Содержание

Бухгалтерский учет для предпринимателя. Что нужно знать, чтобы правильно оптимизировать затраты.

Арина Киц

Главный бухгалтер со стажем, автор курсов для предпринимателей и самозанятых

Основы бухучета, которые стоит знать каждому директору и предпринимателю

Что для руководителя бизнеса и предпринимателя самое страшное?
 Банкротство? Возможно, но это лишь последствия неверно выбранного вектора.
 Страшнее всего — понимать, что можно было избежать убыточной деятельности благодаря изначальному и регулярному контролю над движением денежных средств.

В силу своей работы я много общаюсь с индивидуальными предпринимателями и вижу, что многие из них со всей серьезностью подходят к финансам и ведению учета своего дела. Как известно, ИП не обязаны вести бухгалтерский учет, но я все же рекомендую это делать. Объясню, почему директорам и предпринимателям стоит знать основы бухучета.

Как бы мы ни относились ко всем этим бумажкам — актам, сверкам, приказам и т.п. — за ними стоит успешное развитие бизнеса. Да-да, обращать внимание и контролировать нужно не только продажи, но и в целом деятельность компании (ИП), и в этом необходимо знание основ бухгалтерского учета.

Для чего?

  1. Чтобы всегда понимать, как работает бизнес: прибыльно или убыточно.
  2. Чтобы иметь возможность распоряжаться свободными деньгами.

  3. Чтобы знать, что деньги не расходуются понапрасну.

  4. Для выявления слабых направлений.
  5. Для оптимизации затрат и т.п.

Кто-то со мной не согласится, списав все на бухгалтера — кто, если не он, должен вести учет и своевременно предоставлять информацию руководителю? Увы и ах! Бухгалтер не обязан следить за вашей деятельностью, он лишь сводит полученные данные в одном месте, в учетной программе.
 Он не отвечает за вашу выручку или за недобросовестных клиентов, которые годами не оплачивают счета.
 Его задача — выполнять ваши поручения и требования. Вы не можете приказать ему просить отсрочку у поставщиков и одновременно судиться с должниками.

Да, бухгалтерский учет не самая увлекательная наука, но необходимая, если вы хотите вести бизнес успешно и быть уверенным в своих финансах. Профильное образование для этого не нужно — достаточно владеть основными знаниями.

В чем именно должен быть подкован директор и предприниматель? Главное — уметь читать бухгалтерскую отчетность, чтобы видеть всю картину того, что происходит с бизнесом. В ней представлены все ваши активы и пассивы, в ней вы сможете увидеть суммы по прибыли или убытку, она расскажет, в каком состоянии находятся ваши финансы и на ее основе можно выявить пробелы в работе. То есть бухгалтерская отчетность позволяет оценить текущее состояние дел.

Для крупных предприятий бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств и отчета о целевом использовании средств (только для некоммерческих организаций).

Для микропредприятий разрешена форма упрощенной бухотчетности (ИП тоже могут ею пользоваться), которая состоит из бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах.

Помимо умения читать баланс, не помешает знание основных счетов бухучета, исходя из специфики деятельности. Например, если вы используете основную систему налогообложения, необходимо понимать счета НДС (приходный и расходный), так как это первое, на что обращает внимание налоговая инспекция.

Необходимо владеть информацией по основным средствам, которые числятся на балансе.
 Обязательно нужно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность. При отсутствии такого контроля возможен риск попасть в ситуацию кассового разрыва, которая влечет за собой неприятные последствия.

Чтобы грамотно планировать бюджет, нужно видеть регулярные затраты: фонд оплаты труда и зарплатные налоги (НДФЛ, пенсионные взносы и взносы в ФСС). Обязательно нужно знать суммы по налогам, кредитам/займам, так как это приоритетные платежи, которые нельзя отстрачивать, и контроль за ними должен быть постоянным.
Также хорошо уметь считать прибыль на основании имеющихся данных, без бухгалтерского баланса, и лучше это делать ежемесячно или как минимум ежеквартально.

Это прекрасно, если вы уверены в своем бухгалтере на 100%, но ответственность перед налоговыми органами при любых отклонениях несет генеральный директор или индивидуальный предприниматель. Поэтому и тем и другим я советую держать руку на пульсе не только деятельности предприятия, но и его финансового состояния.

что я думаю о структуре бухгалтерской фирмы

Мультибухгалтер

Бухгалтерия

Давайте оттолкнемся от 

базового сценария. Например, я один и организовал бухфирму, делаю (пока) все сам: общаюсь с клиентом, консультирую, выбираю оптимальные варианты деятельности, веду бухучет, работаю с первичкой, рассчитываю зарплату и т.д. Т.е. такой стандартный вариант «бухгалтера в одном лице», но в форм-факторе бухгалтерской фирмы.

Далее мой путь лежит через поиск еще одного бухгалтера, который смог бы с высокой степенью автономности общаться с клиентами и вести их учет. Если я и дальше буду наращивать такую структуру, не меняя ее принцип, то за каждым моим клиентом будет закреплено по одному бухгалтеру.

Все привычно, удобно и понятно — как мне, так и клиентам. Особенно если моя фирма региональная, где все «свои» знают друг друга, да к тому же полностью вовлечены в бизнес своих клиентов. Поэтому я и назвал такой сценарий «базовым».

Мне не нужно настраивать систему управления, да и потребности в ней минимальны: каждый бухгалтер знает и напрямую ведет своих клиентов, отвечает за сдачу отчетности, налоги, зарплату и т.д. Настроить оплату труда также просто, ведь сразу понятно, кто и каких клиентов ведет.

Так нужно ли мне строить свою работу по-другому? Вот те опасения и проблемы, которые меня, как руководителя фирмы с такой «базовой» структурой, заставили бы пересмотреть организацию бухгалтерской фирмы.

Во-первых, я бы задумался о целостности бухгалтерской фирмы. Ведь при такой вовлеченности и «сцепке» ведущих бухгалтеров с клиентами, если уходит бухгалтер, то он может увести с собой и клиентов.

Во-вторых, как мне найти дополнительные способы монетизации, например, за счет доп. услуг? Особенно в отчетные периоды, когда бухгалтеру уже не до «лирики» и не до сопутствующих услуг?

Далее я понимаю, что рост выручки будет сопровождаться таким же ростом затрат, ведь прямое разделение «бухгалтер-клиент» не позволит мне экономить за счет масштаба и унификации бизнес-процессов.

В общем, я бы задумался о другой структуре… Благо таких структур много. Например, можно вовлечь в работу с каждым клиентом не одного бухгалтера, а целую команду: от менеджера, который непосредственно контактирует с клиентом, до обслуживающего «тыла» из бухгалтеров по налогам, заработной плате, первичке.

Или выстроил бы структуру по функциональным отделам, где каждый отдел — как боевая единица с руководителем, ведущими бухгалтерами, помощниками. При этом создал бы отдел только по расчету заработной платы, учитывая, что там свой особый ритм жизни. Административный отдел обеспечивал бы жизнедеятельность всей бухгалтерской фирмы.

В любом случае мне бы потребовалась информационная система — ядро, на котором я бы смог развернуть свою организационную структуру.

Потребность очевидна, и я ее вижу, когда в Мультибухгалтер обращаются бухгалтерские фирмы с вопросами по оптимизации функционала под индивидуальные бизнес-процессы.

2 июля в 16:00 приглашаю вас, дорогие коллеги, на вебинар, где подробнее расскажу, как Мультибухгалтер поможет вашей бухгалтерской фирме расти и снизить затраты, как через Мультибухгалтер реализовать:

отделы, распределение организаций по сотрудникам, индивидуальные графики сдачи отчетности, уплаты налогов и зарплатных событий, обмен задачами, связь клиентов со своими бухгалтерами через личные кабинеты, управленческую аналитику для руководителя, настройку тарифов.

Чтобы не пропустить вебинар и получить потом видеозапись, регистрируйтесь на него по ссылке.

Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер»

Бухгалтерский учет для малого бизнеса — Accounting.

com

Примечание редактора: Эта статья содержит общую информацию и не предназначена для замены профессиональной консультации по бухгалтерскому учету. Пожалуйста, проконсультируйтесь с бухгалтером, прежде чем принимать какие-либо финансовые решения.


Бухгалтерский учет жизненно важен для любого бизнеса. Грамотное ведение записей является ключом к мониторингу бизнес-расходов и поиску новых направлений роста. Кроме того, ведение точных записей гарантирует, что владельцы бизнеса по-прежнему несут ответственность за налоговые обязательства перед государством и своими сотрудниками.

При пересмотре стратегии бухгалтерского учета учитывайте финансовые цели вашей компании. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или нанимаете сотрудников, успех вашего бизнеса зависит от четко сформулированных финансовых целей.

Эксперты сходятся во мнении, что малый бизнес обычно терпит неудачу, когда иссякает денежный поток. Ваш бизнес должен внедрить эффективную политику ведения учета и разумную финансовую стратегию, чтобы избежать этой ситуации.

Основы бухгалтерского учета | Бухгалтерское программное обеспечение | Наем бухгалтера | Часто задаваемые вопросы

Что такое бухгалтерский учет в малом бизнесе?

Бухгалтерский учет малого бизнеса требует точной бухгалтерии, что влечет за собой ведение организованного учета финансовых операций предприятия, включая продажи, расходы, активы и обязательства. Если вы впервые изучаете бухгалтерский учет малого бизнеса, посетите наш полезный глоссарий, чтобы ознакомиться с основными терминами бухгалтерского учета.

Бухгалтеры обычно работают с тремя типами бухгалтерских отчетов: балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках и отчеты о движении денежных средств. В каждом отчете записываются разные значения и предоставляется уникальное представление о финансовом состоянии бизнеса. В следующем разделе рассматриваются различия между этими отчетами.

Балансовые отчеты отражают то, чем владеет компания и что она должна. Этот тип отчета дает представление о финансовом состоянии малого бизнеса в определенный момент времени. Бухгалтеры могут сразу просмотреть данные об активах и обязательствах компании.

Компании обычно составляют балансовые отчеты в конце каждого квартала, но физические лица могут составлять их в любое время. Активы, обязательства и собственный капитал составляют баланс.

Активы

Активы имеют экономическую ценность и могут сократить расходы и улучшить продажи. Примеры активов включают недвижимость, товарно-материальные запасы, денежные средства и дебиторскую задолженность. В балансовых отчетах активы перечислены в порядке ликвидности — насколько легко их можно продать, использовать или превратить в наличные деньги.

Обязательства

Обязательства — это то, что компания должна кому-то другому. Примеры обязательств включают заработную плату сотрудников, подоходный налог, ипотечные кредиты и кредиторскую задолженность.

Акционерный капитал

Акционерный капитал представляет собой чистую стоимость компании — сумму, которую акционеры получили бы, если бы они ликвидировали все активы и погасили все долги. Чистая стоимость также может быть понята как активы за вычетом обязательств. Например, компания с активами в размере 10 000 долларов и обязательствами в размере 2 000 долларов будет иметь акционерный капитал в размере 8 000 долларов.

Отчеты о прибылях и убытках, часто называемые отчетами о прибылях и убытках, обобщают доходы и расходы малого бизнеса за определенный период. Обычно компании составляют квартальные и годовые отчеты о прибылях и убытках.

Отчеты о прибылях и убытках сосредоточены на четырех ключевых статьях — доходах, прибылях, расходах и убытках, — которые бухгалтеры используют для расчета чистой прибыли.

Доходы и прибыль

Выручка включает операционные и внереализационные доходы. Операционный доход составляет основные виды деятельности бизнеса, такие как продажа продуктов. Предприятия получают внереализационный доход за счет второстепенных видов деятельности, таких как проценты по банковским счетам.

Прибыль включает в себя деньги, полученные от единовременной некоммерческой деятельности, такой как продажа старого оборудования или неиспользуемых зданий.

Расходы и убытки

Как и доходы, расходы включают затраты, возникающие в результате основной и дополнительной деятельности. Основные виды деятельности включают общие административные расходы, исследования и разработки, а также себестоимость проданных товаров.

Убытки включают такие элементы, как невыгодное урегулирование судебных споров и активы, проданные по цене ниже их стоимости.

Чистая прибыль

Бухгалтеры рассчитывают чистую прибыль путем вычитания расходов предприятия из его доходов. Если доходы превышают расходы, предприятие получает чистую прибыль. Если выручка ниже расходов, предприятие несет чистый убыток.

Отчеты о движении денежных средств обобщают количество денег, поступающих в компанию и покидающих ее. Эти заявления сосредоточены исключительно на ликвидных активах, таких как денежные средства и их эквиваленты, — инвестициях, которые физические лица могут легко превратить в наличные деньги.

Бухгалтеры рассчитывают движение денежных средств, внося коррективы в отчет о прибылях и убытках предприятия. Путем сложения и вычитания бухгалтеры удаляют безналичные статьи и операции из чистого дохода. Компоненты отчета о движении денежных средств включают операционную деятельность, инвестиционную деятельность и финансовую деятельность.

Операционная деятельность

Операционная деятельность включает в себя получение и расходование денежных средств на хозяйственную деятельность. Предприятия рассматривают поступления от продажи товаров, проценты по банковским счетам, платежи поставщикам и заработную плату, выплачиваемую работникам, как операционную деятельность.

Инвестиционная деятельность

Примеры инвестиций включают продажу или покупку активов, кредиты, предоставленные поставщикам, и платежи, связанные с приобретением или слиянием предприятий.

Финансовая деятельность

Финансовая деятельность включает получение и расходование денежных средств для финансирования компании, таких как выплата денежных дивидендов акционерам, получение денежных средств от выпуска акций и получение денежных средств от погашения долга.

Лучшие онлайн-программы

Исследуйте программы, которые вас интересуют, с высокими стандартами качества и гибкостью, которые вам необходимы, чтобы вывести свою карьеру на новый уровень.

Как вести бухгалтерский учет в малом бизнесе

Эффективное управление финансами малого бизнеса выходит за рамки ведения бухгалтерского учета. Использование профессиональных методов бухгалтерского учета позволяет вам правильно разработать стратегию будущего вашей компании и выполнить требования законодательства.

Использование профессиональных методов бухгалтерского учета позволит вам правильно разработать стратегию будущего вашей компании и выполнить требования законодательства.

На этом этапе успешные малые предприятия должны рассмотреть возможность передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг или инвестирования в программное обеспечение для бухгалтерского учета. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы, о которых более подробно расскажем ниже.

Бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса

Технически подкованные владельцы бизнеса или те, кто знаком с принципами бухгалтерского учета, обычно используют бухгалтерское программное обеспечение. Цифровая бухгалтерия предлагает гораздо более быстрый метод, чем ручные расчеты.

Эти приложения автоматически обрабатывают числа, выполняют ввод данных, отслеживают показатели производительности и создают бизнес-отчеты. После корректного ввода данных программа гарантирует точные расчеты, что обеспечивает дополнительный комфорт в налоговый сезон.

Более продвинутые версии интегрируются с другими программами управления офисом, отображают тенденции данных, оплачивают дебиторскую задолженность, пересылают счета и обеспечивают соблюдение налоговых требований. Обширное хранилище данных в бухгалтерском ПО повышает эффективность вашей компании, обеспечивая быстрый доступ к такой информации, как история платежей.

Программное обеспечение Pros

  • Автоматический ввод данных минимизирует избыточность
  • Предварительно рассчитанный налог с продаж
  • Облачное хранилище устраняет необходимость в дорогостоящих настольных технологиях в офисе
  • Удобный интерфейс

Минусы программного обеспечения

  • Безопасность более рискованна в облачных сервисах
  • Часто предоставляется в виде услуг по подписке, взимающих плату за ежегодные обновления
  • Зависит от технической поддержки из внешних источников
  • Затраты могут быть высокими, особенно для настольной установки

Некоторые программы предназначены для специалистов по бухгалтерскому учету малого бизнеса или бухгалтеров, в то время как другие программы адаптированы для владельцев бизнеса, желающих развить свои навыки бухгалтерского учета.

Компании с небольшими складскими запасами или без них и с небольшим количеством сотрудников могут использовать недорогое или бесплатное базовое бухгалтерское программное обеспечение. Хотя владельцы бизнеса могут легко внедрить это доступное программное обеспечение, оно может подвергнуть вас риску аудита IRS, вызванного неточной отчетностью.

К популярным бухгалтерским программам для малого бизнеса относятся:

  • АккаунтЭдж
  • Фрешбуки
  • GoDaddy
  • Касу
  • Мудрец 50cloud
  • Восход солнца
  • QuickBooks
  • Волна
  • Ксеро
  • Книги Зохо

Бухгалтеры для малого бизнеса

В некоторых случаях владельцы малого бизнеса могут предпочесть нанять индивидуальных практиков или фирмы по оказанию бухгалтерских услуг, которые специализируются на малых предприятиях. Другие предприятия нанимают временных бухгалтеров в определенное время года или нанимают бухгалтеров на неполный рабочий день с повышением квалификации.

Для владельца бизнеса, которому не хватает навыков бухгалтерского учета или который не любит работать с цифрами, аутсорсинг финансовой информации компании является привлекательным вариантом. Многие владельцы бизнеса находят утешение в финансовом опыте бухгалтера и знаниях в области налогообложения. Квалифицированный бухгалтер также может помочь в управлении повседневными финансами. Например:

  • Консультирование по оптимальной структуре компании перед запуском
  • Консультации по финансовым деталям вашего бизнес-плана
  • Определение потенциальной экономии затрат при эксплуатации
  • Расчет заработной платы
  • Разработка системы финансовой защиты на случай катастрофических событий или затруднений роста
  • Взаимодействие с IRS в случае аудита

Хотя многие малые предприятия начинаются с владельца как единственного работника, со временем становится выгодно передать бухгалтерские функции профессионалу. В этой ситуации предприятия могут нанять внутренних или внешних бухгалтеров в бухгалтерских фирмах.

Для молодых, растущих предприятий использование бухгалтерской фирмы предлагает некоторую гибкость. Предоставление фирме контракта на консультацию помогает предприятиям, которым несколько раз в год требуется их опыт.

Этот менее дорогой вариант по-прежнему обеспечивает высокий уровень знаний бухгалтерского учета. Бухгалтерские фирмы обычно взимают почасовую оплату, хотя некоторые аналитические функции стоят дороже, чем другие. Если вы не уверены, сравните первоначальные затраты с тем, что фирма может сэкономить вашей компании с течением времени.

Бухгалтер Профи

  • CPA являются лицензированными доверенными консультантами.
  • Профессионалы обладают важными знаниями в области налогового права.
  • Бухгалтеры могут оказать помощь в проведении аудита IRS.
  • Бухгалтеры могут помочь в разработке стратегии роста бизнеса.

Бухгалтер Минусы

  • Почасовая оплата стоит дорого.
  • Большая часть финансовых знаний вашей компании принадлежит одному человеку, что рискованно.
  • Наем бухгалтера может привести к отсутствию контроля над ежедневными операциями.
  • Бухгалтерские услуги могут оказываться вне офиса.

Некоторым может показаться, что выбрать поставщика бухгалтерских услуг так же сложно, как вести собственные бухгалтерские книги. Большинству владельцев малого бизнеса известны названия Большой четверки в сфере бухгалтерского учета:

  • PricewaterhouseCoopers
  • Делойт Туш Томацу
  • Эрнст энд Янг
  • КПМГ

Эти фирмы созданы и укомплектованы квалифицированными бухгалтерами. Однако их большой размер заставляет некоторых владельцев малого бизнеса предпочитать более мелкие бухгалтерские фирмы, которые не потеряют их среди своих более крупных клиентов. Меньшие фирмы, как правило, намного дешевле и могут предоставлять услуги лицом к лицу.

Для устоявшихся предприятий почасовые ставки бухгалтерских фирм могут стать непомерно высокими по мере усложнения транзакций. В этом случае имеет смысл нанять штатного бухгалтера.

Выбор решения для бухгалтерского учета

Наличие надежной и эффективной системы бухгалтерского учета может освободить ваше время для решения других бизнес-задач. Изучая бухгалтерские решения для своей компании, ответьте на следующие вопросы:

  • Каков размер моей компании?
  • Какая технология бухгалтерского учета лучше всего подходит для моей компании?
  • Соответствуют ли мои знания основам бухгалтерского учета задаче?
  • Позволяет ли мой денежный поток учитывать расходы ежемесячно или ежегодно?
  • Насколько комфортно мне передавать конфиденциальные бизнес-данные частному лицу или бухгалтерской службе?
  • Могу ли я или мой персонал выполнять ежедневный ввод данных?
  • Работает ли моя компания в сложной налоговой среде, которая может подлежать аудиту?
  • Считают ли мои отраслевые конкуренты тот или иной метод наиболее полезным?
  • Следует ли учитывать факторы совместимости с другими технологическими процессами, которые происходят регулярно, например, с расчетом заработной платы?

Ответы на приведенные выше вопросы помогут вам выбрать наиболее разумные варианты для вашего малого бизнеса. Затем вы можете вернуться к любимому делу с уверенностью в своем финансовом будущем.

Часто задаваемые вопросы по бухгалтерскому учету в малом бизнесе

Как вести бухгалтерский учет в малом бизнесе?

Бухгалтерский учет малого бизнеса обычно включает три основных отчета: баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Компании выполняют бухгалтерские задачи вручную, с помощью бухгалтерского программного обеспечения или с помощью профессиональных бухгалтерских услуг.

Каковы передовые методы бухгалтерского учета для малого бизнеса?

Основные передовые методы бухгалтерского учета для малого бизнеса включают в себя разделение финансов бизнеса и личных финансов, ведение точных записей и отслеживание доходов и расходов. Малые предприятия также могут рассмотреть возможность найма профессиональных бухгалтеров или автоматизации своих финансов с помощью бухгалтерского программного обеспечения.

Какое программное обеспечение для бухгалтерского учета используется чаще всего?

Общие бухгалтерские программы для малого бизнеса включают QuickBooks, Xero и FreshBooks. Каждая платформа предлагает мощные функции для владельцев малого бизнеса, включая инструменты бухгалтерского учета, функции торговых точек и мобильные приложения.

Нужен ли моему малому бизнесу CPA?

Многие ИП обходятся без бухгалтеров. Однако работа с CPA предлагает множество преимуществ для LLC и корпораций. CPA могут анализировать бухгалтерские записи, помогать с расчетом заработной платы и налогов, предлагать финансовые консультации и представлять вас во время проверок IRS.

Должен ли я нанять внутреннего или внешнего бухгалтера?

Это зависит от размера вашего бизнеса и сложности его операций. Расходы на внешнего бухгалтера обычно увеличиваются с размером бизнеса. В какой-то момент наем профессионала для ведения внутреннего учета может в долгосрочной перспективе обеспечить экономию средств.


Рецензент:

Лиззетт Матос, CPA

Лиззетт Матос — сертифицированный бухгалтер в штате Нью-Йорк. Она получила степень бакалавра наук в области финансов и бухгалтерского учета в Нью-Йоркском университете.

Лиззетт начала свою карьеру в Ernst & Young, где она проводила аудит различных компаний, в основном в сфере потребительских товаров, средств массовой информации и развлечений. Она работала в частном секторе в качестве бухгалтера в юридических фирмах и корпорации ITOCHU, международном конгломерате, который управляет более чем 20 дочерними и зависимыми компаниями. Lizzette всегда в курсе изменений в сфере бухгалтерского учета благодаря обучающим курсам.

Она является платным членом независимой сети рецензирования Red Ventures Education.

Руководство для владельцев малого бизнеса по бухгалтерскому учету в 2022 году

Источник изображения: Getty Images

Бухгалтерский учет для вашего малого бизнеса может быть пугающим. Мы облегчаем вам задачу, разбивая ее шаг за шагом, чтобы вы могли начать работу уже сегодня.

Если вы владелец бизнеса, то мысль о том, что вы будете заниматься бухгалтерским учетом своего бизнеса, может быть более пугающей, чем перспектива стать владельцем собственного бизнеса. Но бухгалтерия не должна пугать.

Зная, что вам нужно делать, и получая рекомендации о том, как это делать, вы сможете быстро выполнять бухгалтерские задачи для своего бизнеса.

Обзор: что такое бухгалтерский учет в малом бизнесе?

В то время как на большинстве крупных предприятий есть штат бухгалтеров, который занимается финансовыми операциями, как владельцу малого бизнеса работа бухгалтера обычно ложится на вас. Для владельцев бизнеса без опыта бухгалтерского учета или бухгалтерского учета перспектива может быть ошеломляющей.

Чтобы упростить начало работы, мы создали руководство с 10 основными шагами, необходимыми для ведения бухгалтерского учета в малом бизнесе.

Как вести бухгалтерский учет в малом бизнесе

Хотя это и не рекомендуемый метод, все, что вам нужно, чтобы начать вести бухгалтерский учет в своем бизнесе, — это карандаш, бумага и много терпения. Однако, чтобы правильно начать, бухгалтерское программное обеспечение — это то, что нужно.

Если вы все еще не знаете, в чем разница между дебетом и кредитом, и не можете отличить актив от пассива, программное обеспечение для бухгалтерского учета может сделать вашу жизнь намного проще.

Но даже если вы готовы найти программное обеспечение для бухгалтерского учета, подходящее для вашего бизнеса, в первую очередь вам нужно сделать еще несколько вещей.

Шаг 1: Выберите бизнес-структуру

Первым в списке следует выбрать бизнес-структуру. Поскольку все, что вы делаете, будет зависеть от структуры вашего бизнеса, выбирайте с умом. Существует четыре основных бизнес-структуры:

  1. Индивидуальное предпринимательство: Индивидуальное предпринимательство — это, по сути, то, на что это похоже. Популярное среди консультантов и фрилансеров, индивидуальное предприятие имеет одного владельца и требует небольшой настройки. Недостатком является то, что между вами и вашим бизнесом нет юридического различия, что делает вас ответственным за все, что должен бизнес.
  2. Партнерство: Если вы начинаете бизнес с одним или несколькими людьми, право собственности на бизнес может быть разделено поровну через партнерство. Каждый партнер несет ответственность за вклад в бизнес, а детали их обязанностей включены в соглашение о партнерстве.
  3. Общество с ограниченной ответственностью (ООО): ООО похоже на индивидуальное предприятие, за исключением того, что вы не несете ответственности за деловые долги. Еще одним преимуществом LLC является то, что вы можете быть единственным владельцем или иметь несколько партнеров, что также дает вам гибкость при подаче налогов на бизнес.
  4. Корпорация: Корпорация представляет собой наиболее сложную бизнес-структуру и считается отдельной организацией от своих владельцев для целей налогообложения. Хотя существуют такие преимущества, как дополнительная юридическая защита и более низкие корпоративные налоги, структура корпорации сложна и может быть дорогостоящей.

Шаг 2.

Откройте банковский счет для бизнеса

Даже если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, неплохо открыть счет в банке для бизнеса. Собственно, этого требуют остальные три бизнес-структуры.

Наличие корпоративного банковского счета значительно упрощает подачу налогов на бизнес, позволяет отделить доход от бизнеса и ваши личные средства и дает вам возможность платить поставщикам.

Шаг 3. Выберите метод учета

Если ваш опыт бухгалтерского учета ограничивается выверкой расчетного счета в конце месяца, вы можете не понимать разницы между методом кассового учета и методом начисления.

  • Наличный расчет: Кассовый метод является более простым из двух методов и требует признания выручки и расходов при переходе денег из рук в руки. Кассовый учет часто используется фрилансерами с ограниченной бухгалтерской деятельностью.
  • Метод начисления: Метод, рекомендованный CPA, метод начисления признает доходы, когда они получены, и расходы, когда они происходят. Этот метод дает вам более точную картину состояния вашего бизнеса, но он сложнее, чем кассовый метод.

Выбирайте с умом, так как после того, как вы выберете метод учета, вам потребуется разрешение от IRS, чтобы изменить его.

Шаг 4: Найдите подходящее программное обеспечение для бухгалтерского учета

Да, вы можете отслеживать свои бухгалтерские операции с помощью электронных таблиц или ручных регистров, но зачем вам это делать, когда на рынке так много хороших, доступных, а иногда и бесплатных бухгалтерских программ?

Для начала стоит прочитать обзоры бухгалтерских инструментов The Ascent, чтобы получить представление о том, что доступно. Обязательно загрузите несколько демоверсий и опробуйте приложение, прежде чем покупать его.

Шаг 5: Настройте свой план счетов

Прежде чем вы сможете начать запись любых финансовых операций, вам необходимо создать план счетов для вашей компании. План счетов — это список счетов в вашей главной книге, которые будут использоваться для записи финансовых операций.

Но прежде чем начать, обязательно ознакомьтесь с пятью типами счетов, которые будут использоваться в вашем плане счетов:

  1. Активы: Любая ценность, которой владеет ваше предприятие, считается активом. Активы включают в себя деньги на вашем банковском счете, баланс вашей дебиторской задолженности (то, что ваши клиенты должны вам), ваш инвентарь, компьютеры и мебель.
  2. Обязательства: Обязательства — это все, что ваш бизнес должен. Обязательства включают остаток вашей кредиторской задолженности (то, что вы должны поставщикам), а также любые кредиты или векселя, которые должен бизнес.
  3. Выручка / Доход: Выручка — это деньги, которые ваш бизнес зарабатывает от проданных товаров или оказанных услуг.
  4. Расходы: Это одна из категорий, с которой вы, вероятно, знакомы; расходы считаются затратами на ведение бизнеса. Общие деловые расходы включают в себя заработную плату сотрудников, арендную плату в магазине и счет за электричество.
  5. Собственный капитал: После вычитания ваших деловых обязательств из ваших деловых активов у вас остается собственный капитал, который представляет собой финансовую долю, которую вы имеете в своем бизнесе.

Бухгалтерские приложения всегда содержат план счетов по умолчанию, который можно использовать немедленно.

Шаг 6: Знакомство с основами бухгалтерского учета

Теперь, когда вы знаете пять основных типов счетов, вы должны начать знакомиться с некоторыми другими основами бухгалтерского учета. Если вы используете метод начисления или двойную запись, вам необходимо понимать уравнение бухгалтерского учета, а также дебет и кредит, которые являются основой любой системы бухгалтерского учета.

Уравнение бухгалтерского учета:

Актив = Обязательства + Собственный капитал

Чтобы следовать уравнению бухгалтерского учета, все записи, сделанные в вашей главной бухгалтерской книге, должны иметь запись по дебету и соответствующую запись по кредиту.

  • Дебетовая запись увеличивает счет активов или счет расходов. Дебеты всегда записываются слева от записи.
  • Кредитовая запись увеличивает счета обязательств, выручки или собственного капитала. Кредиты всегда записываются в правой части записи.

Предположим, вы получили платеж по счету на сумму 200 долларов США. Вот как выглядит проводка в журнале при использовании двойной записи:

Свидание Счет Списание средств Кредит
01.06.2020 Наличные 200 долларов
01.06.2020 Дебиторская задолженность 200 долларов

И счет денежных средств, и счет дебиторской задолженности являются активами. Поскольку мы увеличиваем банковский баланс, мы вводим 200 долларов в качестве дебета на счет «Денежные средства», в то время как мы кредитуем счет дебиторской задолженности на 200 долларов, потому что остаток уменьшится.

Помните, каждый раз, когда вы делаете запись в журнале, всегда должны быть записи по дебету и по кредиту.

Еще одна вещь, с которой вам следует ознакомиться, — это бухгалтерский цикл. Цикл бухгалтерского учета включает девять шагов, которых должны придерживаться все бухгалтеры или бухгалтеры, чтобы обеспечить завершение всех процессов:

  1. Организация транзакций
  2. Записи журнала. Начать следующий цикл

Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, цикл учета автоматизирован, что значительно сокращает количество шагов.

Шаг 7. Настройка платежной ведомости

Вы можете пропустить этот шаг, если не планируете нанимать сотрудников. Однако, даже если вы нанимаете только случайного подрядчика, у вас должна быть настроена система начисления заработной платы.

На рынке представлено множество вариантов программного обеспечения для расчета заработной платы, разработанного специально для малого бизнеса. Эти приложения могут помочь вам в течение всего процесса расчета заработной платы. Тем не менее, есть несколько вещей, которые вам нужно выполнить, прежде чем вы сможете начать платежную ведомость:

  1. Получите EIN (идентификационный номер работодателя) в IRS.
  2. Получите государственные и местные идентификационные номера в соответствующих агентствах.
  3. Решите, нанимать ли сотрудников или вместо этого использовать подрядчиков.

Получив эту информацию, найдите хорошего поставщика услуг по расчету заработной платы и будьте готовы нанять своего первого сотрудника.

Шаг 8: Научитесь управлять доходами и расходами

Большинство ваших финансовых операций будет связано с доходами и расходами. Знание того, как обращаться с этими двумя элементами, обеспечит бесперебойную работу вашего бизнеса.

  1. Узнайте, как выставлять счета. Самое важное для владельцев малого бизнеса — научиться выписывать счета. Второй по важности момент — предоставить вашим клиентам простой способ оплаты счета. Во многих случаях вы можете включить ссылку на варианты онлайн-оплаты прямо в свой счет, чтобы ваши клиенты могли легко платить вам.
  2. Своевременно платите поставщикам. Хорошая кредитная история важна для малого бизнеса, поэтому вы должны быть уверены, что оплачиваете свои счета вовремя.
  3. Записывайте все свои расходы. Чтобы правильно платить налоги в конце года, вы должны правильно регистрировать все свои деловые расходы. Хотя IRS не волнует, если вы пропустите расходы, ваш налоговый счет будет меньше, если вы включите все расходы, связанные с бизнесом.
  4. Обязательно регулярно вводите все финансовые операции. Независимо от того, используете ли вы бухгалтерское программное обеспечение или ручную систему учета, убедитесь, что ваши транзакции введены правильно, иначе ваши финансовые отчеты (см. шаг 10) будут неточными.

Шаг 9: Выверка банковских счетов

Поскольку электронный банкинг значительно упрощает управление вашими банковскими счетами, у вас может возникнуть соблазн пропустить этот шаг. Пожалуйста, не надо. Ежемесячная сверка банковских счетов важна и должна проводиться регулярно.

Выполнение банковской выверки не только помогает определить элементы, которые необходимо внести в главную бухгалтерскую книгу, но и выявляет любые банковские ошибки. Да, банки тоже совершают ошибки, и они могут дорого вам обойтись, если их не поймать. Их не поймают, если вы не сверите свои счета.

Шаг 10. Запуск финансовых отчетов

После ввода всех транзакций вы готовы к запуску финансовых отчетов. Начните с нескорректированного пробного баланса, который может помочь обнаружить любые небалансовые счета. Это также дает вам возможность ввести любые корректирующие записи.

После того, как это будет сделано, составьте финансовые отчеты за месяц и уделите немного времени просмотру этих отчетов, чтобы увидеть, как работает ваш бизнес. Три финансовых отчета, которые вы должны составить в конце месяца:

  1. Бухгалтерский баланс
  2. Отчет о прибылях и убытках
  3. Отчет о движении денежных средств

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса

С помощью хорошего программного обеспечения бухгалтерский учет малого бизнеса может быть намного проще, чем вы считать. Независимо от вашей ситуации, вот несколько хороших вариантов для начала.

1. FreshBooks

Если вы работаете не по найму, обратите внимание на FreshBooks. Удобный вариант для ведения бухгалтерского учета в малом бизнесе. FreshBooks позволяет легко отслеживать доходы и расходы и включает в себя версию для самостоятельной работы специально для вас.

FreshBooks предлагает простую настройку для создания профессионально выглядящих счетов. Источник изображения: Author

Цены на FreshBooks начинаются с 15 долларов в месяц за версию Lite, которая идеально подходит для фрилансеров и подрядчиков, с возможностью перехода на популярный план Plus за 25 долларов в месяц в любое время.

2. Sage Business Cloud Accounting

Если вам не совсем удобно пользоваться программным приложением, Sage Business Cloud Accounting создан для вас. Sage Business Cloud Accounting хорошо подходит для индивидуальных предпринимателей и позволяет легко отслеживать продажи товаров и услуги.

На экране «Создать элемент» можно настроить как продукты, так и услуги инвентаря. Источник изображения: Author

Sage Business Cloud Accounting начинается с 10 долларов в месяц, но для полной функциональности бухгалтерского учета вам нужно выбрать план с полным спектром услуг за 25 долларов в месяц.

3. GnuCash

Если вы приверженец традиций и больше заинтересованы в отслеживании доходов и расходов, чем в подключении к банку или доступе к облаку, попробуйте GnuCash. Простая в настройке, GnuCash также является бесплатным программным обеспечением для бухгалтерского учета.

Экран «Обработка платежа» позволяет легко записывать платежи клиентов. Источник изображения: Author

GnuCash — это однопользовательская система, поэтому вы не сможете подключить продукт к сети для размещения дополнительных пользователей. Но если вы планируете быть единственным пользователем, вы можете загрузить это приложение для малого бизнеса в любое время бесплатно.

4. Xero

Если вы абсолютно хотите быть на связи с сотнями приложений, предлагающих сотни задач, Xero может подойти вам. Xero отлично подходит для стартапов электронной коммерции и малого бизнеса. В последние годы Xero добавила массу функций и предлагает отличную интеграцию по всем направлениям.

Xero предлагает интеграцию с многочисленными платформами электронной коммерции. Источник изображения: Автор

Xero начинается с 9 долларов в месяц для раннего плана, хотя большинству малых предприятий больше подходит план Growing с 30 долларами в месяц.

Бухгалтерский учет в малом бизнесе не должен быть сложным

После небольшой подготовки даже новички смогут взять на себя бухгалтерские или бухгалтерские задачи для своего бизнеса. Независимо от того, выбираете ли вы ручной метод или выбираете программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы можете воспользоваться множеством инструментов бухгалтерского учета.

Помните, чем проще вы сделаете процесс учета, тем больше времени сможете потратить на свой бизнес.




Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *