один простой человек не может работать так быстро, как они.

И все же эти люди существуют, выкручивая с максимальной эффективностью. Что общего у этих высокопроизводительных людей? Как они это делают?

Привычки высокопроизводительных людей

Заманчиво смотреть на высокопроизводительных людей как на машины (или волшебников).Но, изучая, как они работают эффективно и преодолевают трудности, с которыми мы все сталкиваемся, можно повысить и вашу собственную продуктивность.

Как наиболее эффективные люди преодолевают такие проблемы, как:

  • Откладывание задач — как мелких, назойливых, так и больших и сложных
  • Скучная работа, которую нужно просто выполнить
  • Ответ на электронную почту и другие сообщения во время работы
  • Сохранение мотивации и энергии в течение всего рабочего дня
  • Сосредоточение и доводка самых важных проектов на своих тарелках

Как бы я ни хотел претендовать на статус «высокопродуктивного человека», лучшее, что я могу сделать, это сказать: я над этим работаю.Но, читая статьи, изучая книги и задавая вопросы продуктивным людям, я собрал лучшие советы, которые я мог найти, относительно их привычек к продуктивности.

Ниже приведены 18 наиболее важных привычек высокопроизводительных людей. Эти советы по продуктивности помогут вам добиться максимальной эффективности и сделать больше, от способов тратить меньше времени на электронную почту до способов сосредоточения внимания.

Невозможно стать более продуктивным в одночасье. Но если вы внесете небольшие изменения и закрепите некоторые из этих привычек, вы сможете стать более эффективными.

Как быть более продуктивным

Повысьте продуктивность и станьте высокоэффективным с помощью этих привычек:

  1. Сосредоточьтесь на самых важных задачах в первую очередь
  2. Развивайте глубокую работу
  3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не терять концентрацию
  4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов
  5. Используйте правило 80/20
  6. Разбивайте задачи на более мелкие части
  7. Перерывы
  8. Принимайте меньше решений
  9. Устранение неэффективной связи
  10. Найдите повторяющиеся ярлыки
  11. Учитесь на успехах и на ошибках
  12. Планируйте, когда что-то пойдет не так
  13. Работайте до того, как получите мотивацию или вдохновение
  14. Не работать одновременно
  15. Заполнить бак — зарядить
  16. Заточить топор
  17. Управляйте своей энергией (не только временем)
  18. Научитесь говорить «нет»

Повышайте производительность с помощью автоматизации

Получите бесплатную 14-дневную пробную версию ActiveCampaign.Пусть автоматизация маркетинга справится со скучными вещами (кредитная карта не требуется).

1. Сначала сконцентрируйтесь на наиболее важных задачах (MIT)

Совет по продуктивности — сначала сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT).

Вы, вероятно, не учились в Массачусетском технологическом институте, но MIT может помочь вам работать более продуктивно.

Теория, лежащая в основе наиболее важных задач, заключается в том, что в любом заданном списке дел одни задачи более важны, чем другие. Если вы сосредоточитесь на том, чтобы просто отметить пункты списка дел, в итоге вы получите набор как важных, так и менее важных задач.

Это также открывает вам возможность откладывать на потом — легко провести весь день, проверяя простые, менее важные дела, вместо того, чтобы отказываться от сложных.

Вместо этого потратьте несколько минут в начале дня, чтобы выбрать 1–3 MIT — вещи, которые, несмотря ни на что, вам нужно завершить к концу дня.

С обновленным вниманием к важному становится легче составить содержательный список дел — убедитесь, что важные дела выполнены.

Лаура Earnest of Whole Life Productivity сказала следующее о важности расстановки приоритетов как привычки к продуктивности:

«Позвольте мне сказать, что я делаю различие между эффективным и эффективным, но и то, и другое необходимо для максимальной производительности. Эффективность — это правильная работа, а эффективность — это правильная работа. Таким образом, наиболее продуктивные люди работают над важными задачами, следя за тем, как они выполняют эти задачи наилучшим образом.

Я также считаю, что наиболее продуктивные люди способны различать наиболее важные задачи и могут либо отпустить других, либо делегировать их.Это не сумасшедшая спешка, чтобы все сделать, потому что они понимают, что не могут сделать все ».

2. Развивайте глубокую работу

Совет по повышению продуктивности — развивайте глубокую работу (даже если это означает, что вы не говорите чаще). Напишите об этом в Твиттере!

Некоторые задачи просто сложные. Нет замены глубокому труду.

У каждого есть несколько ежедневных дел, которые можно почти выполнить во сне. Это задачи, которые вам нужно выполнить с помощью подкастов — во всяком случае, их трудно заставить себя выполнить, потому что они не особенно интересны.

В то же время некоторые задачи просто сложные. Вы не можете выполнять несколько задач одновременно. Вам нужно посвятить серьезное время и умственные усилия, чтобы выбить их из парка. Эти задачи называются «глубокой работой».

Кэл Ньюпорт написал об этом типе работы в своем бестселлере « Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире ». Ньюпорт утверждает, что навык интенсивной сосредоточенности становится все более редким и что те, кто может овладеть им, получают огромное преимущество.

Вот несколько рекомендаций Ньюпорта по развитию глубокой работы:

  • Составьте график глубокой работы: Запланируйте углубленную работу в свой график в одно и то же время каждый день, возможно, утром. Наличие регулярного времени для глубокой работы поможет вам сделать это привычкой.
  • Скучать: Звучит нелогично называть скуку продуктивной привычкой, но очень важно чувствовать себя комфортно со скукой. Глубокая работа не всегда доставляет удовольствие, а скука или разочарование — вот что заставляет нас искать отвлекающие факторы.По возможности избегайте использования социальных сетей для развлечения и постарайтесь не делать ничего более комфортно.
  • Будьте сложнее с контактом: Электронную почту и другие отвлекающие факторы можно уменьшить, попросив людей, которые связываются с вами, поработать заранее. Попросите людей изучить их вопросы, прежде чем обращаться к вам, и предоставьте как можно больше информации в своих электронных письмах. То же самое и с вами — тратя время на общение, вместо того, чтобы быстро писать электронное письмо, можно свести к минимуму туда и обратно.
  • Знайте свои рабочие привычки: Вы лучше всего работаете в изоляции? С периодическими перерывами? Вы работаете в напряженном графике? Вам не нужно пересматривать весь свой график — просто выделите время для глубокой работы.

Высокопроизводительные люди овладели навыком глубокой работы.

3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не терять концентрацию.

Совет по продуктивности — ведите список отвлекающих факторов, чтобы записывать идеи, о которых вы думаете во время работы. Твитните это!

Электронная почта, социальные сети и тысячи дел позволяют легко отвлечься, когда вы пытаетесь быть продуктивным.

Пытаетесь ли вы сосредоточиться на глубокой работе или просто имеете дело с более мелкими задачами, отвлечения — это пагуба для продуктивности.Трудно поддерживать эффективные рабочие привычки, когда вокруг вас что-то отвлекает.

Один из эффективных методов уменьшения количества отвлекающих факторов — создание «списка отвлекающих факторов».


Храните этот список — будь то документ Google или бумажный лист — под рукой во время работы. Каждый раз, когда возникает отвлекающая мысль, запишите ее в список и приступайте к работе.

Эта техника, которая является одним из секретов Техники Помидора, очень мощна, потому что в большинстве случаев ваши отвлечения законно требуют внимания.

Если я занимаюсь серьезной работой и внезапно вспоминаю счет, который нужно оплатить, или у меня есть идея для нового сообщения в блоге, это мысли, заслуживающие внимания.

Они просто не заслуживают этого прямо сейчас.

Если во время работы возникают мысли, записывайте их. Как только у вас наступит перерыв в работе, вы можете вернуться и либо заняться ими, либо добавить их в свой более крупный список дел.

4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов

Совет по продуктивности — используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы найти свои важные, но не срочные задачи.

Одна из опасностей производительности — ориентация на краткосрочную перспективу.Как однажды сказал легенда менеджмента Питер Друкер, «нет ничего бесполезнее, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще». Когда вы изучаете привычки продуктивности, легко попасть в эту ловушку.

В любой рабочий день легко увлечься делами, которые кажутся важными прямо сейчас .

Матрица Эйзенхауэра, которую Дуайт Эйзенхауэр использовал для принятия решений во время его пребывания в должности генерала, была популяризирована книгой Стивена Кови « 7 привычек высокоэффективных людей». Это поможет вам быстро определить, над чем вам следует работать, а что игнорировать.

Чтобы создать матрицу Эйзенхауэра, сделайте квадрат 2 x 2. На одной оси напишите «важно» и «не важно». С другой стороны, «срочно» и «не срочно».

Источник: Развитие хороших привычек

Составление списка дел в зависимости от важности и срочности каждой задачи может помочь вам определить потери времени, которые того не стоят.

Вы проводите большую часть дня, занимаясь срочными, но не важными делами? Ищите способы делегировать, автоматизировать или исключить.

Вы тратите время на то, что не является важным или срочным? Игнорируйте эти вещи.

Вы находите время для работы над важными, но не срочными делами? Если вы похожи на большинство людей, вы могли бы проводить больше времени в этом квадранте. Матрица Эйзенхауэра упрощает понимание того, что важно, а что нет.

5. Используйте правило 80/20

Совет по продуктивности — используйте правило 80/20, чтобы сосредоточить свое время на наиболее важных задачах.

Другой способ расставить приоритеты задач исходит из принципа 80/20.

Обнаруженное итальянским экономистом Вильфредо Парето правило 80/20 (также называемое принципом Парето) гласит, что в любом стремлении 80% результатов будут получены благодаря 20% усилий.

Чтобы добиться максимальной эффективности, высокопроизводительные люди выделяют 20% самой важной работы. Затем они ищут способы сократить остальные 80% своего расписания, чтобы найти больше времени для вещей, которые имеют наибольшее влияние.

Это электронное письмо является частью 20%

Введите свой адрес электронной почты.Раз в неделю мы будем присылать вам наши лучшие маркетинговые советы (то, что дает 80% результатов).

6. Разделите задачи на более мелкие части

Совет по продуктивности — разбейте задачи на один следующий шаг. Это остановит откладывание на потом. Напишите об этом в Твиттере!

Почему вы откладываете на потом?

Есть множество причин, по которым люди откладывают дела на потом, но одна из самых важных — то, что задачи в их списке дел кажутся слишком сложными.

Если у вас есть элементы списка дел, которые имеют большой объем и не очень конкретны, решение этих задач становится сложной задачей.Вы смотрите на предмет и думаете: «Я даже не знаю, с чего начать».

Вы можете начать с разбивки больших задач на более мелкие. Ставьте небольшие цели для каждой задачи.

Если у меня есть пункт в списке дел с пометкой «написать сообщение в блоге о продуктивности», его легко (по иронии судьбы) отложить — потому что есть несколько разных мест, с которых я мог бы начать.

