Электронный или бумажный вариант? Что лучше? — Студопедия.Нет

 

Давайте теперь рассмотрим отличия электронного планирования от ведения бумажного ежедневника, ведь современные женщины все больше предпочитают обращаться за помощью именно к первому варианту планировщиков. Предлагаю проанализировать все мои доводы «за» и «против» и только потом определиться с выбором. Сразу скажу, что лично я предпочитаю планирование в обычных бумажных ежедневниках, потому что планы, записанные от руки, мне легче выполнять и, кроме того, такие записи мотивируют меня гораздо больше, чем бездушные буквы, набранные на клавиатуре компьютера или телефона. Мне кажется, что цель, записанная от руки, становится в два раза более важной, чем она же, но напечатанная в телефоне. Тем не менее, это совсем не значит, что вы не сможете вести электронный ежедневник, ведь у каждого свое восприятие мира. Но я знаю точно, что от способа записи, который вы выберете, будет зависеть вся ваша дальнейшая эффективность.

 

Плюсы электронного планирования

 

Несмотря на мою любовь к бумажным ежедневникам, у электронного планирования есть огромное количество плюсов, и это нельзя игнорировать.

Во‑первых , когда мы решаем завести электронный планировщик, мы понимаем, что перед нами открывается море возможностей, ведь можно заниматься планированием как на компьютере (в специализированных программах или в любых других, где есть возможность хоть что‑то записывать), так и в планшетах и в телефонах. Главное здесь – следить за тем, чтобы устройства были синхронизированы между собой, дабы постоянно не переписывать информацию.

Во‑вторых , планирование на электронных носителях очень компактно. Вся ваша жизнь на ближайшие пару месяцев и даже лет собирается в телефон, и не нужно носить с собой дополнительную тяжесть в виде стандартного ежедневника.

В‑третьих , электронное планирование – это очень быстро, т. е. можно оперативно достать из кармана телефон и записать в него необходимую информацию, не обращая внимания на то, что в этот момент вы находитесь в метро или автобусе.

В‑четвертых , важным плюсом электронных планировщиков являются оповещения, которые звуковым сигналом напомнят вам о важных событиях. Это безумно удобно, ведь иногда мы просто забываем посмотреть в ежедневник и пропускаем дни рождения и важные даты, о которых электронный планировщик нам обязательно напомнит.

 

Минусы электронного планирования

 

Теперь перейдем к минусам электронного планирования, которые лично для меня настолько огромны, что пока я даже не помышляю о заведении такого помощника.

Первое: электронные планы нельзя потрогать. Да‑да, не удивляйтесь, но я отношусь к тому вымирающему типу людей, которые любят все записывать на листочках. Только в этом случае у меня появляется стимул выполнить план. Записи же в телефоне для меня не имеют никакой ощутимой ценности, поэтому, даже сделав заметку в соответствующем приложении, я все равно при первой же возможности переписываю информацию на листок. Я абсолютно не могу ориентироваться в днях недели, когда не имею возможности перевернуть страницу и наглядно представить, что было в какой‑то определенный день. Этот минус электронных ежедневников прошу не воспринимать слишком серьезно, потому что это только мои представления о планировании. Вполне допускаю, что этот минус вам и вовсе не покажется минусом, а превратится в огромный и жирный плюс.

Второе: я никак не могу подобрать для себя приложение, которое отвечало бы моим требованиям. Я периодически просматриваю новинки, выходящие в свет, но еще ни одна программа не удовлетворила меня полностью, поэтому я до сих пор остаюсь верна своему бумажному ежедневнику.

Не исключаю, что со временем я перейду на электронное планирование, но пока перечисленные выше минусы еще слишком существенны для меня.

 

Плюсы бумажного планирования

 

Ну и теперь начинаю хвалить бумажные ежедневники. Потому что с минусами и так все ясно – это все плюсы электронных планировщиков. Итак.

1. Мне доставляет эстетическое удовольствие делать записи в ежедневнике, поэтому я возвращаюсь к нему снова и снова и просто не могу про него забыть.

2. Бумажный ежедневник я могу оформить по своему вкусу, добавить только те разделы, которые мне нужны, и исключить все лишнее, а значит – сконцентрироваться на главном. То есть бумажный ежедневник можно очень легко подстроить под себя и сделать его просто идеальным.

3. Бумажный ежедневник можно держать на рабочем столе в открытом виде, и список дел будет всегда перед глазами. Также ориентироваться в личных записях для меня удобнее, если они сделаны от руки, т. е. я гораздо быстрее нахожу нужную информацию, если однажды записала ее на бумаге.

4. Еще один плюс – это то, что бумажный ежедневник создает у окружающих ощущение, что вы серьезный деловой человек, а значит, и отношение к вам будет соответствующим. Даже на переговорах гораздо солиднее выглядит хозяин ежедневника в кожаном переплете, чем тот человек, который все время проводит в телефоне (никто ведь не знает, что вы там помечаете важные моменты встречи).

5. В бумажном ежедневнике можно сочетать разные виды планирования, т. е. здесь попутно можно вести финансовый учет, писать списки покупок и даже делать конспекты лекций, так что бумажный носитель – это очень функционально.

 

 

Подумай об этом перед сном

Безусловно, и бумажные ежедневники можно превратить в совершенно неэффективные инструменты планирования, если ими пользоваться как блокнотами и просто писать информацию друг за другом, игнорируя даты и разделы. Но если серьезно подойти к вопросу планирования своей жизни, то из обыкновенной книжицы, на которую мы обычно не возлагаем никаких надежд, можно сделать эффективный инструмент управления временем.

 

В любом случае я советую попробовать и бумажные, и электронные ежедневники, чтобы на своем собственном примере понять, что работает лучше. Ведь задача планирования – упростить жизнь, сделать ее более эффективной и насыщенной, поэтому выбор за вами. А я перехожу к более конкретным советам по ведению ежедневника.

 

 

Моя система планирования дел

 

Теперь, когда я убедила вас в том, что планировщик – жизненная необходимость, хочу познакомить вас со своими системами планирования дел. Мне будет очень приятно, если вы хотя бы попробуете применить их в своей повседневной жизни. Они универсальны и для домохозяек, и для студенток, и для работающих женщин. Их могут применять и творческие люди, и те, кто совсем далек от этого. Особенно мои системы планирования дел подойдут для новичков, так что, если вы только начинаете знакомиться с планированием, прошу вас обратить внимание именно на них.

Начнем мы, пожалуй, с самой эффективной, на мой взгляд, системы, которой я пользуюсь сейчас. Нам понадобится тетрадь (любая, какая вам понравится), лучше, если в ней будет больше 18 листов. Что представляет собой планировщик?

Раздел 1. Вначале мы выделяем целый разворот тетради на планы и цели, которых мы будем добиваться.

Страница 1–2. Предлагаю расписать цели по временным промежуткам: 12 недель, 1 год, 5 лет, цели на жизнь. Советую здесь обратить внимание на пункт о стратегическом планировании.

Раздел 2. Далее у нас идет планировщик на весь месяц. Это уже два разворота тетради, на которых мы пишем цели на месяц, финансовый отчет, а также вручную (или на компьютере) расчерчиваем календарь на целый месяц. Итого у нас выходит 4 страницы:

– цели на месяц;

– финансы;

– разворот с календарем.

Страница 3. Ту работу, которую мы планируем осуществить в текущем месяце по работе со своими глобальными целями, мы вписываем в раздел «Цели на месяц». Это наш тактический план.

• Страница 4. На странице с финансами в столбик мы проставляем цифры по количеству дней в текущем месяце. Здесь мы будем записывать свои расходы – все, на что были потрачены деньги. Об этой практике я расскажу вам в другой главе, а пока просто оставьте лист для этих записей.

Страница 5–6. В календаре , расчерченном на месяц, мы сразу проставляем дни рождения важных нам людей и те события, которые привязаны к строго определенному дню: к примеру, квартплата или детские кружки и секции. В течение месяца в этих окошках мы будем помечать и другие события с четкой привязкой к дням. Самый последний столбец подписываем «неделя» и распределяем туда те дела, которые нужно сделать на текущей неделе, но не важно, в какой день.

Внизу страницы у нас остается место, куда можно вклеивать маленькие стикеры со списками покупок и другой важной информацией, которая затем попадает в другие разделы.

 

Что же делать с ежедневным планированием, спросите вы? Ведь список дел на целый день никак не вместить в маленькую клеточку месяца. А все очень просто: мы еще один лист разрезаем вдоль на 2 части, берем одну часть – это и есть наш список дел на день. Вверху подписываем дату, а ниже пишем план на день. На обратной стороне обозначаем программу‑максимум, т. е. те дела, которые можно сделать дополнительно, если весь план выполнен. На эту же страничку попадают стикеры со списками покупок перед тем, как вы идете в магазин, а кроме того, этот листок можно извлечь из ежедневника и просто положить в кошелек. Так он совсем не займет места, и не придется брать с собой за покупками или на встречу с подругами целый ежедневник. Этот же листок со списком дел будет вашей закладкой в ежедневнике, открывающей его сразу же на календаре текущего месяца. Как только вы выполнили все дела, листочек просто идет в мусор, а его место занимает следующий.

Такая система планирования дел стала для меня просто спасением.

 

Планирование по сферам жизни

 

Этот тип планирования также очень удобен и проверен мною лично, поэтому могу смело порекомендовать тем, кому трудно сориентироваться в длинном списке дел на день. Этот подход прост и эффективен, но его лучше вести в ежедневнике, когда на один день выделена целая страница. Итак, для начала нам нужно определиться со сферами, которые присутствуют в нашей жизни.

Рассмотрим пример. Ежедневно мы выполняем дела, связанные с работой (проекты, совещания, текущие дела по работе), семьей (счета, праздники, семейные мероприятия, детские секции, занятия с детьми и т. д.), домом (уборка, приготовление еды), саморазвитием (чтение, посещение курсов, тренинги, хобби и т. д.). Таких сфер может быть сколько угодно, но я советую выбирать не более 4–6. В нашем примере 4 сферы, значит, делим лист на 4 части и в каждую образовавшуюся клеточку вписываем дела, которые касаются только обозначенной сферы. Такое планирование дает нам картину того, чем мы заняты большую часть дня и какие дела приоритетнее.

 

Метод «А‑В‑С»

 

Какой бы способ планирования дел вы ни выбрали, я советую вам использовать систему расстановки приоритетов, которая носит название «А‑В‑С». Что это значит на практике?

 

 

Секретный прием

Весь список дел вы должны разделить на 3 группы: очень важные, средней важности, не очень важные.

Первой группе присваиваем букву «А», второй «В», третьей «С», и при выполнении планов в первую очередь стремимся закрыть дела группы «А». Как только все из этого списка выполнено, переходим к делам «В», а в самую последнюю очередь – к делам группы «С».

К слову, внутри групп тоже можно расставлять приоритеты, так, к примеру, дела группы А можно разделить на А1, А2, А3 и т. д.

 

Для чего это делается? Как правило, при составлении планов на день очень сложно заранее правильно расставить приоритеты и записать дела в порядке их важности, поэтому мы пишем все общим списком, а затем присваиваем соответствующие категории. Это упрощает планирование и экономит время как на этапе записи дел, так и на конечном этапе их выполнения.

 

Гибкое и жесткое планирование

 

С гибким и жестким планированием вообще все просто: жесткий план – тот, который привязан к определенному времени (14: 00 – забрать ребенка из школы, 16:00 – бассейн и т. д.), гибкое планирование – это задания без оговоренного времени (зайти в банк, сходить за покупками и т. д.). Можно и нужно совмещать эти два вида планирования в своем ежедневнике, четко отделяя жесткие планы от гибких или же записывая их вперемешку. Лично я пишу все дела на день друг за другом без соблюдения хронологии, а потом просто обвожу время жестких задач в кружок для наглядности.

 

Таблица «важное‑срочное»

 

Такая таблица тоже одно время помогала мне в планировании, особенно когда я вела еженедельник. Каждую неделю я вставляла новый листочек с этой таблицей, в которой распределяла дела на целую неделю. Суть таблицы в том, что лист бумаги мы делим на 4 части.

 

 

 

Выдели желтым цветом

Казалось бы, в первую очередь нужно закрывать левый верхний квадрат – «важное срочное», но я советую обратить внимание на квадрат «важное несрочное», потому что именно там и прячется улучшение качества жизни. Именно там находятся все наши самые сокровенные мечты, на которые мы никак не находим время.

 

 

Почему вам стоит вести бумажный дневник

Почему вам стоит вести бумажный дневник

Copyright Shutterstock

Сегодня предлагаю вам поговорить… о бумаге. Редакция “Лайфхакера” часто пишет о том, что всё можно упростить, автоматизировать и перевести в электронный / цифровой вид. Но по моим собственным наблюдениям, есть одна сфера жизни, где намного эффективнее и полезнее “срабатывает” использование бумаги для записей, а не сервиса для заметок или онлайн-редактора. Речь идет о личном дневнике.

Почему можно и нужно вести бумажный дневник личного характера? Вот несколько причин:

Вырабатывается красивый почерк. Казалось бы, в наше время гаджетов, клавиатур и сенсорных экранов нет никакой нужды в умении пользоваться шариковой или чернильной ручкой. Однако о человеке по-прежнему продолжают судить “по одежке” — по первому впечатлению от общения с вами в разных ситуациях. Красивый почерк — еще один элемент вашего личного стиля, способный расположить к себе ваших деловых партнеров, коллег или клиентов. Всё равно будет момент, когда идеи надо набросать на бумаге, подписать контракт или составить небольшой набросок текстовых заметок, комментариев или идей для нового совместного проекта. “Почерк врача” точно не добавит вам “плюсов.” Поэтому пишите от руки понемногу, но регулярно.

Бумажный дневник позволит вам “выйти из Сети” хотя бы на полчаса. Отключиться от постоянного потока онлайн-информации и невероятно большого количества интернет-сервисов очень полезно для ваших глаз и психики. Заполнение бумажного дневника — один из способов устроить себе такой перерыв.

Осознание происшедшего с вами за день, ваших мыслей и переживаний. Сколько я ни пробовал использовать для личного дневника отдельный блокнот в Evernote или документ в Google Docs — результат получается совсем не тот. У Владимира Дегтярева я подсмотрел отличную технику “ежедневних страниц” (когда вы ведете каждый день записи от руки в ежедневнике на 1-2 страницы о личных планах, мыслях, идеях), которую советую изучить и вам.

Ваши личные события останутся только вашими. Помните недавний взлом Evernote? Ваши личные переживания, мысли, страхи или сомнения нуждаются в “проговаривании” (записи на бумаге) для того, чтобы создать эмоциональную “перезагрузку.” Но если они попадут “не в те руки,” сомневаюсь, что от этого будет какая-то польза для вас.

Вы сами можете выбрать формат и менять его в любой момент. Все онлайн-ежедневники, планировщики, редакторы документов навязывают вам определенный шаблон, структуру и формат фиксации текстовых данных. В бумажном дневнике вы можете делать зарисовки, скетчи, наброски и добавлять “куски” текста к различным “потокам сознания” — и для этого не надо “вписываться” в определенный формат.

А как вы относитесь к ведению бумажных ежедневников / дневников?

Вы точно уверены, что бумажный блокнот удобнее?

Сколько еще осталось людей, которые используют бумажный блокнот для планирования своих проектов и дел, записи возникших идей и мыслей?

Мне эта тема показалась интересной, так как я раньше каждый год в ноябре-декабре покупал себе новый красивый ежедневник на следующий год, и красивым почерком старательно переносил в него необходимую информацию из старого ежедневника.

Было дело!

Пытаюсь вспомнить когда же это произошло, что я посчитал не нужным покупать себе бумажный ежедневник на следующий год… Наверное, это был год 2011-й…

Почему же некоторые люди до сих пор используют бумажный блокнот для своих записей?

Что им мешает перейти на электронные записные книжки?

Какие же преимущества бумажного блокнота описал автор статьи?

Попробуем разобраться!

По каким критериям я определяю, что бумажный блокнот остался в прошлом веке

Давайте рассмотрим все 5 аргументов автора статьи через призму моего субъективного мнения, которое, кстати, я ни в коем разе никому не навязываю!

Простой бумажный блокнот не надо синхронизировать ни с чем

И это достоинство?

В чем заключается ценность этого показателя? В том, что если у вас дома записана информация в блокнот, но вы не взяли его с собой в поездку или коммандировку, вы не сможете воспользоваться этими данными?

Возить все блокноты с собой? Супер! Чемодан для блокнотов купить не забудьте!

Вывод:

вся прелесть электронных блокнотов, что вам не нужно ничего никуда копировать. Записали в любом гаджете — в других данная информация появилась автоматически.

Нет с собой нужного гаджета? С любого компьютера зашли в интернет (благо, компьютеров по миру хватает) — и открыли свою информацию в браузере.

 

Если пропал интернет – все электронное останавливается, а блокнот остается

Для многих, наверное, не будет открытием, что все электронные блокноты и планировщики работают даже без интернета, и на них есть вся нужная информация.

Без интернета всего лишь не синхронизируется новая информация с другими гаджетами. Ничего страшного! Информация пойдет в сеть когда мы появимся в зоне интернета.

Вывод:

Не аргумент!

Даже наоборот: если нет света или вокруг темно — вы можете с электронных гаджетов читать, что-то в них записывать. А в блокнот что вы запишите в темноте?

Кросс-платформенность блокнота

Сейчас редко встретишь блокнот или планировщик, которого нет для какой-то ОС. Обычно, какой бы гаджет вы не выбрали — есть версия для этого гаджета либо этой операционной системы.

Что делать если для вашего блокнота или планировщика нет программы для какой-то ОС?

  1. Поменять используемую программу-блокнот на ту, версия которой есть для данной операционной системы.
  2. Принять ответственность, что это вы сами выбрали себе такой блокнот (планировщик), которым вы не можете воспользоваться на своем гаджете!

Именно по этой причине я вообще не рассматривал вариант Nokia при покупке смартфона — для Windows Mobile нет программы MyLifeOrganized, а это для меня основной запрос.

Смена ОС, системы контроля, проекта, компании

Ага! Уйду в другую компанию и заберу с собой все свои блокноты!

ezhednevnik-or-ezhenedelnik-min

Утопия!

Электронные блокноты можно конвертировать, копировать и т.д. и т.п. Это просто и удобно.

Вдруг я ошибаюсь, напишите в комментариях кто потерял свои электронные данные при:

  • смене ОС
  • смене компании (места работы)
  • смене проекта

Даже если и есть такие, то основная причина в этом, на мой взгляд — вина не блокнота, а пользователя.

UI вашей мечты или пользовательский интерфейс

Бумажный блокнот так же как и интерфейс программы ограничен:

  • заданной обложкой,
  • цветом,
  • количеством листов
  • датированными или не датированными листами

И пользователь выбирает только то, что, на его взгляд, максимально ему подходит из доступных вариантов.

С таким же успехом можно выбрать для себя и интерфейс программы.

Тем более, что у таких программ, как Evernote, можно менять тему интерфейса:

  • темную
  • светлую
  • зелененькую

Как говорят — «Мы не 100 долларов, чтобы всем нравится!» Поэтому каждый человек выбирает для себя наиболее подходящий вариант.

Люди, планирующие в бумажном блокноте, добились огромных успехов

Сразу же вижу скептиков, которые начнут говорить — А как же великие политики и бизнесмены? Большинство из них планируют на бумаге и добиваются огромных успехов…

velikie-ispolzuyut-bum-bloknot-min

Давайте «великих» трогать здесь не будем! А все потому, что есть несколько больших НО:

  1. У таких людей есть специально обученные секретари и секретарши, которые только тем и занимаются, что планируют дела и встречи своего босса.
  2. Все текущие задачи у таких людей делегированы другим людям. Они не чинят дома сантехнику, не убирают в квартире, не обременены рутиной на работе. Их миссия — творить и продвигать.

Мы же в этой статье говорим об обыкновенном человеке, который имеет работу (бизнес), семью, дом и домашние хлопоты, но который очень хочет что-то изменить в своей жизни. Ну или, по крайней мере, сам планирует свой день и сам ведет свои записи.

Какой же блокнот выбрать: бумажный или электронный?

Решать вам! И ответственность за выбор лежит только на вас.

Лично меня не зацепил ни один аргумент, приведенный автором в статье в пользу бумажного блокнота. Я бы, даже, сказал, что я для себя все эти аргументы опроверг в пользу электронных носителей информации.

no-bum-bloknot-min

Да, я раньше пользовался активно бумажными блокнотами. Но так же, как я больше никогда не пойду на переговорный пункт, чтобы после того, как выстоял в очереди, позвонить в другой город, я не буду больше ничего записывать в бумажные блокноты.

У меня есть MyLifeOrganized. У меня есть Evernote. И они мне позволяют развивать максимальную жизненную скорость.

 

Вот такое ИМХО :)

А какой блокнот вы используете? (напишите в комментариях)


Я очень рекомендую, кто не видел, посмотреть видеоспектакль Евгения Гришковца «Прощание с бумагой»! Очень тонко, красиво и философски объясняется в чем такая ценность бумаги, но почему она отходит в прошлое.

Я был на этом спектакле Евгения Гришковца, как говорят, off-line :) И мне очень понравилось!

Мне, вообще, очень нравится его творчество, но это уже совсем другая история!

Блокнот умер. Да здравствует смартфон!

Благодаря Nokia и iPhone смартфоны ворвались в нашу жизнь и вот уже около 10 лет играют в ней довольно важную роль. Для одних смартфон — это хороший способ скоротать время при помощи игр (я надеюсь, что наши читатели играют только в умные игры). Для других — самый верный и надежный помощник. А вот для бумажных ежедневников смартфон стал настоящим убийцей.

Еще 5 лет назад у большинства студентов и офисных работников при себе всегда имелся ежедневник. Туда записывались номера телефонов, адреса, информация о проектах и даже мысли. Для меня лично ежедневник был хорошим способом извлечь из головы все рассуждения на какую-либо тему. Но это было немного раньше, чем 5 лет назад. В 2009 году я уже активно вел блог и использовал Microsoft Word для фиксации собственных мыслей. Это фактически был самый настоящий личный дневник, как те, которые ведут девочки. Но многие идеи пропадали, потому что я не успевал донести их до компьютера. Попросту забывал.

Кстати, очень советую вам точно так же фиксировать свои мысли. Это помогает упорядочить все в вашей голове, взглянуть абсолютно на все аспекты проблемы или задачи. Это действительно структурирует мышление.

Но затем в моей жизни появился сначала коммуникатор, а затем и смартфон с удобной клавиатурой. Все телефоны и адреса сразу же добавлялись в контакты. Мысли быстренько скидывались в заметки. Всякие напоминания о встречах и событиях добавлялись в календарь. В моей жизни это стало небольшим переломным моментом. Я начал действительно записывать и хранить всю важную информацию.

Раньше нужно было доставать из рюкзака бумажный ежедневник, чтобы записать свои мысли или какую-либо информацию. А затем все записи приходилось переводить в электронный вид, потому что ежедневник можно потерять или попросту случайно выкинуть. Сегодня достаточно просто взять из кармана телефон и записать в удобной мне форме.

Есть море удобных инструментов для ведения заметок,  составления списков задач, структурирования мыслей и знаний. Контакты и адреса хранятся вечно. И все это благодаря маленькому помощнику — смартфону. И мне искренне жаль тех людей, которые застыли в прошлом и не могут распрощаться с бумагой. Зачем ее использовать сегодня?




Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.