Что, если бы я разбил эту большую задачу на более мелкие части? Вместо «написать блог о продуктивности» пример моего списка дел может быть таким:

  • Найдите ключевые слова, связанные с производительностью и хорошими, эффективными привычками
  • Прочтите 10 лучших результатов Google по продуктивности
  • Проведите мозговой штурм, чтобы повысить производительность труда
  • Объедините идеи, которые я нашел или придумал, в схему
  • Запишите любые мысли по каждой тактике, используя маркеры
  • Пройдите по одному пункту за раз, чтобы разбить их на полные разделы

Моя большая задача превратилась в шесть меньших задач.Конечно, это делает мой список дел длиннее, но также помогает мне делать дела быстрее — и мне не нужно думать, с чего начать.

Каждый пункт в моем списке невероятно специфичен. Все, что мне нужно сделать, это разобраться с ними по порядку. Результатом является запись в блоге, которую вы читаете прямо сейчас.

7. Делайте перерывы

Совет по продуктивности: перерывы делают вас более продуктивным. Короткий перерыв каждые 55 минут идеален. Напишите об этом в Твиттере!

Никто, даже высокопроизводительные люди, не может сосредоточиться восемь часов подряд.Это просто невозможно. Независимо от того, сколько эффективных привычек вы выработаете, вы не сможете так долго сохранять концентрацию, не отвлекаясь.

Вот почему так важны перерывы (и исследования показывают, что они делают людей более продуктивными). Даже перерывы продолжительностью всего несколько минут могут помочь вам зарядиться энергией и прийти к новым идеям.

Делайте перерывы заранее. Когда вы делаете перерывы, важно сделать их структурированными и продуманными. Отвлечение внимания легко оправдать «перерывом».Но если у вас нет расписания перерыва, возможно, вы просто отвлекаетесь.

Могут помочь такие методы, как Техника Помидора. Техника Помидора предлагает 25-минутные блоки работы с короткими 5-минутными перерывами. Вы интенсивно работаете определенное количество времени, а затем намеренно не работаете в течение меньшего количества времени.

Расписание перерывов поможет вам сохранить свежесть и продуктивность в течение всего дня.

8. Принимайте меньше решений (о вещах, которые не важны)

Совет по продуктивности — принимайте меньше решений.Попробуйте автоматизировать решения или принимать менее важные решения без особых раздумий.

В то время как он был президентом, Барак Обама однажды сказал Vanity Fair , что он никогда не принимает решения о том, что надеть:

«Вы видите, я ношу только серые или синие костюмы», — сказал [Обама]. «Я пытаюсь сократить количество решений. Я не хочу принимать решения о том, что я ем или что ношу. Потому что мне нужно принять слишком много других решений ».

Некоторые решения важны.Большинство — нет. Если вы хотите работать более продуктивно, подумайте об аутсорсинге или отказе от повседневных решений.

Другие высокопроизводительные люди высказывали аналогичные комментарии о своих эффективных привычках. У писателя и предпринимателя Рамита Сетхи есть то, что он называет «правилом книжной покупки Рамита»:

«Если вы думаете о покупке книги, просто купите ее. Не тратьте пять секунд на обсуждение этого вопроса. Даже одна идея более чем оправдывает свою цену ».

Если вы пытаетесь сделать выбор между двумя книгами для чтения, Сетхи скажет: «Прочти их обе.«Нет смысла тратить энергию на принятие решений на неважное.

9. Устраните неэффективное общение (тратьте меньше времени на электронную почту)

Совет по повышению продуктивности — тратьте меньше времени на электронную почту, помещая больше информации в свои электронные письма (сокращайте время назад и вперед). Твитните это!

Пора перейти к слону в комнате: электронная почта.

Электронная почта часто считается отравой для продуктивных привычек. Многие люди проводят свой рабочий день с четко видимым почтовым ящиком, отвечая на каждое поступающее уведомление.

Как я уже сказал в разделе «Глубокая работа», уменьшение отвлечения такого рода имеет большое значение. Один из способов сделать это — просто свернуть почтовый ящик и проверять его через определенные промежутки времени.

Другой способ — стать более эффективным в общении по электронной почте для начала. Другими словами: отправляйте более качественные электронные письма.

Вы когда-нибудь пытались запланировать встречу, а затем отправляли еще пять электронных писем туда и обратно, чтобы указать конкретное время и место?

Что, если бы вы могли уменьшить количество писем, необходимых для планирования простых встреч? Или сделайте каждое электронное письмо более точным, чтобы вам не приходилось возвращаться туда и обратно, прежде чем вы действительно приступите к реальной работе?

Высокопроизводительные люди сокращают количество отправляемых электронных писем, делая каждое электронное письмо более понятным и ценным.Это может означать, что на написание каждого электронного письма уходит еще несколько минут, но в конечном итоге это экономит время.

Если вам нужно назначить встречу с сотрудником, не отправляйте ему электронное письмо вроде этого:

«Привет [имя сотрудника],

Я хотел встретиться, чтобы мы могли поговорить о [проекте]. Когда у тебя хорошее время?

Best,
[ваше имя] »

Подобное электронное письмо выполняет свою работу, но оно приведет к появлению большого количества дополнительных писем по расписанию.

Ваша настоящая встреча также окажется довольно неэффективной, так как вам нужно будет лично обсудить повестку дня, а у собеседника не будет времени обдумывать ответы на ваши вопросы.

Лучшее электронное письмо могло бы выглядеть так.

«Привет [имя сотрудника],

Я хотел встретиться, чтобы мы могли поговорить о [проекте]. Я специально хотел поговорить о:

[Тема 1 повестки дня проекта]

[Тема 2 повестки дня проекта]

[Тема 3 повестки дня проекта]

Я взглянул в ваш календарь, и мне показалось, что мы оба свободны во вторник в 10:00 или в среду в 13:00.Сообщите мне, что лучше всего подходит для вас, и не стесняйтесь бронировать мой календарь.

Best,
[ваше имя] »

Это письмо немного длиннее. Чтобы написать, нужно немного больше подумать. Но это также намного эффективнее. Чтобы организовать эту встречу, потребуется еще от 0 до 2 электронных писем, и у вас будет четкая повестка дня и цели.

Вы можете использовать сторонний планировщик, например Calendly, чтобы сделать это еще проще. Просто отправьте кому-нибудь свою ссылку, и они смогут забронировать время, которое подойдет вам обоим.

Делайте электронные письма как можно точнее, от планирования встреч до выдачи заданий или вопросов. Это требует немного больше работы заранее, но в конечном итоге делает вас более эффективным и сокращает ненужную работу.

10. Найдите повторяющиеся ярлыки — автоматизируйте задачи

Совет по продуктивности — что вы делаете снова и снова? Ищите технику, которая может автоматизировать эти задачи. Напишите в Твиттере!

Если вы обнаружите, что делаете одно и то же снова и снова, ищите способы сделать это быстрее.

Это может быть так же просто, как изучение распространенных сочетаний клавиш или автоматизация целых разделов вашего бизнеса.


Какими способами можно найти ярлыки? Вот несколько возможных примеров:

  • Составьте стандартные рабочие процедуры для общих задач, чтобы вы могли быстро следовать контрольным спискам вместо того, чтобы работать с нуля
  • По возможности делегируйте задачи стажерам или другим сотрудникам. (Просто убедитесь, что вы регулярно отслеживаете и обновляете свою команду.)
  • Выучите простые часто используемые сочетания клавиш. Мне нравится использовать «command + shift + t», чтобы открыть недавно закрытую вкладку, или «command + option + 2», чтобы создать заголовок в документах Google.
  • Увеличьте скорость набора текста — это кажется очевидным, но разница между 60 и 90 словами в минуту огромна. Такая игра, как Typeracer, может помочь (предупреждение: она вызывает привыкание).
  • Используйте технологии для решения повторяющихся задач

Повторяющиеся задачи — отличные кандидаты для сокращений, делегирования или автоматизации.Избавившись от них из своего расписания, вы сэкономите много времени и энергии.

11. Учитесь на успехах и на ошибках

Совет по продуктивности — учитесь на своих успехах, а не только на своих ошибках. Сделайте эффективные процессы более эффективными. Напишите об этом в Твиттере!

Одна из задач высокопроизводительных сотрудников — сделать так, чтобы быстрая работа была хорошей работой.

Когда вы работаете быстро, вы открываете себя для ошибок. Высокопроизводительные люди борются с этим риском, обучаясь и совершенствуясь в каждый возможный момент, так что создание хорошей работы становится интуитивно понятным.

Учиться на ошибках очевидно (хотя, конечно, ценно). Когда что-то идет не так, анализ ошибок и поиск способов их предотвращения — очень ценный опыт обучения.

Не менее важно и гораздо реже учиться на успехах. Когда что-то идет хорошо, почему?

Когда вы добиваетесь успеха, может возникнуть соблазн выпить шампанское и начать праздновать. И не поймите меня неправильно — хорошо отмечать ваши успехи.

Но успехи заслуживают такой же тщательной проверки, как и неудачи.

Высокопроизводительные люди извлекают максимальную пользу из успехов, изобретая, как их повторить. Что прошло хорошо и почему? Что вы должны извлечь из этого опыта и использовать снова? Есть ли в успешном проекте элементы, которые не были столь эффективными и которые можно было бы исключить?

Эти вопросы помогут вам перейти от одного успеха к повторному. Это также помогает вам понять свои успехи на более интуитивном уровне, что экономит ваше время, когда вы садитесь работать над новым проектом.

12. Планируйте, когда что-то пойдет не так

Совет по продуктивности — составьте план на случай, если что-то пойдет не так (до того, как что-то пойдет не так). Напишите об этом в Твиттере!

Бывает со всеми. У вас большие планы на сегодня — это будет ваш самый продуктивный день, — но затем начинают вспыхивать небольшие пожары, требующие вашего внимания.

Неважно, сломалась ли ваша печь и вам нужно вызвать ремонтника, назначается встреча в последнюю минуту или вы забыли назначить время на обед — иногда что-то идет не так.

Высокопроизводительные люди признают ошибку планирования: тот факт, что все недооценивают время, необходимое для выполнения задач.

Исследование ошибки планирования показывает, что во многом причина такой неверной оценки заключается в том, что мы забываем учесть задачи или обязанности, которых еще нет в наших календарях.

Вы когда-нибудь пытались назначить встречу и думали: «Давай сделаем на следующей неделе, следующая неделя выглядит более открытой?» Но вот наступает следующая неделя, и она так же занята, как всегда.

Высокопроизводительные люди лучше понимают, что следующая неделя кажется открытой только потому, что вы еще не запланировали ее. Планируя перерывы и составляя планы на случай непредвиденных обстоятельств, высокопроизводительные люди могут быстро адаптироваться к возникновению незапланированных проблем.

13. Работайте до того, как получите мотивацию или вдохновение

Совет по продуктивности — мотивация приходит ПОСЛЕ продуктивности (не раньше). Начните с работы, чтобы вдохновиться. Напишите об этом в Твиттере!

Многие люди, стремящиеся к более продуктивным привычкам, говорят о том, что им нужно вдохновляться или мотивировать.Вместо этого высокопроизводительные люди сосредотачиваются на том, чтобы начать работу — независимо от того, мотивированы они или нет.

В своей классической книге « Bird by Bird » автор Энн Ламотт дает такой совет начинающим писателям: смотрите сквозь однодюймовую рамку для картины.


Что это значит?

Это означает, что вам не нужно заниматься всем сразу. Когда у вас возникают проблемы с мотивацией, это часто происходит из-за того, что вы смотрите на масштабный проект.

Это устрашающе.Трудно приступить к работе, когда стоит перед огромной задачей.

Ламотт советует писателям не беспокоиться о вдохновении или мотивации. Просто начните писать как можно меньше. Даже если вам нужно начать с описания своей обуви, первым шагом будет размещение слов — любых слов — на странице.

То же самое относится и к вашей работе — даже если вы не писатель.

Если вы чувствуете себя подавленным или откладываете дела на потом, посмотрите в рамку с изображением в один дюйм. Начните делать что-то — например, разбивать задачу на более мелкие части — и вам будет легче продолжать работу.

Действия — это то, что ведет к мотивации, которая, в свою очередь, ведет к большему количеству действий. Высокопроизводительные люди не ждут мотивации — они начинают работать, и мотивация следует.

14. Не выполняйте одновременно несколько задач

Совет по продуктивности — не выполняйте одновременно несколько задач. Проверка электронной почты или социальных сетей считается многозадачностью. Напишите об этом в Твиттере!

С таким количеством отвлекающих факторов в нашем окружении возникает соблазн попасть в ловушку многозадачности.

Не надо.

Исследование многозадачности ясно: люди плохо справляются с этим.

Причина в том, что «многозадачность» на самом деле неправильно называется. Когда вы пытаетесь выполнять несколько задач одновременно, вы на самом деле не занимаетесь двумя делами одновременно — вы быстро переключаете внимание между двумя делами.

Каждый раз, когда вы переключаетесь, вы должны снова сосредоточиться на новой задаче. Поскольку для ускорения выполнения задачи требуется несколько минут, эти «затраты на переключение» делают многозадачность крайне неэффективной.

Бывают ли времена, когда многозадачность допустима? Наверное.

Если вы убираетесь в квартире, слушая аудиокнигу, у вас, вероятно, все будет хорошо.Причина в том, что две задачи — уборка и слушание — не используют одни и те же умственные ресурсы.

Но если вы пишете электронное письмо, пытаясь следить за словами в подкасте, обе задачи конкурируют за ваши языковые ресурсы — ваша работа замедлится и качество пострадает. Это также снижает вашу энергию и заставляет ваш мозг более уставать, а это означает, что вы также замедляете выполнение будущих задач.

Но как перестать многозадачность?

Избежать многозадачности можно так же просто, как закрыть вкладку с электронной почтой и отключить Slack, электронную почту или текстовые уведомления.В большинстве случаев ожидание ответа на электронное письмо еще полчаса — не конец света.

Устранение многозадачности — одна из самых продуктивных привычек, которые вы можете развить.

15. Заполнить бак — зарядить

Совет по продуктивности — ваша энергия так же важна, как и ваше время для продуктивности. Пополнить счет Твитнуть!

Тактика продуктивности, шаблоны писем и расстановка приоритетов — ценные методы повышения вашей продуктивности.

Но они не помогут, если вы не позаботитесь о себе.

Высокопроизводительные люди проводят время за перезарядкой. Это означает, что вы должны высыпаться каждую ночь, заниматься спортом и правильно питаться.

Если вы плохо мыслите или у вас проблемы с концентрацией внимания, обратите внимание на свои личные привычки. Я знаю, что мне недостаточно 7 или 8 часов сна — мне действительно нужно ближе к 9, а отсутствие сна влияет на мою продуктивность на несколько дней.

Сон. Упражнение. Ешьте хорошо. Выйдите на улицу и понежьтесь на солнышке. Забота о своих здоровых привычках — важная часть эффективной работы.

16. Точить топор

Совет по продуктивности — время, потраченное на улучшение выполнения задач, экономит время на выполнение этих задач в будущем (заточите топор) Твитните это!

Есть известная цитата, приписываемая Аврааму Линкольну:

«Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, а первые четыре я потрачу на заточку топора».

Сказал ли Линкольн это на самом деле или нет, обсуждается, но урок, лежащий в основе этого, важен: если вы хотите быть продуктивным, вам нужно быть внимательным.


В современном примере Уоррен Баффет и Чарли Мангер приписывают большую часть своего успеха чтению.

Проводя много времени за чтением, становясь более осведомленными и совершенствуясь в своей торговле, они могли принимать более быстрые и точные решения.

Как однажды сказал Мунгер:

«Ни Уоррен, ни я не достаточно умен, чтобы принимать решения без времени на размышления. Реальные решения мы принимаем очень быстро, но это потому, что мы потратили так много времени на подготовку, спокойно сидя, читая и думая.”

Посвятите время совершенствованию, и вы сможете более эффективно реагировать на различные ситуации.

17. Управляйте своей энергией (не только временем)

Совет по продуктивности — управляйте своей энергией, а не только своим временем.

Тайм-менеджмент — огромная часть продуктивности. Многие из приведенных в этом списке привычек продуктивности помогут вам более эффективно управлять своим временем.

Но не менее важным — и часто игнорируемым — является управление энергопотреблением.

Если вы устали и едва можете думать, не имеет значения, сколько часов осталось в дне.Вы не сможете использовать их продуктивно.

Это логика решения сложных задач в начале дня — эффективно используя часы пик, вы можете сделать больше за меньшее время, прежде чем устанете. Джейсон Фрид, основатель и генеральный директор Basecamp, говорит, что:

«Хотя люди часто говорят, что времени недостаточно, помните, что у вас всегда будет меньше внимания, чем времени».

Высокопроизводительные люди знают, что времени на что-то недостаточно.Управление своей энергией — чтобы гарантировать, что вы беретесь за самые сложные задачи, пока у вас есть энергия, чтобы справиться с ними, — это важный способ стать продуктивным.

18. Научитесь говорить «нет»

Совет по продуктивности — научитесь говорить «нет», даже если это неудобно.

Так заманчиво сказать «да».

Новые проекты и возможности появляются постоянно. Возможности легко воодушевить, а потом свернуть на слишком много обязательств.

Сказать «нет» сложно.Это означает сознательное откладывание вещей в сторону, чтобы у вас было время поработать над своими наиболее важными приоритетами. Эксперт Марк Шид из Productivity501 сказал следующее о важности отказа:

«Люди, которые очень эффективны, действительно хороши в том, что НЕ делают что-то.

Меньше дел означает, что время, которое вы тратите на важные дела, более целенаправленно и продуктивно. Слишком часто люди думают, что они становятся более продуктивными, заполняя свой день все большим количеством малоценной работы, но эта малоценная работа отнимает энергию и творческий потенциал, которые можно было бы направить на высокоценную работу.

Самые продуктивные и эффективные люди, которых я знаю, выяснили, что они делают, что действительно ценно, и приложили все усилия, чтобы сделать это в меру своих возможностей. Обычно это означает, что они перестают заниматься «хорошими» делами, чтобы сосредоточиться на вещах, которые наиболее важны для них и для их целей ».

Заключение: как быть более продуктивным

Высокопроизводительные люди могут казаться волшебниками или роботами. В большинстве случаев наиболее эффективным людям, которых вы встречаете, удавалось найти способы преодолеть прокрастинацию и другие проблемы.

Самые эффективные люди не обязательно блестящие — они только что нашли способы победить прокрастинацию.

Наши советы по повышению продуктивности сводятся к 4 основным моментам. Вот как стать более продуктивным:

  1. Управляйте своим временем как следует
  2. Улучшайте списки дел
  3. Береги себя
  4. Будьте активны

И еще один совет: знайте, когда обращаться за помощью.

Умные люди просят о помощи. Продуктивные люди признаются, когда чего-то не знают.Когда вы просите о помощи, вместо того чтобы пытаться справиться с чем-то самостоятельно, вы экономите время (и разочарование). Убедитесь, что вы знаете, кто и каковы ваши ресурсы, и сделайте обращение за помощью в привычку.

Напомним, вот 18 рабочих привычек, которые используют высокопродуктивные люди, чтобы стать более эффективными:

  1. Сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT) в первую очередь
  2. Развивайте глубокую работу
  3. Вести список отвлекающих факторов
  4. Использование матрицы Эйзенхауэра
  5. Используйте правило 80/20
  6. Разбивайте задачи на более мелкие части
  7. Перерывы
  8. Принимайте меньше неважных решений
  9. Устранение неэффективной связи
  10. Найдите повторяющиеся ярлыки
  11. Учитесь на успехах и на ошибках
  12. Планируйте, когда что-то пойдет не так
  13. Работать без мотивации и вдохновения
  14. Не работать одновременно
  15. Заполнить бак и зарядить
  16. Заточите топор и постоянно улучшайте
  17. Управляйте энергией, а также временем
  18. Научитесь говорить «нет»

Этот пост был первоначально опубликован в январе 2018 года.Обновлено апрель 2020 г.

Как повысить производительность труда: 9 основных правил

Стало труднее оставаться на работе и не отвлекаться. К сожалению, огромные преимущества современных технологий также стали главными врагами целенаправленных действий. Пандемия, конечно же, внесла свои коррективы в то, как мы распоряжаемся своим временем, бизнесом, семьей и жизнью. Знаете ли вы, что к 2025 году рынок учета рабочего времени вырастет во всем мире примерно на 21 процент?

В связи с тем, что в нашей повседневной жизни появляется все больше и больше отвлекающих факторов, понятно, что люди продолжают заставлять себя выжать каждую минуту из дня.Но лишь немногие осознают, что внешних отвлекающих факторов довольно легко избежать по сравнению с нашими внутренними триггерами.

По ошибке мы виним только посторонние отвлекающие факторы, думая, что они мешают нашей способности оставаться на работе и делают практически невозможным их избежать. Однако наши внутренние триггеры — это то, что играет самую большую роль в целенаправленных и продуктивных действиях. В то время как внешние триггеры — это сигналы из нашей среды, которые говорят нам, что делать дальше, внутренние триггеры — это сигналы изнутри нас. Например, когда мы голодны, нам предлагают что-нибудь поесть и так далее.Понимание того, какой триггер преследует вас для совершения определенных действий, поможет вам определить лучшее решение, чтобы продолжать выполнение задачи.

Хотя отвлекающие факторы есть повсюду, свести их к минимуму невозможно. Само по себе отвлечение — это длинная, широкая и глубокая тема, по крайней мере, для книги. Только на Amazon существует более 9000 книг с надписью «отвлекающий маневр». Это еще раз доказывает нашу потребность в надежных инструментах, системах и новых подходах, которые помогут нам не отвлекаться от задачи и не отвлекаться.

Вот моя формула, чтобы вы не отвлекались от задачи. Это не обычный список типа «выключите телефон» и «закройте электронную почту». Эта формула была создана на основе многолетнего опыта, исследований и знаний. Он выглядит глубже, чем внешние пинги, звонки и звонки.

Я стремлюсь дать вам другой взгляд на то, как вы управляете своим временем, вниманием и процессом принятия решений. Если использовать ее единодушно и с готовностью по-настоящему развить навык, чтобы не отставать от задачи, эта формула может быть для вас правильным прочтением.

1. Управляйте своим вниманием, прежде чем пытаться управлять своим временем

Мы сможем лучше управлять своим временем, если сможем управлять своим вниманием. Управление временем во многом зависит от внимания, сосредоточенности и управления потоком, а не от планирования и составления расписания. Хотя техническая поддержка является важной частью целенаправленных действий, если нам не хватает расстановки приоритетов и внимательности, мы, в конечном итоге, так или иначе будем тратить время впустую и усложним выполнение задачи. Таким образом, понимание нашего намерения, стоящего за задачей, имеет решающее значение, чтобы не отвлекаться от нее и не отвлекаться.

Вы хотите быть более продуктивным и чувствовать себя хорошо от того, что вы делаете в конце дня? Вы хотите иметь время, чтобы изучить новый навык, улучшить сервис, чтобы вы могли оказывать большее влияние? Вы хотите защитить себя от отвлекающих факторов, нежелательной информации и лишней траты времени? Какими бы ни были ваши рассуждения, если вы сможете сосредоточиться, вы сможете выполнять более важные дела за меньшее время. Таким образом, основной упор делается на «взлом продуктивности».

У нас у всех одинаковые 24 часа.Но важнее, чем время, которое вы вкладываете в задачу, — это интенсивность сосредоточения, потому что, если у вас есть интенсивная концентрация, вы можете уменьшить количество времени, затрачиваемого на выполнение задачи, чтобы получить такие же или лучшие результаты. Даже если вы не в потоке, сосредоточенность поможет вам получить больше от дня.

Исследование Калифорнийского университета в Ирвине показало, что в среднем участники (которые работали в сфере технологий) могли работать над проектом только 11 минут, прежде чем отвлечься.Что еще хуже, им потребовалось более 25 минут, чтобы восстановить концентрацию.

Focus поможет вам продуктивно. Это то, что определяет, будете ли вы делать то, что хотите, или отвлекаться на день. Но дело обстоит гораздо глубже.

Сосредоточенность позволяет нам выбирать жизнь, в которой мы хотим жить, а не просто реагировать на то, что происходит вокруг нас. Итак, позвольте мне дать вам несколько идей о том, как повысить вашу внимательность. Если вы хотите улучшить свое внимание, вам нужно сделать больше, чем просто заставить себя обратить внимание.Сосредоточенность — это столько же на том, на что вы обращаете внимание, так и на то, что вы блокируете, потому что, к сожалению, мир вокруг нас невероятно отвлекает, и нашему мозгу сложно сосредоточиться на задаче.

Узнайте, как взять под свой контроль свои технологии

Технологии никуда не денутся, но мы должны понимать, что они здесь, чтобы служить нам, а не наоборот. Многие настройки по умолчанию на наших устройствах отвлекают наше внимание, и вы можете их изменить.

Создайте рабочую среду, благоприятную для сосредоточения

Это играет огромную роль в вашей способности сосредотачиваться., Но большинство из нас не думает об этом много. Избавление от беспорядка, систематизация вещей так, чтобы вы не тратили время на поиски вещей, избегание постороннего шума и ненужных перерывов — вот что поможет вам сосредоточиться на задаче.

Прекратить многозадачность

Если вы еще не слышали это достаточно раз, то многозадачность — это миф. Когда мы пытаемся делать более одного дела одновременно, мы просто быстро переключаемся между задачами.Это не очень эффективно и заставляет нас нервничать. Хуже того, чем больше вы выполняете одновременно несколько задач, тем больше ваш мозг ищет, чем заняться одновременно. Это похоже на то, что вы тренируете свой мозг, чтобы быть непродуктивным. Однако сосредоточение внимания на одной задаче восстанавливает ваше внимание, снижает стресс и даже может сделать вас более творческими.

2. Избавьтесь от беспорядка в своем уме и на рабочем столе

Свободное пространство создает ясную голову. Это увеличивает продуктивность и избавляет нас от отвлекающих факторов. Но убирать на столе очень сложно.Это довольно легко сделать и повторить. Если у вас есть система, которая вам нравится, вам нужно будет избавиться от беспорядка только один раз, а затем вы просто последуете своей дорогой, где беспорядок будет регулярно выбрасываться. Это позволяет постоянно вращать творческую энергию, давая вам пространство для развития.

Однако аккуратное пространство на самом деле может удержать вас в задаче только на время. Это может дать вам лишь небольшую часть ясной головы и свободное пространство без отвлекающих факторов. Хотя это безмерно помогает сдвинуть энергию, это не заставит вас отвлекаться навсегда, и именно здесь на помощь приходит ваше мышление.«Чистое пространство создает ясную голову» верно лишь отчасти.

Свободное пространство дает нам более ясный разум на тот момент, но это не ваше долгосрочное решение. Если бы вам удалось сохранить свое рабочее место в чистоте и без беспорядка, у вас все равно были бы мысли. Согласно исследованиям, у среднестатистического человека ежедневно возникает 6000 мыслей!

Сможет ли свободное пространство помочь вам со всеми этими проблемами? Нет! Но здесь на помощь приходит работа с установкой. Никакие инструменты, подсказки, уловки или хитрости не смогут решить ваши проблемы со временем или фокусом.Только вы можете это сделать, потому что вы отвечаете за свое время, свои обязательства, свое расписание, свой план, а также свой разум.

Если вы когда-либо пытались медитировать, вы знаете, что требуется время, чтобы очистить голову от мыслей, успокоить ум и преуспеть в присутствии. И это определенно одна практика, которая поможет вам понять, как работает ваш ум. Если вам сложно выполнять задачу, пора искать причину.

Если вы думаете, что еще одно отличное новое приложение для повышения продуктивности решит ваши проблемы и вы, наконец, сможете сосредоточиться на задаче, это не поддержит ваше долгосрочное видение.Да, это может помочь на месяц или два, но что потом? Готовы ли вы вернуться и поискать другие решения, в то время как ваш список дел продолжает расти, а ваше свободное время не существует?

Замечательно начать с освобождения ума от беспорядка. Обеспечьте его свободным пространством, чтобы вы могли сосредоточиться и продуктивно работать. Спросите себя: что блокирует вас от безраздельного внимания? Вы когда-нибудь думали, что можете занять себя, чтобы чувствовать себя достойным своего дохода? Это ключ к вашим ограничивающим убеждениям! Представьте, если бы вы могли заменить это мышлением на успех, как бы вы сосредоточились? Нужно взять по одному блоку мышления и проработать его.

3. Работайте над своей болью

Какое отношение боль имеет к сосредоточению внимания? Мы тратим свое время, когда отвлекаемся, и мы отвлекаемся все время. Представьте, чего бы вы могли достичь, если бы сосредоточились на задаче в течение запланированного времени, посвятили себя этой задаче и выполнили ее. Кто знает? Вы можете даже закончить его вдвое быстрее, чем планировали.

Но позвольте мне объяснить вам кое-что о боли. Мы позволяем себе отвлекаться, потому что это наше решение проверить эти звонки, звонки и звонки.Мы решаем сосредоточиться где-нибудь еще, когда это кольцо стучит. Мы делаем этот выбор из-за боли. Мы чувствуем дискомфорт, и все мы любим комфорт, правда? Наш естественный способ избежать боли и дискомфорта — это то, что заставляет нас отвлекаться, а не оставаться на работе. Стоит посмотреть глубже и понять, каких проблем вы пытаетесь избежать, когда отвлекаетесь.

Работа над этой болью поможет вам сосредоточиться и посвятить себя даже самым сложным задачам. Если вы настроены на рост во всех сферах, ваша задача — продолжать выполнять задачу, даже если вам этого не хочется.

Я призываю вас посмотреть, откуда исходит эта боль, которая заставляет вас отвлекаться. Найдите это и отпустите, чтобы вы могли быть внимательными, присутствовать и сосредоточиться.

4. Перепишите свои привычки

Мы отвечаем за формирование наших привычек к успеху, так что над чем вы работаете сегодня, чтобы позволить себе выполнять задачу с минимальными усилиями? Ниже приведены наиболее распространенные отвлекающие привычки, которые, вероятно, также стали появляться в вашем распорядке дня.

Перестаньте добавлять что-то в свой список дел

Списки дел дают вам слишком большую гибкость, слишком большую свободу выбора и слишком много места для прокрастинации.Все, что вы планируете сделать, вместо этого запланируйте в своем календаре. Планируйте свои задачи и указывайте время для каждой задачи. Таким образом, вы создадите пространство для важных задач, расставите приоритеты мудрее и не сможете потратить лишнее время.

Если задуматься, занесение задач в календарь создает заслуженное душевное спокойствие, дает гораздо больше свободы и позволяет продуктивно работать. Вас больше не затмевает нескончаемый список дел, который продолжает расти по минутам и никогда не завершается.Привязанность к календарю — это часть, которой нельзя избежать, если вы хотите сосредоточиться на задаче. Если это есть в вашем календаре, значит, вы уже взяли на себя обязательство это сделать. Вы уже решили, что что-то достаточно важное, чтобы попасть в наш календарь, поэтому вам стоит сосредоточиться на нем.

Перестаньте уведомлять себя и прокручивать экран

Проверять уведомления, электронные письма, сообщения по мере их поступления. Этот звуковой сигнал отвлекает вас за доли секунды, но, к сожалению, требуется гораздо больше времени, чтобы вернуться в творческий поток после невинного «Я быстро проверю — может быть, срочно.”

Для повышения производительности вы должны установить определенное время, когда вы позволяете себе проверять электронную почту, и это не должно быть чаще двух раз в день. Серьезно, достаточно раз (я говорю по опыту). В прокрутке социальных сетей нет ничего нового, но все же это самая большая трата времени. Вы попадаете в случайные сообщения только для того, чтобы понять, что прошло еще 20 минут, а результаты на ваше будущее не принесли. Думайте о своем бизнесе (буквально) и создавайте, прежде чем потреблять.

Перестань вести себя так, как будто ты сверхчеловек

Многозадачность — не замечательная способность, это деструктивное поведение.Вы, наверное, слышали об этом, но позвольте мне еще раз напомнить вам: попытка делать несколько дел одновременно снижает вашу продуктивность. Человеческий мозг просто не предназначен для одновременного выполнения нескольких задач. Ваш мозг замедляется при переключении между задачами, что занимает больше времени и снижает вашу эффективность.

Сосредоточение внимания на чем-то одном сделает вас более эффективным. Если вы делаете слишком много перерывов, вы в конечном итоге будете медлить и не сможете снова сосредоточиться. Запланируйте перерыв, чтобы держать себя под контролем и сосредоточиться.Слишком много перерывов приводят к потере времени. Часто это означает работу в утомленном состоянии. Все это создает еще больше утомления и ошибок. Вы также можете столкнуться с выгоранием.

Сделайте себе одолжение и сделайте сон своим приоритетом. Время, проведенное в отдыхе, окупится, когда вы проснетесь и будете готовы покорить мир. Как только вы поймете, на что зря потратили ваше время, составьте список того, чего нельзя делать, чтобы прояснить то, чего, как вы знаете, делать не следует.

5. Найдите тягу

Мы привыкли думать, что противоположность отвлечению — это сосредоточенность, когда мы полностью присутствуем, внимательны и сосредоточены на том, что мы делаем.Но противоположностью отвлечения на самом деле является «тяга», а тяга в переводе с латыни — это действие, которое тянет вас к тому, что вы хотите сделать. Итак, отвлечение — это действия, которые уводят вас от того, что вы хотите сделать, а притяжение — это действия, которые подталкивают вас к тому, что вы хотите сделать. Это означает, что любое действие может быть либо отвлечением, либо увлечением в зависимости от того, что вы собираетесь делать со своим временем.

Нет ничего плохого в том, чтобы прокручивать ленту Facebook, смотреть видео на YouTube или играть в видеоигры, если это то, чем вы собираетесь заниматься.Когда вы делаете что-то непреднамеренно, у вас возникают проблемы. Когда вас отвлекают от того, что вам нужно делать, чтобы избежать дискомфорта, избежать тяжелой работы или давления, связанного с конкретной задачей, именно тогда вы позволяете себе отвлечься.

Итак, если вы спрашиваете, можно ли избежать отвлекающих факторов, ответ — да. Но ты не хочешь этого делать! Вы хотите замечать эти моменты дискомфорта и понимать, что вас отвлекает. Чего вы пытаетесь избежать? Почему вы позволяете себе отвлекаться от того, что вам нужно делать?

Если копнуть глубже, мы сможем увидеть вещи такими, какие они есть, включая нас самих, наши убеждения, наши мысли и все, что саботирует нашу сосредоточенность, но мы этого не осознаем.

Последние мысли

Отвлекающие факторы — это очень широкий круг вещей. Они повсюду, ищут, чтобы вы привлекли к ним внимание. Хорошая новость заключается в том, что вы можете не отвлекаться от задачи, если только захотите. Вы отвечаете за все, и теперь, когда вы лучше понимаете свои триггеры, мы надеемся, что это позволит вам меньше отвлекаться и быть более сосредоточенным.

Независимо от того, что вас отвлекает, вы контролируете свое время, что вы с ним делаете и где его тратите. Обязательно держите этот контроль в своих руках.

Дополнительные советы по привлечению внимания

Изображение предоставлено: Surface через unsplash.com

Как быть более продуктивным на работе

Вы могли подумать, что вам нужно сделать все, что есть в вашем списке дел, чтобы можно было назвать себя продуктивным, но эксперты говорят, что повышение производительности часто включает в себя обучение, чтобы отмечать правильные вещи, а не каждый предмет. Лаура Мэй Мартин, исполнительный советник по производительности в Google Alphabet Inc., обучает сотрудников тому, как они работают более продуктивно.Когда она разговаривает с группами, она просит их закрыть глаза и подумать о дне, когда они были очень продуктивными. Затем она просит группу поднять руки, если в тот день, который они запечатлели, смотрели Netflix весь день. Руки обычно не стреляют в воздух. По ее словам, во многих случаях продуктивность ассоциируется с вычеркиванием многих дел из своих списков дел. «Но я думаю, что продуктивность действительно заключается в том, чтобы думать о том, чем вы хотите заниматься, и если это проводить время с семьей, если у вас есть день, когда вы просто смотрите Netflix, а затем делаете это, ну, Тогда для меня это продуктивный день », — говорит она.Мы поговорили с экспертами по продуктивности о том, как повысить эффективность так, чтобы это было удобно для вас.

Повысьте продуктивность, определив свои мотивы.

С первого дня работы вы можете улучшить свое внимание, определив, что движет вашим желанием быть продуктивным. Стремление к продуктивности без правильного намерения может оказаться бессмысленным, говорит Кхе Хи, основатель RadReads, информационного бюллетеня и веб-сайта, посвященного вопросам производительности, денег и амбиций. Хотя это может показаться простым, но если вы хотите работать более продуктивно, мистер Мистер.Хай предлагает начать с вопроса: «Для чего это?»

Например, если вы загружаете приложение для повышения производительности, спросите себя, почему вы хотите быть более продуктивным. Возможно, вы хотите, чтобы на работе выполнялось больше задач. Затем он предлагает спросить себя: «Почему?» Возможно, вы хотите заработать больше денег. Подумайте, зачем вам это нужно — может быть, чтобы не беспокоиться о финансовой незащищенности. «Многое действительно сводится к тому, чтобы задать правильный вопрос», — говорит он. «Если вы не можете связать эту деятельность с конечным желанием вождения, то вы можете быть самым продуктивным человеком в мире — вы просто плывете в неправильном направлении.”

Сделайте ставку на повышение эффективности работы.

Культурное повествование о том, что продуктивность означает, что вам нужно работать усерднее и делать больше, может быть повсеместным, говорит Крис Спаркс, основатель и исполнительный директор The Forcing Function, компании по обучению эффективности для инвесторов, руководителей и предпринимателей. Из-за этого многие клиенты г-на Спаркса удивляются, когда он призывает их делать меньше. По его словам, если мы будем более целенаправленными в своих действиях, мы с большей вероятностью будем тратить свое время на достижение значимых целей.«Если мы будем делать меньше вещей, мы сможем делать то, что продвигает нас вперед намного быстрее».

«Если вы не можете связать эту деятельность с конечным желанием вождения, то вы можете быть самым продуктивным человеком в мире — вы просто плывете в неправильном направлении». ”

— Кхе Хи, RadReads

Может быть проблемой оставаться сосредоточенным и выполнять задачу в течение обычного рабочего дня, не говоря уже о глобальной пандемии.Собираясь на работу, вы можете беспокоиться о своем здоровье. По словам Мари Пулен, консультанта по рабочему процессу, организация ухода за детьми также является проблемой для многих работающих родителей, в то время как работа на дому представляет собой множество других отвлекающих факторов. Это может заставить нас выполнять несколько задач одновременно. «Я думаю, что многозадачность — самый быстрый способ сгореть», — говорит она. Вместо того, чтобы пытаться сделать все сразу, полезно систематически составлять список дел.

Советы по повышению производительности

  • Выделите время на планирование. Люди часто забывают оставить время на планирование, — говорит г-жа Пулен. Выделите время, чтобы подумать о своих целях или изучить, что вы надеетесь получить от проекта.
  • Расставьте задачи по приоритетам. В процессе планирования г-жа Пулен выделяет три главные задачи на каждый день. По ее словам, даже в этом случае есть одна ключевая задача, которую она хочет выполнить.
  • Уберите телефон. Чтобы сосредоточиться, г-жа Пулен не приносит телефон в офис. Вместо этого она заряжает его в другой комнате.
  • Найдите инструмент, который вам подходит. Чтобы помочь ей оставаться продуктивной, г-жа Пулин использует Notion, приложение для создания заметок и управления задачами, но вы также можете рассмотреть другие приложения для работы, например, Calendly для планирования встреч или Cozi для семейной организации.
Выделите время, чтобы сосредоточиться на задачах.

Если ваша работа связана с вращением большого количества тарелок, наметьте свои повторяющиеся, краткосрочные и долгосрочные приоритеты, а также то, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи, чтобы обеспечить вашу продуктивность, — говорит Эмили Баллестерос, менеджер по эмоциональному выгоранию. тренер.По словам г-жи Баллестерос, если вы обнаружите, что вас часто отвлекают импровизированные встречи и другие перерывы со стороны коллег, вы можете попытаться установить границы. «Установка блоков в вашем календаре снижает вашу доступность, так что вы можете выполнять свою работу». Если вы не работаете в офисе, где блокировка в календаре является обычным явлением, она предлагает вам попробовать разрушить корпоративную культуру. Вы можете поговорить со своим менеджером о выделении блоков времени до конца квартала, например, потому что люди с большей вероятностью согласятся на временные изменения, говорит она.«Слишком часто роль людей меняется и включает в себя множество задач, которые не соответствуют вашей первоначальной цели. Не бойтесь устанавливать границы, которые позволят вам выполнять работу, для которой вас наняли ». Ваши рабочие отношения также могут улучшиться, если коллеги узнают, когда лучше всего с вами общаться.

Совет по максимальной производительности

  • Создайте согласованную настройку удаленной работы. Для работы из дома не нужен домашний офис, но наличие специального места может помочь.«Сидите каждый день на одном и том же месте, будь то кухонный стол или стол в гостиной», — говорит г-жа Мартин. «Это заставляет ваш мозг ассоциировать образы, запахи и звуки этого места с работой и размышлениями о работе», — говорит она. Точно так же определите место, где вы никогда не будете работать, например свою кровать, чтобы создать физическое разделение между вашей работой и семейной жизнью. Г-жа Пулен также предлагает настроить ваше рабочее пространство так, чтобы оно было вашим собственным. Например, ее офис заполнен растениями.

«Я думаю, что многозадачность — самый быстрый способ сгореть».

— Мари Пулен, консультант по рабочему процессу
Развивайте привычки, соответствующие вашему рабочему ритму.

Вы сможете лучше достичь своих целей, если определите, к какому типу сотрудников вы относитесь.Г-жа Мартин говорит, что во время пандемии коронавируса во время работы из дома возникли две группы: марафонцы и спринтеры. По ее словам, к марафонцам относятся те, кто живет один или с партнером, но не имеет детей и может работать в стабильном темпе в течение дня. Спринтеры, как правило, имеют детей или имеют обязанности по уходу, и им не хватает времени, поэтому их работа выполняется более короткими рывками. Эти две группы должны по-разному подходить к своей работе не только для максимальной производительности, но и для предотвращения выгорания.

  • Если вы марафонец: Двигайтесь самостоятельно. «Вы никогда не разогреетесь перед марафоном, пробежав сначала несколько кругов», — говорит г-жа Мартин. Начните день с полной энергией и помните о своем расписании. Если у вас после обеда много встреч, подумайте о более позднем начале, чтобы у вас было достаточно энергии.
  • Если вы спринтер: Знайте, что вам нужно сделать. Добравшись до старта, помните, чего вам нужно достичь за отведенное время.У спринтеров часто бывают короткие периоды, например, когда ребенок дремлет, для достижения целей, поэтому г-жа Мартин предлагает максимально использовать каждый период.
Создайте культуру доверия.

Напряжение на работе может возникнуть, если есть неопытные рабочие и менеджеры, которые плохо общаются, — говорит г-н Хай. Если менеджер нечетко передает цели команды, а в его или ее отчете нет уверенности, чтобы требовать разъяснений, это может быть «рецептом катастрофы», — говорит он.

Чтобы создать среду, в которой сотрудники могут выполнять свою работу наилучшим образом, г-н.Хай говорит, что менеджеры должны стараться развивать культуру доверия. В контексте удаленной работы это может включать в себя предоставление сотрудникам большей гибкости в отношении их рабочих графиков, например, изменение работы по уходу за детьми.

«Установка блоков в календаре снижает вашу доступность, так что у вас есть возможность выполнять свою работу».

— Эмили Баллестерос, тренер по управлению эмоциональным выгоранием.

Вы можете побудить своего менеджера поддерживать этот тип среды, установив границы.Например, если ваша команда часто работает допоздна, вы можете сказать своему боссу, что вы будете недоступны в течение двух часов перед сном, но с вами можно связаться по телефону в экстренных случаях, говорит г-н Хай. Это демонстрирует доброжелательность со стороны сотрудника, а также дает руководителю заверение в том, что с работником можно связаться в случае необходимости. Сообщение о своих предпочтениях — это часть обучения эффективному управлению.

Повышайте производительность, пресекая прокрастинацию в зародыше.

Промедление может быть вызвано несколькими причинами, — говорит г-н Хай. Один из них — синдром самозванца, при котором возникает чувство, будто вы не заслуживаете своих успехов. Другой — страх неудачи. Это также может произойти, если вы не знаете, как выполнить задачу, которую не понимаете. Как показывают исследования, наш мозг также настроен на то, чтобы отдавать предпочтение мгновенному вознаграждению над долгосрочным вознаграждением. Например, вы можете начать работу над долгосрочным проектом, но задержитесь, оплатив счет за кабельное телевидение, потому что это принесет мгновенное удовлетворение и чувство выполненного долга, — говорит г-н.Hy. Вместо этого вы должны настроить себя на успех, заранее планируя, чтобы у вас было время для каждой из этих задач.

Советы по повышению производительности

  • Разбейте вашу задачу. Мисс Мартин предлагает «swiss-cheesing» для борьбы с прокрастинацией. Возьмите большую задачу, которую вы откладываете, и «проделайте в ней дыры», чтобы избавиться от того, что нужно сделать для ее достижения. Спросите себя: «Какое наименьшее возможное действие, которое вы можете предпринять, которое соответствует вашей энергии или уровню вашей приверженности?» она говорит.
  • Установите сцену. Дайте себе шанс на успех. «Если вы выделяете час на работу над проектом, перекусите заранее, отложите телефон и позаботьтесь обо всех возможных отвлечениях», — говорит г-жа Мартин. «Иногда убедиться, что вы используете выделенное время, почти важнее, чем его управление или планирование», — говорит она.
  • Съешьте лягушку. Мотивационный оратор и писатель Брайан Трейси пишет в своей книге «Eat That Frog!» что «было сказано, что если первое, что вы делаете каждое утро, это съедаете живую лягушку, вы можете прожить день с удовлетворением, зная, что это, вероятно, худших вещей, которые будут происходить с вами за весь день. длинный.В книге мистера Трейси лягушка — это метафора важнейшей задачи, стоящей перед вами. Это может звучать как клише, но иногда вам просто нужно сделать что-то важное из вашего списка дел, — говорит г-н Хай. Мистер Трейси утверждает в своей книге, что эта задача, вероятно, окажет «самое положительное влияние на вашу жизнь» и должна выполняться в первую очередь, чтобы вам не приходилось слишком долго думать о ней. «Это то, что вы должны сделать, прежде чем день убежит от вас», — говорит г-н Хай. Если у вас более одной «лягушки», мистерТрейси рекомендует в первую очередь заняться «самым уродливым» или самым сложным.
Ресурсы
  • Calendly, Notion, Evernote и Cozi — это инструменты, которые помогут вам планировать встречи, делать заметки и оставаться организованными.
  • RadReads предлагает советы о производительности, амбициях и деньгах.
  • «Ешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время », книга Брайана Трейси.
Что читать дальше
Дополнительная литература

Copyright © 2021 Dow Jones & Company, Inc.Все права защищены. 87990cbe856818d5eddac44c7b1cdeb8

10 простых способов повысить продуктивность на работе

Возможность уделять время конкретным задачам, их выполнение и завершение рабочего дня качественной продукцией может быть общим показателем вашей продуктивности. Точно так же, если у вас нет методов для организации, управления временем, отслеживания задач или определения приоритетов, это может повлиять на вашу эффективность и продуктивность. Внося простые корректировки в свой ежедневный рабочий процесс по очереди, вы можете начать замечать изменения в своей производительности.В этой статье мы предлагаем 10 способов быть более продуктивными.

Как повысить производительность труда

Управление временем и организационные навыки обычно могут быть связаны с общей производительностью труда, и когда вы реализуете стратегии, поддерживающие вашу производительность, у вас может быть больше шансов на разработку и улучшение выпуска продукции. Стратегии тайм-менеджмента, такие как метод Помидора, правило двух минут и временная блокировка, — это лишь некоторые из стратегий, которые вы можете использовать для повышения своей продуктивности.Кроме того, вы можете применять организационные стратегии, такие как определение приоритетов ваших задач в порядке важности и срочности. Следующие 10 советов предлагают способы повышения производительности труда.

1. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Хотя в конечном итоге вы можете добиться результата, жонглируя проектами или задачами, сосредоточение внимания на одной задаче на самом деле может помочь вам повысить продуктивность. Когда мы концентрируемся более чем на одном занятии одновременно, мы склонны использовать больше этого времени только для перехода между задачами.Это может привести к тому, что некоторые задачи останутся незавершенными и будут выполнены с более низким качеством, чем если бы каждая задача была в центре внимания.

Кроме того, концентрация на одной задаче до ее полного завершения может помочь вам повысить вашу продуктивность, потому что, когда вы сосредотачиваетесь на одном проекте за раз, вы ставите одну цель сразу, а не несколько. Это может побудить вас выполнить одну задачу, прежде чем переходить к следующему заданию. Если вы посвятили себя многозадачности, но видите, что начинаете больше задач, чем можете выполнить, подумайте о расстановке приоритетов задач в порядке важности, чтобы вы могли начать с самых сложных заданий и завершить день более легкими и менее трудоемкими задачами.

2. Регулярно делайте перерывы

Может возникнуть соблазн не брать время на перерыв, но если вы не предоставите себе перерыв на несколько минут, это может нанести вред вашей общей производительности, приводя к усталости. или выгорание. Если это произойдет, у вас может не хватить энергии или мотивации для продолжения прогресса. Подумайте о том, чтобы запланировать несколько коротких перерывов в течение рабочего дня. На большинстве рабочих мест есть обязательный график с выделенным временем перерыва, поэтому сотрудники могут делать перерыв не менее 5–10 минут после каждых нескольких часов активной работы.Эти короткие перерывы позволят вам зарядиться энергией, очистить разум и подготовиться к следующему заданию.

3. Сосредоточьтесь в первую очередь на самых важных задачах

Сосредоточение внимания на самых больших и трудоемких задачах перед выполнением любых других заданий может действительно помочь вам оставаться более сосредоточенным, чем сначала работа над более мелкими и более короткими задачами. Подумайте о том, чтобы составить список назначений в соответствии с этими задачами, где вы можете посвятить свое время утром, когда вы впервые приходите на работу, или в то время дня, когда вы наиболее внимательны и полны энергии.

4. Ставьте небольшие цели

Вместо того, чтобы приближаться к крупным целям, которые потребовали бы нескольких точек зрения и большего количества времени для их достижения, подумайте о том, чтобы планировать небольшие цели в течение дня. Такие вещи, как заполнение необходимых документов, ответы на эти четыре электронных письма клиентов или сбор всех ресурсов, которые потребуются вашей команде для завершения будущего проекта, — это небольшие ежедневные цели, которые вы можете установить и достичь в течение восьми часов рабочего времени. Точно так же вы можете использовать эти короткие цели как вехи для измерения вашего продвижения к более крупной цели.

Подробнее: 10 советов, как быть более целеустремленными на работе

5. Используйте правило двух минут

Правило двух минут предполагает выполнение задач продолжительностью две минуты или меньше, а также выполнение двух минут, чтобы приступить к выполнению небольших задач, которые вы, возможно, откладывали. В течение этих коротких промежутков времени, если есть задача, которую вы можете выполнить за две минуты или меньше, или задачу, которую вы можете организовать, чтобы начать, это время, когда вы это сделаете. Например, может потребоваться всего две минуты, чтобы зарегистрировать задачи, которые вы уже выполнили, ответить на быстрое электронное письмо, записать ваши следующие цели или распечатать план вашего предстоящего задания по проекту, но две минуты, которые у вас уйдут на их выполнение небольшие задачи часто могут стать завершенным списком дел в конце дня.

Кроме того, небольшие задачи по-прежнему являются важной частью вашей общей продуктивности, поэтому соблюдение правила двух минут может позволить вам сосредоточиться на этих небольших задачах в промежутках между временем, которое требуется для работы над более крупными и более сложными задачами. Рассмотрите эти две минуты между перерывом и началом работы над следующим проектом или две минуты, необходимые для подготовки к обеду, и подумайте об использовании этого времени, чтобы записать, над чем вам нужно работать дальше, ваши ежедневные цели на следующий день или отвечать на голосовую почту, которая ждала вас с тех пор, как вы приступили к работе.

6. Блокировка времени в вашем расписании

Использование временных блоков в вашем расписании также может помочь вам повысить производительность. С помощью этой стратегии вы должны установить ограничение по времени для каждой задачи, над которой вы работаете. Рассмотрите 90-минутные или 60-минутные временные блоки. Вы можете распечатать свое расписание и выделить временные рамки, в которых вы хотите, чтобы ваши временные блоки были. Поэтому, если вы выделяете 90 минут для работы над проектом, отметьте это в своем распечатанном расписании. После того, как этот временной блок закончится, аналогичным образом заблокируйте другой раздел вашего расписания.

Цель временной блокировки — создать визуальное расписание, которое поможет вам отслеживать временные периоды задач, над которыми вы работаете. Точно так же это служит способом посвятить себя работе только над определенной задачей для каждого блока времени, поэтому у вас будет больше шансов завершить ее в те временные рамки, которые вы для нее запланировали. В дополнение к планированию своего рабочего времени вы также можете указать время перерывов между блоками задач, чтобы вы могли освежиться по мере завершения и запуска новых проектов.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

7.Сделайте собрания более продуктивными

Если у вас запланированы собрания на весь день, подумайте о том, как сделать эти мероприятия более продуктивными, которые будут способствовать общему прогрессу в вашей работе. Подумайте о постоянных встречах, на которых вы и коллеги встаете на встречу. Это может помочь повысить бдительность и сосредоточенность при обсуждении важных тем во время встречи.

Вы также можете использовать учет времени, чтобы записать время, необходимое для посещения и завершения встречи. Например, подумайте о том, чтобы делать заметки по наиболее важным выводам или темам, которые необходимо обсудить, и выделяйте определенное количество времени для каждой темы.Затем поработайте со своей командой, чтобы обсуждать только то, что включено в список тем, ограничивая обсуждения тем отведенным для них временем.

Точно так же, если вы в разумных пределах можете присутствовать на встрече по телефону или через веб-платформу, вы можете повысить свои шансы на то, что встреча не отнимет слишком много времени от ваших личных задач.

8. Делегирование задач

Рассмотрите возможность использования методов делегирования для разделения задач между членами вашей группы. Например, если у вас есть ряд задач в вашем списке дел, подумайте о том, чтобы поручить некоторые из этих задач другим, если они могут быть выполнены без вашей работы над ними.

Делегирование задач также может позволить вам работать над другими задачами, которые могут быть специально поручены вам в одиночку, в то время как остальная часть команды может посвящать свое время задачам, которые в противном случае отняли бы время или ресурсы от других более важных проектов. Например, если у вас есть электронные письма, на которые нужно ответить, но ваш коллега может уделять такое же внимание деталям в своих ответах, как и вы, подумайте о том, чтобы дать им задачу, пока вы работаете над соответствующими заданиями, которые никто другой не может (или не может выполнять). ) полный.

Связано: 6 советов по эффективной совместной работе

9. Используйте стратегию Помидора

Повышение производительности на работе может во многом зависеть от вашего тайм-менеджмента, и метод Помидора — это стратегия, которую вы можете найти полезной для управления ваше время более эффективно. Подобно планированию перерывов, метод Pomodoro применяет использование таймера, когда вы посвящаете себя задаче на 20 минут (хотя вы можете увеличить это время до 30 минут), работаете над ней, пока таймер не сработает, а затем берете пяти- минутный перерыв.Эта стратегия может быть эффективной, потому что она дает больше времени для непрерывной, целенаправленной работы, а затем дает возможность на несколько минут отступить от задачи, прежде чем вернуться, чтобы завершить ее.

10. Ограничьте количество прерываний

Прерывания действительно могут отвлекать нас от работы в течение дня. Несмотря на то, что вы можете получать удовольствие от отношений с коллегами, потеря времени из-за разговоров, неформальных и быстрых встреч или обсуждения тем может помешать вашему рабочему процессу и снизить общую продуктивность.Подумайте об использовании некоторых стратегий, чтобы ограничить количество перерывов в течение дня.

Вы можете выбрать работу с закрытой дверью офиса в течение части дня или, если вы работаете в открытом офисе, вы можете использовать наушники с шумоподавлением, чтобы помочь ограничить звуки офисной болтовни и общения. Наушники также могут быть вежливым, но бесшумным способом сообщить вашим коллегам, что вам нужно сосредоточиться на проектах, над которыми вы работаете.

При реализации стратегий, которые помогут вам повысить продуктивность вашей работы, важно быть максимально последовательным.Позвольте себе учиться и развивать свои навыки, и вы можете быть уверены, что ваша продуктивность также будет улучшаться.

15 способов повысить продуктивность на работе

В сутках ограниченное количество часов, поэтому очень важно максимально эффективно использовать свое время. Есть два способа увеличить вашу производительность — либо увеличить количество часов, либо работать умнее. Не знаю, как вы, но предпочитаю последнее.

Повышение продуктивности на работе — это не ракетостроение, но требует более осознанного подхода к управлению своим временем.В этом посте вы познакомитесь с 15 простыми, но эффективными стратегиями повышения продуктивности на работе.

1. Отслеживайте и ограничивайте время, которое вы тратите на выполнение задач.

Вы можете подумать, что довольно хорошо умеете подсчитывать, сколько времени вы тратите на различные задачи. Однако некоторые исследования показывают, что только около 17 процентов людей способны точно оценить течение времени. Такой инструмент, как Rescue Time, может помочь, сообщая вам точно, сколько времени вы тратите на повседневные задачи, включая социальные сети, электронную почту, обработку текста и приложения.

2. Делайте регулярные перерывы.

Это звучит нелогично, но запланированные перерывы на самом деле могут помочь улучшить концентрацию. Некоторые исследования показали, что короткие перерывы во время длительных задач помогают поддерживать постоянный уровень производительности; при этом работа над задачей без перерывов приводит к неуклонному снижению производительности.

3. Установите добровольные сроки.

Хотя мы обычно думаем о стрессе как о чем-то плохом, управляемый уровень стресса, возложенного на себя, на самом деле может быть полезным с точки зрения сосредоточения внимания и достижения наших целей.Для открытых задач или проектов попробуйте установить крайний срок, а затем придерживайтесь его. Вы можете быть удивлены, обнаружив, насколько сосредоточенным и продуктивным вы можете быть, глядя на часы.

4. Следуйте «правилу двух минут».

Предприниматель Стив Оленски рекомендует применять «правило двух минут», чтобы максимально использовать небольшие промежутки времени, которые у вас есть на работе. Идея такова: если вы видите задачу или действие, которые, как вы знаете, можно выполнить за две минуты или меньше, делайте это немедленно.По словам Оленского, на выполнение задачи сразу уходит меньше времени, чем на то, чтобы вернуться к ней позже. Это сделало его одним из самых влиятельных контент-стратегов в Интернете.

5. Просто скажи нет встречам.

Встречи — одна из самых больших затрат времени, но почему-то мы продолжаем беспрекословно заказывать их, посещать их и, неизбежно, жаловаться на них. Согласно Atlassian, средний офисный работник тратит на непродуктивные собрания более 31 часа в месяц.Перед тем, как записаться на следующую встречу, спросите себя, можете ли вы достичь тех же целей или задач с помощью электронной почты, телефона или веб-встречи (что может быть немного более продуктивным).

6. Провести постоянные собрания.

Если вам абсолютно необходимо провести собрание, есть некоторые свидетельства того, что постоянные собрания (это просто то, на что они похожи — все встают) могут привести к усилению группового возбуждения, уменьшению территориальности и повышению эффективности группы. В тех случаях, когда встречи неизбежны, вы можете попробовать эти 12 необычных способов стимулировать творчество во время встреч.

7. Закройте многозадачность.

Хотя мы склонны думать о способности выполнять несколько задач одновременно как о важном навыке для повышения эффективности, на самом деле все может быть наоборот. Психологи обнаружили, что попытка выполнить несколько задач одновременно может привести к потере времени и производительности. Вместо этого возьмите за правило посвятить себя одной задаче, прежде чем переходить к следующему проекту.

8. Воспользуйтесь преимуществами поездок на работу.

Это касается любого неожиданного «бонусного» времени, которое может оказаться у вас на руках, — предлагает автор Миранда Маркуит.Вместо Candy-Crushing или Facebooking используйте это время, чтобы набрать несколько писем, создать свой ежедневный список дел или провести мозговой штурм.

9. Откажитесь от иллюзии совершенства.

Предприниматели часто зацикливаются на попытках усовершенствовать задачу — в действительности ничто не бывает идеальным. Вместо того, чтобы тратить время на погоню за этой иллюзией, решите задачу как можно лучше и двигайтесь дальше. Лучше выполнить задание и снять его со своей тарелки; в случае необходимости вы всегда можете вернуться и откорректировать или улучшить его позже.

10. Делайте перерывы в упражнениях.

Согласно исследованию, опубликованному в журнале Journal of Occupational and Environment Medicine , использование рабочего времени для физических упражнений может помочь повысить продуктивность. Если возможно, установите в течение недели определенное время для прогулок или похода в спортзал. Перекачивание крови может быть как раз тем, что нужно, чтобы прочистить голову и вернуть себе концентрацию.

11. Будьте активны, а не реагируют.

Разрешение входящих телефонных звонков и электронных писем определять, как вы проводите свой день, будет означать, что вы отлично справляетесь с тушением пожаров — но, возможно, это все, что вы достигнете.Мой друг и деловой партнер Питер Дейзим из компании Hostt, предоставляющей бесплатный хостинг, говорит: «Выделите время для ответа на электронные письма, но не позволяйте им определять, как будет выглядеть ваш день. Составьте план атаки в начале каждого дня. , а затем сделайте все возможное, чтобы его придерживаться «.

12. Отключить уведомления.

Никто не сможет устоять перед соблазном электронной почты, голосовой почты или текстового уведомления. В рабочее время отключите уведомления и вместо этого старайтесь проверять электронную почту и сообщения.Все это часть проактивности, а не реакции (см. П. 11).

13. Работайте с интервалом в 90 минут.

Исследователи из Университета штата Флорида обнаружили, что элитные исполнители (спортсмены, шахматисты, музыканты и т. Д.), Которые работают с интервалами не более 90 минут, более продуктивны, чем те, кто работает более 90 минут. Они также обнаружили, что наиболее успешные испытуемые обычно работают не более 4,5 часов в день. Звучит неплохо!

14. Сделайте себе что-нибудь красивое.

Это может показаться маловероятным, но некоторые исследования показывают, что оснащение офиса эстетичными элементами, такими как растения, может повысить производительность на 15 процентов. Оживите свой офис картинами, свечами, цветами или чем-нибудь еще, что вызовет улыбку на вашем лице. Другие идеи о том, как повысить уровень счастья на работе, можно найти в моем посте «15 проверенных советов, как быть счастливым на работе».

15. Сведите к минимуму прерывания (насколько это возможно).

Когда коллега заглядывает к вам в офис, чтобы поболтать, может показаться безобидным, но даже кратковременные перерывы, кажется, приводят к изменению режима работы и соответствующему снижению производительности.Чтобы свести к минимуму перерывы, нужно установить рабочее время, держать дверь закрытой или работать из дома над проектами, которые требуют времени.

Если вы чувствуете необходимость повысить свою продуктивность на работе, не поддавайтесь искушению потратить больше времени или упаковать больше в свой уже заполненный календарь. Вместо этого сделайте шаг назад и подумайте, как вы можете работать умнее, , а не усерднее.

Ищете другие советы по повышению производительности? Ознакомьтесь с моими сообщениями 7 советов по повышению продуктивности, которые должен попробовать каждый занятой предприниматель, и 5 вещей, которые продуктивные предприниматели делают каждый день.

Каковы ваши лучшие советы по повышению производительности труда? Вы нашли секрет максимальной производительности труда в офисе? Поделитесь ниже!

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

5 главных советов, как быть продуктивным на работе

Вы приходите в офис каждое утро с твердым намерением добиться большего. К полудню вы отказались от планов на обед, а к 5 вы звоните домой (снова), чтобы сообщить семье, чтобы они пошли ужинать без вас.Что случилось? Почему ты не можешь все сделать? Как это бывает, несколько изменений могут существенно повлиять на вашу продуктивность, и вы будете проводить меньше часов в офисе, чтобы добиться большего.

1. Научитесь определять приоритеты задач

Большая часть рабочего времени среднего рабочего тратится на несущественные задачи, которые не дают заметных результатов. Например, ответы на эти 150 писем на самом деле делают работу или просто отнимают ваше время? Составьте список задач, которые вы делаете, которые действительно дают измеримые результаты, и блокируйте 80 процентов вашего времени для этих задач.Оставшиеся 20 процентов своего времени оставьте для занятой работы, например для ответа на телефонные звонки или ответа на электронную почту. Такая расстановка приоритетов гарантирует, что важные дела на самом деле закончены.

2. Создание систем для общих задач

Многие из ваших задач, вероятно, повторяются. Outlook, Word, Excel и другое распространенное офисное программное обеспечение предлагает способы упростить избыточные общие процессы. Сгруппируйте похожие действия, такие как написание задач, ответы на вопросы или планирование сеансов вместе, потому что ваш мозг более эффективен при переключении между похожими задачами, чем при переключении между несвязанными.

3. Избегайте многозадачности

Рабочие часто считают, что они более эффективны при выполнении нескольких задач одновременно, но исследования показывают, что многозадачность сотрудников на самом деле менее эффективна. Как уже говорилось, у мозга возникают проблемы с переключением между несвязанными задачами. Кроме того, при многозадачности вы никогда полностью не сосредотачиваетесь на какой-либо одной задаче, что увеличивает как время, необходимое для выполнения каждой задачи, так и количество ошибок, которые вы допускаете по каждому элементу.

4. Выполняйте самые сложные задачи в начале рабочего дня

Есть две причины, чтобы взяться за тяжелые дела пораньше.Во-первых, это когда вы самые свежие, а во-вторых, когда серьезные препятствия устранены, остаток дня кажется более управляемым. Исследования показывают, что успешные люди имеют привычку сначала решать самые сложные задачи, а затем управлять остальными по мере своих возможностей. Подумайте, как легко пролетит ваш день, если над вами не будут нависать эти жалкие отчеты.

5. Не пропускайте перерывы

Один из способов, которым рабочие пытаются втиснуть больше работы в день, — это пропускать перерывы. Однако эта привычка снижает вашу продуктивность по нескольким причинам.Перерывы дают вашему разуму немного времени, чтобы побродить, что очень важно для творческого решения проблем. Перерывы также дают вам время, чтобы накормить свое тело и передвигаться, что перекачивает больше кислорода в клетки мозга. Лучшие перерывы включают в себя здоровый обед или перекус разумного размера, а также быструю прогулку или другую физическую активность. Исследования показывают, что всего 10 минут умеренных упражнений в день могут улучшить работу сердца, а также улучшить ваши умственные способности и эмоциональное состояние.

В дополнение к этим шагам убедитесь, что вы занимаетесь любимым делом.Если вы недовольны своей работой, вы, скорее всего, никогда не будете на ней продуктивны. Ищете новую карьеру? Подумайте об онлайн-дипломах по бухгалтерскому учету в UAB, чтобы начать жизнь с чистого листа. Перестаньте быть себе рабом и научитесь управлять производительностью более легкими способами. Ваше здоровье, ваша продуктивность, ваши коллеги, ваш начальник и ваша семья будут благодарить вас за ваши усилия.

Как повысить продуктивность работы из дома: 9 правил для «теперь нормального»

Эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня сложнее, чем когда-либо.С переходом на удаленную работу у многих из нас нет встроенных параметров офисной жизни, которые могли бы регулировать нашу продуктивность. Это означает, что нам нужно изучить и опереться на самостоятельные стратегии, если мы хотим работать более продуктивно из дома.

Новое крупное глобальное исследование удаленной работы, проведенное Paper Giant для Atlassian, показало, что 40% респондентов считают, что работа из дома приводит к значительному увеличению продолжительности рабочего дня.

Хорошая новость в том, что так быть не должно.По мере того, как мы отходим от традиционных офисных помещений, вы можете использовать ряд уловок и уловок, чтобы повысить свою продуктивность. Цель? Чтобы достичь всех ваших целей, не нарушая при этом ваше здоровье или баланс между работой и личной жизнью. Читайте наши девять научно обоснованных и одобренных экспертами принципов самопродуктивности.

1. Мастер-рабочий стол

Исследование Paper Giant показало, что 49% сотрудников считали, что им нужно рабочее место получше, если они собирались продолжать работать из дома, при этом более трети (34%) заявили, что их рабочее место менее комфортно, чем офис.Решение? Прекратите тасовать стопки бумаг и бегите за стол.

Недавний отчет, опубликованный в Journal of Neuroscience, доказал, что беспорядок ограничивает способность мозга правильно обрабатывать информацию. Итак, если вы хотите начать выполнять задачи более эффективно, пора навести порядок.

Во-первых, попробуйте «зонировать» домашний офис, создав отдельные пространства для справочных материалов, расходных материалов и долгосрочных проектов, прежде чем назначать даты утилизации как можно большему количеству людей.Затем уберите сам стол и заменяйте только те предметы, которые необходимы для повседневного использования.

И, наконец, добавьте яркие цвета везде, где только можете — от картины на стене до заставки или даже кружки по вашему выбору. Цвет может иметь большое влияние на настроение, при этом зеленый и синий, как было доказано, повышают продуктивность, поэтому откройте для себя вид на океан или добавьте листовое растение к процессу. (Помимо их зелени, исследование Университета штата Вашингтон показало, что растения обладают дополнительными преимуществами с точки зрения повышения продуктивности).

2. Используйте однозадачность

Жестокая правда заключается в том, что очень, очень немногие из нас могут эффективно выполнять несколько задач одновременно. На самом деле, это примерно 2% населения, по словам профессора Дэвида Стрейера из Университета Юты, эксперта в области когнитивного отвлечения. Проблема в том, что когда мы перескакиваем от задачи к задаче, мы фактически не успеваем сделать больше. Вместо этого мы заставляем наш мозг постоянно переключать скорости, более хаотично выполняя задачи и выгорая внутренние коробки передач.Ответ — убить монстра, выполняющего многозадачность, и принять однозадачность.

«Нам навязали миф о том, что многозадачность — это ценный навык, дающий нам возможность делать все это, — но это далеко от истины», — говорит бизнес-тренер Райан Джексон, автор книги «The Восстание за успех ».

«Более продуктивный подход — посвящать дни или полдня темам или близким задачам», — объясняет он. «Таким образом, будет легче сбрасывать задания по одной, и даже если вы отвлечетесь, быстрее снова возьметесь за дело.”

3. Планируйте завтра, сегодня вечером

Исследование Paper Giant показало, что 44% сотрудников считают, что теперь более важно знать, как мотивировать себя, помимо параметров офисной жизни. Один из лучших способов сделать это — составить список дел, а лучше всего составлять этот список накануне вечером.

Пока вы все еще находитесь в рабочем режиме, уделите последние 10 минут своего дня тому, чтобы оценить, что вам действительно нужно сделать завтра — задача, которая может занять вдвое больше времени, если вы придете к ней холодным первым делом утром.Ключевой прием состоит в том, чтобы ваш список дел был коротким, чтобы он не казался перегруженным. По словам Ниама Грэхема, главы отдела кадров в Workhuman, Матрица срочности и важности — отличный способ сделать это.

«Также известная как матрица Эйзенхауэра, это отличный инструмент для определения приоритетов задач, особенно при работе из дома», — говорит Грэм. «Матрица помогает вам распределить задачи по четырем квадрантам по срочности и важности». Затем вы можете сразу отточить задачи «Срочно-важные» и запланировать, делегировать или исключить другие.

4. Составьте список того, чего не нужно делать

Вы составили свой список дел, но если вы хотите быть по-настоящему продуктивным, вам понадобится и обратное. Список дел, которые нужно не делать, должен быть постоянным дополнением к вашему рабочему пространству, в нем должны быть указаны все траты времени, которые мешают достижению ваших повседневных целей — от проверки социальных сетей до просмотра видео с кошками и посещения кухни, чтобы помыть посуду. .

«Без перспективы того, что ваш начальник слоняется позади вас, даже самые дисциплинированные работники подвержены соблазну тратить время впустую», — говорит Джексон.«Создание [запрещенного] списка помогает напомнить вам, чего следует избегать, а фактическая блокировка доступа к определенным веб-сайтам в течение рабочего дня поможет вам еще больше».

Чтобы упростить задачу, ознакомьтесь с такими приложениями, как RescueTime, LeechBlock или SelfControl, которые можно настроить для предотвращения доступа к выбранным веб-сайтам в определенные периоды времени.

5. Ограничьте время потока

Время вашего «потока» — это время, когда вы наиболее эффективны: период гиперфокусировки, когда вы работаете наиболее плавно.Для некоторых людей это раннее утро, для других — после обеда или вечера. После того, как вы определились со своим, выделяйте в этом окне 90 минут каждый день для чистой и глубокой работы над своими важнейшими задачами.

«Глубокая работа должна выполняться в состоянии концентрации без отвлекающих факторов, и это важно, потому что без нее вы обнаружите, что постоянно сосредотачиваетесь на небольших задачах, не добавляющих ценности, и никогда не добьетесь прогресса в своих более крупных и важных задачах. работа », — говорит сертифицированный высокопрофессиональный тренер Дэвид Грив.«Блокировка времени — отличный способ обеспечить, чтобы этот критический период происходил каждый день, без каких-либо звонков или сигналов, которые вас отвлекают».

6. Отдавайте предпочтение Парето и помодорам

Названный в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, принцип Парето (также известный как правило 80-20) гласит, что 80% ваших результатов являются результатом 20% ваших действий, и наоборот. Другими словами, чтобы стать более продуктивным, вы должны определить те 20% своей работы, которые оказывают влияние на 80%, и всегда расставлять приоритеты.

Затем вы должны максимально увеличить количество минут, потраченных на работу над этими критически важными 20%, с помощью Техники Помидора — серии 25-минутных целенаправленных «спринтов» над задачей, за которыми следует каждый раз полный пятиминутный перерыв.

«На уровень нашей концентрации в значительной степени влияет наша умственная выносливость», — говорит Грив. «Помидор и анализ Парето — это два метода, которые могут помочь нам более эффективно управлять своим временем, как и метод Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена».

7.Научитесь спать как профессионал

Если вы не ищете предлога для увольнения, дремать в обычном офисе нельзя, но это стратегия, которую вы можете использовать в своих интересах при работе из дома. Секрет в том, чтобы обуздать естественный циркадный ритм вашего тела и использовать 20-минутный сон после обеда (иногда называемый дремотой стадии 2), чтобы улучшить вашу память, когнитивные навыки и творческие способности.

Ограничивая себя всего 20 минутами, вы пожинаете вышеупомянутые преимущества, не впадая в более глубокий быстрый сон, который оставит вас вялым и дезориентированным.Чтобы получить максимум энергии, выпейте чашку кофе непосредственно перед сном. Исследователи обнаружили, что кофеину требуется около 20 минут, чтобы проявить свой физиологический эффект, поэтому он сработает, когда вы проснетесь.

8. Платье для успеха

Когда вы работаете из дома, не имеет значения, как вы одеваетесь — или даже если вы одеваетесь ниже пояса. Но если говорить об уровне вашей продуктивности, это является серьезной ошибкой. Акт подготовки к предстоящему дню, в том числе выбор более элегантной одежды, посылает вашему мозгу сигнал о том, что настало время игры, и это пробуждает больше умственной энергии.

«Правильная одежда переключает ваш рабочий образ мышления на« включенный », что имеет решающее значение для уровня концентрации и дает вам ощущение дополнительной цели», — говорит ведущий эксперт по бизнесу и инновациям Эрика Вулф-Мюррей, автор книги «Простые советы. Больше, лучше бизнес. Это не значит, что вам нужно носить юбку-карандаш или костюм-тройку, когда вы работаете из своей комнаты для гостей. Но это означает, что в рабочие дни вам следует оставлять спортивные штаны в гардеробе.

9.Настройте «принудительный выход» для своего рабочего дня

Элитные спортсмены знают, что отдых так же важен, как и тренировки, когда речь идет об оптимальной производительности — и если вы хотите, чтобы ваша продуктивность повышалась, вам нужно усвоить этот урок. Когда вы работаете из дома, легко отложить задачи на вечер, но это может быть проблематично — не только для вашей личной жизни, но и для вашей работы на следующий день. (Исследование Paper Giant показало, что многие рабочие начали возмущаться тем, как работа «колонизирует» их домашнюю жизнь).

«Перегрузка может привести к стрессу и выгоранию, нанося вред не только вашей производительности, но и общему психическому здоровью и благополучию», — говорит Грэм. «Вместо этого установите твердое время для завершения рабочего дня и придерживайтесь его любой ценой».




Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *